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会议厅管理制度

一、制度概述

会议厅是公司内部进行各类会议、讲座、培训等活动的场所，为确保会议厅的合理使用、维护其整洁与安全，特制定本管理制度。本制度旨在规范会议厅的使用流程，提高使用效率，确保会议活动的顺利进行。

二、使用申请与审批

使用会议厅需提前向行政部门提出申请，填写《会议厅使用申请表》。申请内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、预计人数等。行政部门将根据申请表内容进行审批，确保会议厅资源得到合理分配。

申请流程如下：

1.提前至少三天向行政部门提交申请；

2.行政部门在收到申请后两个工作日内完成审批；

3.审批通过的，由申请人负责会议厅的预订；

4.预订成功的，申请人需在会议前确认预订信息，并在会议结束后及时归还钥匙。

未经批准，不得擅自使用会议厅。如有特殊情况需临时使用，需立即上报行政部门，并按照紧急审批流程处理。

三、会议厅设施与设备管理

会议厅内配备必要的音响、投影、白板等设施和设备，确保会议顺利进行。以下为设施与设备管理要求：

1.使用前，申请人需检查设备是否正常工作，如有故障，应及时通知行政部门；

2.不得随意移动、损坏或私自带走会议厅内的任何设施与设备；

3.使用音响、投影等设备时，需遵循操作规程，避免操作失误导致设备损坏；

4.会议结束后，申请人应确保所有设备处于关闭状态，并清理现场，保持会议厅整洁；

5.如有特殊需求，申请人可向行政部门提出，行政部门将根据实际情况提供支持；

6.对损坏或遗失的设施与设备，申请人需承担相应的赔偿责任。

四、会议秩序与纪律

为确保会议秩序和纪律，以下规定需严格遵守：

1.会议开始前15分钟，参会人员应到达会议厅，并保持会场安静；

2.会议期间，请将手机调至静音或振动模式，不得在会场内接打电话；

3.未经允许，不得在会议厅内饮食，保持会场卫生；

4.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况无法出席，需提前向会议组织者请假；

5.会议期间，请尊重发言者，不得随意打断他人发言；

6.会议结束后，参会人员应有序离开会场，不得在会场内大声喧哗；

7.会议记录员负责记录会议内容，确保记录准确无误；

8.会议组织者负责维护会议秩序，对违反纪律的行为进行提醒或制止。

五、卫生与安全规定

会议厅的卫生与安全是保证会议顺利进行的重要条件，以下卫生与安全规定必须严格执行：

1.会议前后，参会人员应保持会议厅清洁，不得乱丢垃圾，使用完毕后需将垃圾放入指定垃圾桶；

2.禁止在会议厅内吸烟，如需休息，请至指定吸烟区；

3.会议期间，如发现安全隐患，如电器设备故障、消防设施损坏等，应立即报告行政部门；

4.严禁携带易燃易爆、有毒有害等危险物品进入会议厅；

5.会议厅内设置紧急疏散指示牌和灭火器，参会人员应熟悉其位置和使用方法；

6.举办大型会议时，需进行安全评估，并采取必要的安全措施，确保人员安全；

7.会议期间，如遇突发疾病或紧急情况，参会人员应立即向工作人员求助；

8.行政部门定期对会议厅进行安全检查，确保设施设备安全可靠。

六、会议记录与存档

为确保会议内容的完整性和可追溯性，以下关于会议记录与存档的规定需遵循：

1.会议记录应由指定记录员负责，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员名单、会议议程、发言要点、决策事项等；

2.会议记录应真实、准确，不得篡改或遗漏重要信息；

3.会议记录完成后，应及时整理并提交给会议组织者审核；

4.审核通过的会议记录应在会议结束后两个工作日内归档；

5.会议记录存档应采取纸质与电子双重保存方式，确保记录的安全性和易查阅性；

6.纸质记录应存放在会议厅指定的文件柜中，电子记录应备份在行政部门指定的服务器上；

7.会议记录的查阅权限仅限于参会人员和有权了解会议内容的相关人员；

8.会议记录档案的保管期限按照公司档案管理制度执行。

七、违规处理与责任追究

对于违反会议厅管理制度的行为，将采取以下处理措施：

1.未经批准擅自使用会议厅，或未按时归还钥匙的，将进行口头警告，并要求赔偿因延误造成的损失；

2.随意移动、损坏或私自带走会议厅设施与设备的，将责令恢复原状，并视情况追究赔偿责任；

3.在会议期间吸烟、饮食、大声喧哗等扰乱会议秩序的行为，将进行书面警告，并记录在案；

4.损坏会议厅内设施设备的，将根据损坏程度，要求责任人赔偿相应费用；

5.故意破坏会议厅设施设备或造成安全事故的，将追究刑事责任；

6.对违反会议记录与存档规定，故意篡改或隐瞒会议内容的行为，将视情节轻重给予相应处罚；

7.对违反安全与卫生规定，造成安全隐患或卫生问题的，将进行严肃处理，并追究相关责任人的责任；

8.所有违规行为将记录在案，作为个人工作考核和奖惩的依据之一。

八、培训与沟通

为提高员工对会议厅管理制度