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出租会议室使用管理制度

一、制度概述

出租会议室使用管理制度旨在规范公司内部及外部客户对会议室的租用、使用和管理，确保会议室的高效利用，维护良好的会议秩序，提高会议质量。本制度适用于公司所有会议室，包括但不限于大型会议室、小型会议室、多功能会议室等。

二、租用流程

1.会议室租用申请：租用者需提前至少一天向行政部门提交会议室租用申请，填写《会议室租用申请表》，包括会议时间、参会人数、会议主题、预计结束时间等信息。

2.审批流程：行政部门收到申请后，将根据会议室的使用情况和时间安排进行审批，并在24小时内给予回复。

3.缴费规定：经批准的租用者需在规定时间内完成会议室租金的支付，租金标准根据会议室类型和租用时间确定。

4.会议室分配：行政部门根据租用者的需求和审批结果，分配合适的会议室。

5.预订确认：租用者收到预订确认后，需在规定时间内前往行政部门领取会议室钥匙和相关资料。

6.会议室使用：租用者应按照预订的时间使用会议室，如有变动需提前至少半天通知行政部门。

7.使用完毕：会议结束后，租用者需关闭会议室灯光、空调等设备，并将会议室恢复至整洁状态，交还会议室钥匙。

8.退房手续：使用完毕后，租用者需到行政部门办理退房手续，如有损坏或遗留物品，需照价赔偿。

三、会议室设施与维护

1.设施清单：会议室配备有必要的音响设备、投影仪、白板、笔记本电脑等设施，租用者需确保在会议前检查设备是否完好。

2.使用说明：租用者需按照设备操作说明正确使用会议室设施，避免因操作不当造成设备损坏。

3.维护责任：租用者负责在会议期间对会议室设施进行合理使用，避免过度损耗。

4.报废处理：如发现设备损坏，租用者应立即报告行政部门，行政部门将视情况安排维修或更换。

5.定期检查：行政部门定期对会议室设施进行维护和检查，确保设施处于良好状态。

6.清洁标准：会议室保持清洁，租用者使用后应清理会议室内垃圾，并按照规定使用清洁剂擦拭设备。

7.节能环保：租用者应合理使用会议室内的能源，如空调、照明等，避免浪费。

8.损坏赔偿：因租用者不当使用或故意损坏会议室设施，需照价赔偿。

四、会议秩序与行为规范

1.会议纪律：所有参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得随意走动或大声喧哗。

2.会议记录：租用者应指定专人负责会议记录，确保会议内容完整、准确。

3.保密原则：会议内容涉及保密信息的，租用者需确保信息在会议期间不被泄露。

4.食物与饮料：未经允许，不得在会议室进食或饮用饮料，保持会议室整洁。

5.禁烟规定：会议室为禁烟区域，参会人员不得在会议室内吸烟。

6.电子设备使用：参会人员可携带笔记本电脑等电子设备，但应确保其不影响会议秩序。

7.值班人员职责：会议室值班人员负责维护会议秩序，协助租用者处理会议期间遇到的问题。

8.遇紧急情况：遇火灾、地震等紧急情况，参会人员应立即按照应急疏散指示进行疏散。

9.后续反馈：会议结束后，租用者应向行政部门提供会议反馈，包括会议效果、设施使用情况等。

10.违规处理：对违反本制度的行为，行政部门将根据情节轻重采取相应措施，包括但不限于警告、罚款等。

五、责任与监督

1.责任分配：行政部门负责制定和完善会议室使用管理制度，监督制度的执行情况。

2.租用者责任：租用者需遵守本制度，对会议室内设施负责，确保会议顺利进行。

3.值班人员责任：值班人员负责日常会议室的巡查和维护，确保设施的正常运行。

4.监督机制：行政部门设立监督小组，负责对会议室的使用情况进行监督，包括租用申请的审批、会议秩序的维护等。

5.定期检查：行政部门定期对会议室的使用情况进行检查，包括设施完好情况、会议记录、租用者反馈等。

6.指导与培训：行政部门对租用者进行必要的指导与培训，确保其了解并遵守会议室使用管理制度。

7.违规处理：对违反本制度的行为，行政部门将依据规定进行处罚，并记录在案。

8.沟通渠道：租用者如有任何疑问或建议，可通过行政部门提供的渠道进行沟通和反馈。

9.改进措施：行政部门根据监督结果和租用者的反馈，不断改进管理制度和设施配置。

10.法律责任：对于严重违反本制度，造成严重后果的行为，将依法追究相关责任人的法律责任。

六、应急管理

1.应急预案：制定详细的会议室应急处理预案，包括火灾、自然灾害、设施故障等紧急情况的应对措施。

2.紧急疏散：明确会议室的紧急疏散路线和集合点，确保所有参会人员熟悉并能够迅速疏散。

3.应急联络：指定应急联络人，负责在紧急情况下与行政部门、消防部门等外部机构进行沟通协调。

4.应急演练：定期组织会议室应急演练，提高租用者和参会人员的应急反应能力。

5.设施检查：定期检查会议室的消防设备、紧急出口等设施，确保其处于良好状态。

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