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信息与文献业务构建中的文件（档案）管理标准发展报告

InformationandDocumentation—RecordsManagementinBusinessProcessFrameworks:AStandardizationDevelopmentReport

摘要

随着数字化转型的深入，文件（档案）管理在业务构建中的重要性日益凸显。本标准（ISO/TR21965）旨在将文件（档案）管理需求嵌入业务构建体系，推动文件（档案）管理与业务流程的深度融合，提升组织的信息治理能力。本报告详细阐述了该标准的立项背景、目的意义、适用范围及主要技术内容，并分析了其在我国标准化发展中的必要性与可行性。

该标准的制定符合国家标准化战略要求，有助于提升我国在国际标准制定中的话语权，同时促进文件（档案）管理实践的创新。通过引入国际先进经验，本标准为企业、政府机构等组织提供了文件（档案）管理的最佳实践框架，优化了业务架构设计，增强了信息资源的可追溯性和合规性。

关键词：文件管理、业务构建、标准化、ISO/TR21965、档案管理、数字化转型、信息治理

Keywords:RecordsManagement,BusinessProcessFrameworks,Standardization,ISO/TR21965,ArchivesManagement,DigitalTransformation,InformationGovernance

正文

1.研究背景与目的意义

1.1推动我国标准化发展的必要性

近年来，国家出台了一系列政策文件，如《中华人民共和国标准化法》《国家标准化发展纲要》等，强调标准化在推动高质量发展中的关键作用。《国家标准化发展纲要》明确提出，到2035年国际标准转化率应达到85%以上，并增强我国在国际标准制定中的参与度。

ISO/TR21965标准的引入，有助于提升我国在文件（档案）管理领域的国际标准一致性，完善国家标准体系，增强我国在该领域的国际话语权。

1.2赋能国际标准本土化

该标准的采标采用“标准翻译-标准检查-标准修订-标准审查-专家论证-标准校正”模式，形成了一套可借鉴的国际标准本土化流程，为未来类似标准的引入提供了方法论支持。

1.3促进文件（档案）管理与业务流程整合

传统文件（档案）管理往往独立于业务架构，导致信息孤岛和管理效率低下。本标准强调文件（档案）管理与业务流程的协同，使业务架构师能够更好地理解文件（档案）管理的业务价值，优化组织的信息治理结构。

1.4加快文件（档案）管理实践创新

ISO/TR21965借鉴了国际最佳实践，推动文件（档案）管理从被动存储向主动治理转变。通过嵌入业务构建，该标准优化了文件（档案）的形成、接收、维护、使用和处置流程，提升了信息资源的可用性和合规性。

2.技术可行性分析

2.1技术基础

我国在文件（档案）管理领域已有一定的国际标准采标经验，如GB/Z32002-2015（等同采用ISO/TR26122:2008）。ISO/TR21965的引入将进一步丰富我国在该领域的标准体系。

2.2效益分析

该标准聚焦五大核心内容：

1.文件（档案）管理原则

2.文件（档案）与业务构建的关系

3.文件（档案）系统设计

4.文件（档案）管理策略分析

5.文件（档案）管理与架构开发方法

其实施将提升组织的运营效率，降低合规风险，并增强我国在国际标准制定中的影响力。

3.范围与主要技术内容

3.1适用范围

本标准适用于企业、政府机构等组织，特别是具备文件（档案）管理者和业务架构师职能的单位。其核心目标是：

-提供文件（档案）管理与业务构建的通用语言

-优化业务架构设计，提升信息治理能力

-增强文件（档案）的可追溯性和合规性

3.2主要技术内容

1.业务背景分析：探讨文件（档案）管理在业务构建中的角色

2.利益攸关者识别：明确文件（档案）管理者与业务架构师的协作机制

3.元模型设计：构建文件（档案）管理的标准化框架

4.参考应用场景：提供典型行业的实施案例

5.架构开发方法：指导组织优化文件（档案）管理流程

4.主要参与单位介绍

全国信息与文献标准化技术委员会（SAC/TC4）

该委员会是我国信息与文献领域标准化的核心机构，负责制定和修订相关国家标准，推动国际标准本土化。在ISO/TR21965的采标过程中，该委员会组织专家团队进行多轮论证，确保标准内容符合我国实际需求，并具备国际先进性。

5.结论与展望

ISO/TR21965的引入标志着我国文件（档案）管理标准化进入新阶段。未来，随着数字化转型的加速，该标准将在以下方面发挥更大作用：

1.推动行业标准化：为更多组织