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档案封存管理课件

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目录

第一章

档案封存概述

第二章

档案封存前的准备

第四章

档案封存技术要求

第三章

档案封存操作步骤

第六章

档案封存案例分析

第五章

档案封存后的管理

档案封存概述

第一章

定义与重要性

档案封存是指将不再频繁使用的档案进行整理、分类后，存放在特定的存储设施中，以备将来查阅。

档案封存的定义

01

档案封存确保了重要历史资料的安全保存，为研究历史、法律和行政管理提供了宝贵资源。

档案封存的重要性

02

封存流程简介

根据档案的保存价值和保密要求，确定哪些档案需要封存，哪些可以销毁或开放。

01

确定封存档案范围

对选定封存的档案进行整理，按照类别、时间等标准进行分类，便于后续管理和检索。

02

档案整理与分类

对档案进行检查，确保无遗漏、损坏，并进行必要的修复和消毒处理，保证档案安全。

03

封存前的检查与处理

详细记录封存档案的清单、封存时间、封存地点等信息，并进行登记，确保可追溯性。

04

封存登记与记录

设定周期性的检查计划，对封存档案进行定期检查，确保档案的长期安全和完整。

05

定期检查与维护

法规与标准

介绍档案封存相关的法律法规，如《中华人民共和国档案法》，确保档案封存合法合规。

档案封存的法律依据

解释档案保密等级的划分标准，如公开、内部、秘密等，以及对应的封存要求和期限。

档案保密等级划分

阐述档案封存的具体操作流程和标准，如《档案工作业务建设规范》等，保证封存工作的标准化。

档案封存的操作标准

01

02

03

档案封存前的准备

第二章

档案整理与分类

确定档案分类标准

档案数字化处理

建立档案索引系统

档案内容审查

根据档案的性质、内容和重要性，制定合理的分类标准，确保档案易于检索和管理。

对档案内容进行细致审查，剔除无关或重复的资料，保证封存档案的准确性和完整性。

创建电子或纸质索引，记录档案的存放位置、分类信息，便于日后的查找和利用。

对重要档案进行数字化扫描，创建电子副本，既方便长期保存，也便于快速查阅。

档案鉴定与评估

评估档案的历史、法律、学术或经济价值，决定其是否需要长期保存。

确定档案价值

对档案内容进行细致审查，确保信息的准确性和完整性，避免敏感信息外泄。

档案内容审查

根据档案类型和价值，制定相应的封存标准和保管期限，确保档案安全。

制定封存标准

分析档案存储环境要求，如温湿度控制、防虫防潮措施，确保档案长期保存。

评估存储条件

封存材料与工具

01

根据档案类型和保存条件，选择合适的封存容器，如防潮箱、密封袋等。

02

制作或购买耐久的封存标签，记录档案基本信息和封存日期，确保资料可追溯。

03

准备必要的封存工具，如封口机、胶带、封条等，确保封存过程的严密性。

选择适宜的封存容器

准备封存标签

获取封存工具

档案封存操作步骤

第三章

封存前的检查

确保所有档案资料齐全无误，避免遗漏重要文件，如合同、协议等。

核对档案资料完整性

01

检查档案的物理状况，如纸张是否破损、字迹是否模糊，确保封存前档案处于良好状态。

评估档案保存状态

02

根据档案内容的敏感程度，确认其保密等级，确保封存措施符合相应的安全要求。

确认档案保密等级

03

封存过程操作

根据档案保管期限和相关法规，明确哪些档案需要封存，确保封存工作的准确性。

确定封存档案范围

在封存前对档案进行详细检查，记录档案状态，并确保所有档案资料完整无误。

封存前的检查与记录

对封存的档案进行标识，记录封存日期、档案内容摘要等信息，并在档案管理系统中进行登记。

封存档案的标识与登记

对需要封存的档案进行整理，按照类别、时间等标准进行分类，便于后续管理和检索。

档案整理与分类

采取适宜的物理和电子安全措施，如使用防潮、防火材料，设置访问权限等，确保档案安全。

安全封存措施

封存后的记录

在档案管理系统中更新封存信息，确保电子记录与实体档案同步，方便检索和管理。

更新档案管理系统

编制封存档案的详细清单，包括档案名称、编号、封存状态等，便于日后查阅。

登记封存档案清单

详细记录档案封存的具体日期、封存人员的姓名及职位，确保责任到人。

记录封存日期和人员

档案封存技术要求

第四章

温湿度控制

档案库房应维持在14-24℃之间，以减缓纸张老化和化学材料退化。

适宜的温度范围

安装温湿度自动记录仪，实时监控并记录库房环境，确保档案保存环境稳定。

温湿度监测设备

保持相对湿度在45%-60%，避免过高湿度导致霉变或过低湿度引起纸张干裂。

相对湿度的调节

防潮防虫措施

档案库房应使用吸湿性强的材料，如硅胶干燥剂，以维持适宜的湿度水平，防止档案受潮。

使用防潮材料

定期对档案进行检查，及时发现并处理受潮或虫害迹象，确保档案的安全与完整。

定期检查与维护

通过空调和除湿设备控制库房的温度和湿度，创造不利于