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数字档案长期可读性保障制度

一、总则

1.目的：为确保本档案馆所保管的档案在长期保存过程中具备持续的可读性，有效维护档案信息的完整性与可用性，更好地服务社会公众与组织发展，依据国家相关法律法规与档案行业标准，结合本馆实际情况，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于档案馆全体员工以及涉及档案长期可读性管理流程中的所有相关人员。同时，也对利用本馆档案资源的顾客具有指导与约束作用。

3.企业文化与经营理念融入：秉持本馆“传承历史、服务现实、创新发展”的企业文化，以顾客需求为导向，强调档案信息的长期价值挖掘与有效传递。在保障档案长期可读性的过程中，坚持高效、专业、负责的经营理念，为社会提供优质的档案服务。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-职责：负责档案长期可读性管理工作的整体规划与组织实施。制定档案保存策略，监督档案保管环境，定期对档案进行质量检查，确保档案实体与信息的安全和可读。

-扁平化管理体现：减少层级，直接对接各个业务环节，快速响应问题，确保档案管理决策能够迅速传达并执行。

2.技术支持部门

-职责：提供技术保障，跟进和应用最新的档案存储与数字化技术，解决档案长期可读性过程中的技术难题。例如，对数字化档案的数据格式转换、存储设备维护等提供技术支持。

-与其他部门协作：与档案管理部门紧密合作，根据档案管理需求提供针对性的技术解决方案，确保技术与业务的无缝对接。

3.服务部门

-职责：在为顾客提供档案利用服务时，收集顾客对档案可读性的反馈信息，并及时传递给档案管理部门。同时，负责对顾客进行档案长期可读性相关知识的宣传与解释。

-运营效益关联：优质的服务能够提升顾客满意度，促进档案资源的有效利用，进而提升档案馆的运营效益。通过及时反馈顾客需求，有助于调整档案长期可读性管理策略，更好地满足市场需求。

4.管理层

-职责：对档案长期可读性管理工作进行宏观指导与决策。审批档案长期可读性管理的预算、资源配置等重大事项，协调各部门之间的工作关系，确保档案长期可读性工作的顺利推进。

-绩效考核关联：将档案长期可读性管理工作的成效纳入各部门与员工的绩效考核体系，激励员工积极参与和推动相关工作。

三、管理流程

1.档案接收阶段

-质量审核：对接收的档案进行全面的质量审核，包括档案的完整性、准确性、载体状况等。对于不符合长期可读性要求的档案，及时与移交单位沟通，要求整改或补充。

-信息登记：详细登记档案的基本信息、来源、形成时间等，为后续的管理与利用提供基础数据。同时，对档案的可读性状况进行初始评估并记录。

2.档案存储阶段

-保管环境控制：按照档案保管的相关标准，严格控制档案库房的温度、湿度、光照、空气质量等环境因素。定期对库房环境进行监测与记录，确保档案处于适宜的保存环境。

-存储设备管理：选用符合行业标准的档案存储设备，如档案盒、光盘、磁带等，并定期对存储设备进行检查与维护。对于存在损坏或老化风险的设备，及时进行更换。

-数字化存储：积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化处理，并采用合适的数据格式和存储方式进行保存。定期对数字化档案进行数据备份，防止数据丢失。

3.档案利用阶段

-利用申请审核：对顾客的档案利用申请进行审核，确保利用目的合法合规。在满足顾客利用需求的同时，保障档案的安全与可读性。

-利用过程监督：在档案利用过程中，对顾客的操作进行必要的监督与指导，防止因不当操作导致档案损坏或信息丢失。同时，记录档案的利用情况，包括利用时间、利用人、利用内容等。

-反馈收集：收集顾客在档案利用过程中对档案可读性的反馈信息，及时整理并反馈给档案管理部门，以便对档案进行针对性的维护与处理。

4.档案维护与更新阶段

-定期检查：建立定期的档案检查制度，对档案的实体与数字化信息进行全面检查。检查内容包括档案的完整性、可读性、存储设备状况等。根据检查结果，制定档案维护与更新计划。

-维护与更新实施：按照维护与更新计划，对档案进行必要的修复、数字化转换、数据迁移等工作。确保档案的长期可读性得到有效保障。

-记录与报告：对档案维护与更新工作进行详细记录，包括维护内容、维护时间、维护人员等信息。定期向上级管理层提交档案长期可读性状况报告，为决策提供依据。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：有权获得与档案长期可读性管理工作相关的培训与资源支持，以提升自身业务能力。对档案长期可读性管理工作提出合理化建议，并获得反馈与奖励。

-义务：严格遵守本馆档案长期可读性管理制度，认真履行岗位职责，确保档