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档案柜门锁具定期检查制度

一、总则

1.目的：为确保档案馆档案柜门锁具的安全可靠，保障档案资料的安全存放，防止因锁具故障导致档案丢失、损坏等情况发生，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于档案馆内所有用于存放档案的档案柜门锁具，涉及全体负责档案管理及相关工作的员工。

3.制度依据：依据档案馆的安全管理要求以及行业相关标准制定。

4.企业文化与经营理念体现：档案馆秉持“安全、专业、高效、服务”的经营理念。本制度通过确保锁具安全，践行安全理念；定期检查保证工作的专业与高效，为客户提供放心的档案保管环境，落实服务理念。同时，强调团队协作完成检查工作，符合企业文化中团结协作的价值观。

二、组织架构与职责划分

1.检查小组构成

-成立档案柜门锁具定期检查小组，由行政主管担任组长，成员包括档案管理部门、安全保障部门和技术维护部门的相关人员。小组实行扁平化管理，各成员直接对组长负责，减少沟通层级，提高工作效率。

-档案管理部门负责提供档案柜分布信息、使用情况等基础资料，并参与现场检查工作，确认档案柜使用状态。

-安全保障部门负责从安全角度对锁具检查提出要求和标准，监督检查过程，确保检查工作符合安全规范。

-技术维护部门负责锁具的技术检测、维修和更换等工作，对检查中发现的问题提供技术解决方案。

2.组长职责

-全面负责检查小组的工作安排与协调，制定检查计划与方案。

-审核检查报告，对检查中发现的重大问题及时向上级汇报，并提出处理建议。

-监督检查结果的落实情况，确保问题得到有效解决。

3.成员职责

-按照检查计划和标准，对各自负责区域的档案柜门锁具进行认真检查，记录检查情况。

-及时向组长反馈检查过程中发现的问题，配合技术维护部门进行维修或更换工作。

-参与检查工作总结会议，提供改进工作的意见和建议。

三、管理流程

1.检查计划制定

-每年年底，检查小组组长根据档案馆档案柜数量、分布情况以及实际工作需求，制定下一年度的档案柜门锁具定期检查计划。计划应明确检查周期（每季度一次全面检查）、检查人员安排、检查范围等内容。

-检查计划需经行政主管审核通过后实施，确保计划的合理性和可行性。

2.检查准备工作

-在每次检查前，检查小组组长组织召开准备会议，明确各成员的职责和任务，发放检查记录表格等相关资料。

-技术维护部门提前准备好检查所需的工具和设备，如开锁工具、检测仪器等，并确保工具和设备的完好可用。

-档案管理部门提前整理好档案柜的相关资料，包括档案柜编号、存放档案类别、使用部门等信息，为检查工作提供便利。

3.现场检查流程

-检查人员按照检查计划和分工，对各自负责区域的档案柜门锁具进行逐一检查。检查内容包括锁具外观是否损坏、锁芯是否灵活、锁舌弹出和缩回是否正常、钥匙是否匹配等。

-在检查过程中，检查人员需认真填写检查记录表格，详细记录档案柜编号、锁具型号、检查时间、检查结果（正常或异常）等信息。对于发现的异常情况，应详细描述问题现象，并拍照留存证据。

-如遇到难以判断的问题，检查人员应及时向技术维护部门咨询，共同确定问题的性质和解决方案。

4.问题处理流程

-对于检查中发现的一般性问题，如锁芯不灵活、钥匙磨损等，技术维护部门应现场进行维修或更换，确保锁具正常使用。

-对于较为严重的问题，如锁具损坏无法修复、存在安全隐患等，技术维护部门应立即采取临时措施，如更换备用锁具或对档案柜进行封存，同时制定详细的维修或更换计划，报行政主管审批后实施。

-在问题处理过程中，档案管理部门应配合技术维护部门做好档案的临时转移和保管工作，确保档案的安全。

5.检查报告编制与审核

-每次检查结束后，检查小组组长负责汇总检查记录，编制检查报告。报告内容应包括检查基本情况、发现的问题及处理情况、改进建议等。

-检查报告需经检查小组各成员签字确认后，报行政主管审核。行政主管应认真审核报告内容，对存在的问题提出进一步的处理意见和要求。

6.资料归档

-将检查记录表格、检查报告、维修记录等相关资料进行整理归档，由档案管理部门妥善保存。这些资料作为档案柜门锁具管理的重要记录，为后续的维护、更换等工作提供参考依据。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权对档案柜门锁具检查工作提出合理的意见和建议，如优化检查流程、改进检查方法等。检查小组应认真对待员工的建议，对于合理且可行的建议应及时采纳。

-在锁具检查过程中，员工有权了解检查的目的、内容和进度，检查小组应做好解释和说明工作。