档案销毁过程监督制度.doc

档案销毁过程监督制度

一、总则

1.目的

本制度旨在确保档案馆档案销毁过程的规范性、安全性和可追溯性，有效防止档案信息的不当泄露，维护档案管理的严肃性和权威性，同时践行本馆“精准管理、安全守护、高效服务”的企业文化，在保障运营效益的前提下，为客户提供高质量的档案管理服务。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及涉及档案销毁相关业务的客户。

3.基本原则

-合法合规：严格遵守国家法律法规以及档案管理的相关规定进行档案销毁操作。

-安全保密：确保在销毁过程中档案信息不被泄露，采用安全可靠的销毁方式。

-全程监督：对档案销毁的各个环节进行全面监督，保证销毁过程真实、有效、完整。

-可追溯性：建立完善的记录体系，能够对档案销毁的全过程进行追溯查询。

二、组织架构与职责划分

1.销毁工作领导小组

-组成：由馆长担任组长，各部门负责人为成员。

-职责：全面领导档案销毁监督工作，制定销毁工作的方针政策，协调各部门之间的工作，对重大问题进行决策。践行本馆扁平化管理理念，减少决策层级，提高决策效率，确保能快速应对档案销毁过程中的各种情况，保障运营效益。

2.监督小组

-组成：由行政主管部门牵头，从不同部门抽调人员组成，确保监督的公正性和全面性。

-职责：负责对档案销毁过程进行现场监督，检查销毁流程是否符合规定，核实销毁档案的数量、内容等信息，记录销毁过程中的问题并及时汇报。同时，注重在监督过程中体现人文关怀，对执行销毁任务的员工给予必要的支持和指导。

3.执行部门

-组成：档案管理部门为主，技术部门等提供必要支持。

-职责：负责具体的档案销毁操作，按照规定的流程和标准进行档案整理、搬运、销毁等工作，配合监督小组的工作，提供相关信息和资料。

三、管理流程

1.销毁申请

-发起：档案管理部门定期对档案进行清查，对于符合销毁条件的档案，填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的类别、数量、形成时间、来源等信息。申请表需经过部门负责人审核签字。

-审批：《档案销毁申请表》依次提交给销毁工作领导小组组长、相关业务部门负责人审批。审批过程中，需综合考虑档案的重要性、是否涉及法律纠纷等因素。践行扁平化管理，审批流程尽量简化，在保证严谨性的同时提高效率，确保运营效益。

2.销毁准备

-制定方案：执行部门根据审批通过的《档案销毁申请表》，制定详细的《档案销毁方案》，包括销毁方式、时间、地点、人员安排等内容。方案需报监督小组审核。

-档案整理：档案管理部门按照销毁方案对拟销毁档案进行分类整理，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期等信息，确保清单与档案实际情况相符。

-设备准备：技术部门负责准备好销毁所需的设备，如碎纸机、焚烧炉等，并确保设备运行正常、安全可靠。同时，对参与销毁工作的人员进行设备操作培训。

3.销毁实施

-现场监督：监督小组在销毁现场进行全程监督，核对档案与《档案销毁清单》是否一致，检查销毁设备的运行情况。执行人员按照规定的销毁方式进行操作，确保档案被彻底销毁。

-过程记录：采用拍照、录像等方式对销毁过程进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、设备、参与人员等信息。记录资料由监督小组保存，作为档案销毁的凭证。

-销毁确认：销毁工作完成后，监督小组、执行部门负责人共同在《档案销毁确认书》上签字，确认档案已按照要求完成销毁。

4.后续处理

-资料归档：将《档案销毁申请表》《档案销毁方案》《档案销毁清单》《档案销毁确认书》以及销毁过程的记录资料等进行整理归档，便于日后查询和追溯。

-设备清理：技术部门对销毁设备进行清理和维护，确保设备处于良好状态，以备下次使用。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：

-员工有权了解档案销毁工作的相关政策、流程和标准，监督小组和执行部门有义务提供相应的培训和指导。

-对不合理或可能导致安全风险的销毁任务安排，员工有权提出异议，并要求重新评估。

-义务：

-严格遵守档案销毁制度和操作流程，认真履行工作职责，确保销毁工作准确、高效完成。

-对在销毁过程中知悉的档案信息严格保密，不得泄露给任何无关人员。

-积极配合监督小组的工作，如实提供相关信息和资料。

2.客户权利与义务

-权利：

-客户有权了解其委托销毁档案的销毁过程和结果，档案馆有义务提供相应的信息反馈。

-对销毁过程存在疑问或不满意的地方，客户有权提出质询，档案馆应