食品厂检测数据原始记录管理制度.doc

食品厂检测数据原始记录管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范食品厂检测数据原始记录的管理，确保检测数据的真实性、完整性、准确性和可追溯性，为食品质量控制、生产决策以及合规性提供可靠依据。同时，契合我厂“品质至上、安全第一、持续创新、服务社会”的企业文化和经营理念，通过科学规范的管理提升运营效益。

2.适用范围

本制度适用于食品厂内所有涉及产品检测活动的部门及人员，包括但不限于质量检测部门、生产部门、研发部门等。同时，对于外部委托检测机构提供的原始记录也应参照本制度进行管理。顾客在涉及产品质量反馈等相关情况时，可依据本制度对检测数据原始记录进行合理查询与了解。

3.基本原则

遵循科学、严谨、规范的原则，确保原始记录如实反映检测过程和结果。坚持扁平化管理理念，减少不必要的层级审批流程，提高信息传递和工作效率。注重数据的安全性和保密性，保护企业商业机密和消费者权益。

二、组织架构与职责划分

1.质量检测部门

-负责制定和执行检测计划，按照相关标准和操作规程进行检测，并及时、准确地记录原始数据。

-对原始记录进行初步审核，确保记录的完整性和准确性。

-负责原始记录的归档、存储和保管，建立电子和纸质档案系统，便于查询和追溯。

2.生产部门

-在生产过程中配合质量检测部门进行样品采集和相关数据记录，提供生产环节的必要信息。

-对涉及生产工艺和参数的数据记录进行整理和汇总，协助质量检测部门分析数据与产品质量的关系。

3.研发部门

-在新产品研发过程中，记录各项检测数据，为产品性能评估和改进提供依据。

-与质量检测部门共同探讨新的检测方法和技术，优化检测流程，提高数据记录的科学性。

4.管理层

-审批检测数据原始记录管理制度的制定和修订，确保制度符合企业战略和法规要求。

-对重大检测数据和质量问题进行决策，协调各部门之间的工作，保障数据管理工作的顺利开展。

5.行政部门

-负责监督制度的执行情况，定期对各部门的原始记录管理工作进行检查和评估。

-处理员工关于原始记录管理的投诉和建议，维护员工的合法权益，体现企业的人文关怀。

三、管理流程

1.检测前准备

-检测人员根据检测任务，准备相应的检测设备、试剂和耗材，并确保设备处于正常运行状态，试剂和耗材在有效期内。

-详细记录检测设备的名称、型号、编号、校准日期等信息，以及试剂和耗材的采购批次、使用量等情况。

-明确检测方法和标准，依据相关标准和操作规程制定详细的检测方案，确保检测过程的一致性和可重复性。

2.检测过程记录

-检测人员严格按照操作规程进行检测，在检测过程中及时、准确地记录每一个观察到的数据和现象。记录内容应包括检测时间、地点、样品信息、检测步骤、仪器读数、环境条件等详细信息。

-对于手工记录的数据，要求书写清晰、工整，不得随意涂改。如需修改，应在原数据上划一条横线，在旁边注明正确数据，并由修改人签字确认。对于电子记录，应采用相应的电子签名或密码保护措施，确保数据的真实性和完整性。

-在检测过程中，如发现异常情况或偏离标准操作规程的现象，应详细记录异常情况的发生时间、表现形式、处理措施等信息，并及时向上级报告。

3.数据审核

-检测完成后，检测人员首先对自己记录的原始数据进行自查，确保数据的准确性和逻辑性。自查内容包括数据的计算是否正确、数据之间的关联性是否合理、记录是否完整等。

-数据自查无误后，提交给质量检测部门负责人进行审核。审核人应重点检查检测方法的合规性、数据的准确性和可靠性、记录的完整性和规范性等方面。对于审核中发现的问题，应及时反馈给检测人员进行整改，整改完成后重新进行审核。

-对于涉及重大质量问题或关键指标的检测数据，应由质量检测部门组织相关专家进行会审，确保数据的准确性和权威性，为企业的决策提供可靠依据。

4.数据归档

-审核通过的原始记录应及时进行归档。纸质原始记录应按照检测项目、时间顺序等进行分类整理，装订成册，存放在专门的档案柜中，并建立纸质档案目录，便于查找和检索。

-电子原始记录应存储在企业的专用服务器或数据存储系统中，按照规定的文件夹结构进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，为电子记录设置合理的访问权限，确保数据的安全性和保密性。

-在归档过程中，应详细记录原始记录的归档日期、存储位置、归档人等信息，建立归档记录清单，实现数据的可追溯性。

5.数据查询与使用

-内部人员因工作需要查询原始记录时，应填写《检测数据原始记录查询申请表》，注明查询目的、查询内容、查询时间等信息，经