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档案逾期归还处理制度

一、总则

本档案馆秉持“精准保存、高效服务、传承记忆”的企业文化，以“为客户提供最优质、最专业的档案管理与利用服务”为经营理念。为规范档案借阅逾期归还的处理流程，确保档案资源的合理利用与安全管理，提高档案馆运营效益，结合本馆扁平化管理模式，特制定本制度。本制度适用于所有向本档案馆借阅档案的顾客以及涉及档案借阅管理工作的全体员工。

在制度执行过程中，将兼顾绩效考核，鼓励员工积极、准确地执行相关规定；同时注重安全生产，确保档案在处理逾期归还问题时不受损坏、丢失；并体现人文关怀，在遵循规定的前提下，尽可能为顾客提供便利和合理的解决方案。

二、组织架构与职责划分

1.借阅服务部门：负责档案借阅的初始受理，向顾客明确告知档案借阅期限、归还要求等相关规定。在档案逾期未还时，承担首次提醒顾客归还档案的职责。同时，记录逾期归还档案的相关信息，包括顾客信息、档案信息、逾期天数等，定期将这些信息汇总上报至管理部门。

2.管理部门：对借阅服务部门上报的逾期归还信息进行审核与分析。根据逾期情况，制定相应的处理措施，如罚款、限制借阅等。负责与顾客进行沟通，解释处理措施的依据和合理性。此外，管理部门还需对逾期归还情况进行统计分析，为优化档案借阅政策提供数据支持。

3.监督部门：对档案逾期归还处理过程进行全程监督，确保处理流程符合本制度规定，处理结果公平、公正。受理顾客对逾期归还处理结果的申诉，进行调查核实，并给出最终处理意见。同时，监督部门负责对员工在处理逾期归还问题时的工作表现进行考核，将考核结果纳入员工绩效考核体系。

三、管理流程

1.借阅告知：顾客前来借阅档案时，借阅服务部门员工需向顾客详细说明档案借阅期限（一般为[X]个工作日）以及逾期归还可能面临的处理措施。告知方式可采用书面告知（在借阅协议中明确条款）和口头提醒相结合，确保顾客清楚知晓相关规定。

2.逾期提醒：档案借阅到期前[X]个工作日，借阅服务部门通过电话、短信或电子邮件等方式提醒顾客档案即将到期，请其按时归还。若顾客在到期日仍未归还档案，从逾期第一天起，借阅服务部门应每天进行提醒，直至档案归还或管理部门介入处理。

3.处理介入：当档案逾期超过[X]个工作日仍未归还时，借阅服务部门将相关信息上报至管理部门。管理部门根据逾期天数和顾客以往借阅记录等情况，确定具体的处理措施。处理措施包括但不限于：对逾期[X]天以内的顾客，给予口头警告，并要求尽快归还档案；对逾期[X]-[X]天的顾客，除要求归还档案外，按照档案借阅费用的[X]%收取逾期罚款；对逾期超过[X]天或多次逾期的顾客，除收取罚款外，限制其在[X]个月内再次借阅档案。

4.申诉处理：若顾客对处理结果有异议，可在接到处理通知后的[X]个工作日内向监督部门提出申诉。监督部门应在接到申诉后的[X]个工作日内展开调查，核实情况，并将调查结果和处理意见反馈给顾客。若顾客的申诉合理，监督部门有权要求管理部门重新调整处理措施。

5.档案归还与后续管理：顾客归还逾期档案后，借阅服务部门需对档案进行检查，确保档案完好无损。若档案有损坏或丢失情况，按照本馆相关规定进行赔偿处理。同时，管理部门应将此次逾期归还记录更新至顾客档案信息中，作为后续借阅管理的参考。

四、权利与义务

1.顾客权利与义务

-权利：顾客有权在规定的借阅期限内合理使用档案。对档案逾期归还的处理结果有异议时，享有申诉的权利。在接受处理措施后，若能遵守规定，有恢复正常借阅权限的权利。

-义务：顾客有义务在规定的借阅期限内归还档案。在档案借阅期间，妥善保管档案，不得损坏、丢失或擅自转借他人。若因特殊情况无法按时归还，应提前向本馆借阅服务部门说明情况，并申请延期。

2.员工权利与义务

-权利：员工有权在处理档案逾期归还问题时，依据本制度规定采取相应措施。对不合理的处理要求或顾客的无理诉求，有权向上级部门反映。在处理过程中，有获得必要培训和支持的权利。

-义务：员工有义务严格按照本制度规定的流程和标准处理档案逾期归还问题，不得擅自更改处理措施或隐瞒相关信息。积极协助顾客解决问题，提供专业、热情的服务。对涉及顾客的信息严格保密，不得泄露。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-监督部门定期对档案逾期归还处理情况进行检查，包括借阅服务部门的提醒记录、管理部门的处理记录以及顾客的申诉处理情况等。通过抽查顾客反馈、内部审计等方式，确保处理流程的合规性和公正性。

-建立内部举报机制，鼓励员工对违反本制度的行为进行举报。对于举报属实的员工，给予一定的奖励。同时，对被举报的违规行为进行严肃处理，视情节轻重给予相应的纪律处分。

2.奖励机制

-对于在档案逾期归还处理工作中表现出色的员工