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土建项目部会议管理制度

一、会议目的与原则

1.明确会议目的：土建项目部会议管理制度旨在提高项目管理的效率，确保项目进度和质量，加强团队沟通与协作，解决项目管理中的问题。

2.会议原则：

a.实事求是：会议讨论问题要本着实事求是的原则，不回避矛盾，不隐瞒问题。

b.高效务实：会议要注重实效，尽量减少不必要的环节，提高会议效率。

c.集思广益：鼓励大家积极参与讨论，共同为项目出谋划策。

d.坚持原则：在会议中，各部门、各岗位要严格按照相关规定执行，确保会议的严肃性。

二、会议组织与安排

1.会议组织：

a.成立会议筹备小组，负责会议的筹备、通知、记录等工作。

b.筹备小组由项目经理、各部门负责人和秘书组成。

c.筹备小组负责制定会议议程，包括会议主题、参会人员、会议时间、地点等。

2.会议通知：

a.会议通知提前3天通过邮件、短信等方式发送给参会人员。

b.通知内容包括会议时间、地点、议程、参会人员名单等。

c.参会人员收到通知后，需在规定时间内回复确认参会。

3.会议时间与地点：

a.会议时间根据项目进度和实际情况合理安排，一般每周或每两周召开一次。

b.会议地点选择在项目部会议室或便于大家集中的场所。

4.会议议程：

a.会议议程包括开场、项目进展汇报、问题讨论、决策决议、总结等环节。

b.项目进展汇报由各部门负责人进行，内容包括项目进度、存在的问题及解决方案等。

c.问题讨论环节由参会人员提出项目实施过程中遇到的问题，共同探讨解决方案。

d.决策决议环节对讨论的问题进行表决，形成决议。

e.总结环节由项目经理对会议内容进行总结，并提出下一步工作要求。

三、参会人员与职责

1.参会人员：

a.项目经理：负责主持会议，对会议议题进行决策和指导。

b.各部门负责人：负责汇报本部门工作进展，参与问题讨论和决策。

c.项目组全体成员：根据工作需要，参与会议讨论和决策。

d.特邀嘉宾：根据会议议题，可能邀请相关专家或外部合作伙伴参加。

2.职责分配：

a.项目经理职责：

-确保会议按照议程顺利进行。

-对会议议题进行引导和总结。

-对决策决议进行跟踪和执行。

b.各部门负责人职责：

-准备并汇报本部门工作进展。

-参与问题讨论，提出解决方案。

-负责执行会议决议。

c.项目组全体成员职责：

-积极参与会议讨论，提出意见和建议。

-负责执行会议决议，确保项目顺利进行。

d.特邀嘉宾职责：

-根据会议议题，提供专业意见和建议。

-参与问题讨论，共同寻找解决方案。

3.会议纪律：

a.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席。

b.会议期间，保持会场秩序，不得随意走动或大声喧哗。

c.参会人员应认真听会，积极参与讨论，不得玩手机或做其他与会议无关的事情。

d.会议记录员负责记录会议内容，确保会议纪要准确无误。

四、会议记录与跟进

1.会议记录：

a.设立专门的会议记录员，负责会议全程的记录工作。

b.记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策决议等。

c.记录应真实、准确，便于后续查阅和执行。

2.会议纪要：

a.会议结束后，记录员应及时整理会议纪要，提交给项目经理审核。

b.会议纪要应简洁明了，突出重点，包括会议主题、决策事项、责任部门和完成时限等。

c.会议纪要经项目经理审核批准后，发送给所有参会人员及相关部门。

3.决策执行跟进：

a.各部门负责人根据会议决议，制定具体实施计划，明确责任人和完成时限。

b.项目经理定期检查决议执行情况，确保各项工作按计划推进。

c.遇到问题或进度延误时，应及时召开会议讨论解决方案，调整执行计划。

4.会议效果评估：

a.定期对会议效果进行评估，包括会议效率、问题解决率、决策执行情况等。

b.根据评估结果，对会议管理制度进行优化调整，以提高会议质量和管理效率。

c.评估结果可作为部门考核和员工绩效评定的参考依据。

五、会议档案管理与存档

1.档案建立：

a.设立专门的档案柜或电子档案系统，用于存储会议档案。

b.档案应包括会议纪要、决策文件、会议照片等相关资料。

2.档案分类：

a.根据会议主题、时间、参与部门等标准，对档案进行分类整理。

b.确保档案的分类清晰、便于查找。

3.档案存档：

a.会议纪要等纸质文件需及时归档，电子文件同步上传至档案系统。

b.档案存档时，应确保文件完整无损，避免遗漏重要信息。

4.档案保密：

a.对涉及公司机密或个人隐私的会议内容，应采取保密措施。

b.档案查阅权限仅限于相关人员，未经授权不得随意查阅或复制档案。

5.档案查阅与借用：

a.需要查阅档案的人员，应提前向档案管理员提出申请。

b.档案管理