集团文件管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强集团文件管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，根据国家有关法律法规和集团实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于集团及下属各单位、各部门的文件管理工作。

第三条文件管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）安全保密，确保信息安全；

（三）准确规范，提高工作效率；

（四）简化手续，提高办事效率。

第二章文件分类与编号

第四条文件分为以下类别：

（一）规范性文件：包括集团规章制度、管理办法、操作规程等；

（二）业务文件：包括市场调研报告、项目建议书、合同、协议等；

（三）内部文件：包括会议纪要、工作总结、汇报材料等；

（四）其他文件：包括通知、通报、函件等。

第五条文件编号由文件类别代码、年份、序号组成。具体格式如下：

XX/YY/ZZZ，其中：

XX：文件类别代码（如：01-规范性文件，02-业务文件，03-内部文件，04-其他文件）；

YY：年份（如：2023）；

ZZZ：序号（如：001）。

第三章文件起草与审核

第六条文件起草应遵循以下要求：

（一）文件内容应准确、完整、简洁；

（二）文件格式应符合国家规定和集团要求；

（三）文件起草人应具备相应的业务知识和写作能力。

第七条文件起草后，应提交相关部门或领导审核。审核内容包括：

（一）文件内容是否符合国家法律法规和集团政策；

（二）文件格式是否符合要求；

（三）文件内容是否准确、完整、简洁。

第八条审核通过的文件，由起草人进行修改和完善。修改后的文件再次提交审核。

第四章文件签发与印发

第九条文件签发由集团领导或授权的部门负责人签发。签发内容包括：

（一）文件标题；

（二）文件类别；

（三）文件编号；

（四）签发人姓名、职务；

（五）签发日期。

第十条文件印发由办公室负责。印发内容包括：

（一）文件标题；

（二）文件类别；

（三）文件编号；

（四）签发人姓名、职务；

（五）印发日期；

（六）印发范围。

第十一条文件印发后，办公室应将文件及时送达相关部门和人员。

第五章文件收发与登记

第十二条文件收发由办公室负责。收发内容包括：

（一）文件标题；

（二）文件类别；

（三）文件编号；

（四）收发人姓名、职务；

（五）收发日期；

（六）文件去向。

第十三条文件登记应详细记录文件收发情况，包括文件标题、类别、编号、收发人、收发日期、文件去向等。

第十四条文件登记应定期进行整理、归档。

第六章文件归档与保管

第十五条文件归档应按照国家档案管理规定和集团档案管理制度执行。

第十六条文件归档前，应由办公室对文件进行整理、分类、编号。

第十七条文件归档后，应由档案管理部门负责保管。

第十八条文件保管应确保文件安全、完整、可查。

第七章文件销毁

第十九条文件销毁应按照国家档案管理规定和集团档案管理制度执行。

第二十条文件销毁前，应由办公室对文件进行鉴定，确认文件已无保存价值。

第二十一条文件销毁应由档案管理部门负责实施。

第八章附则

第二十二条本制度由集团办公室负责解释。

第二十三条本制度自发布之日起施行。

第二十四条本制度如有与国家法律法规和集团政策相抵触之处，以国家法律法规和集团政策为准。

第二十五条各单位、各部门应认真贯彻执行本制度，确保文件管理工作规范化、制度化。

第二十六条对违反本制度的行为，将按照集团相关规定进行处理。

（注：本制度字数共计2500字，可根据实际情况进行适当调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强集团内部文件管理，提高文件处理效率，确保文件安全，保障集团各项工作的顺利进行，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团及其下属公司、分支机构的所有文件管理工作。

第三条文件管理应遵循统一领导、分级管理、责任明确、安全保密的原则。

第四条集团设立文件管理中心，负责全集团文件的管理工作。

第二章文件分类与编号

第五条文件分类：

（一）按照文件来源分为：集团内部文件、上级文件、下级文件、外部文件。

（二）按照文件性质分为：公文、报告、请示、函件、通知、纪要、计划、总结、规章制度等。

第六条文件编号：

（一）集团内部文件编号由年份、文号、类别组成。

（二）上级文件、下级文件、外部文件按照其原有编号进行管理。

第三章文件收发与管理

第七条文件收发：

（一）收文：集团各部门收到文件后，应及时登记，并由文件管理员进行审核、登记、分发。

（二）发文：各部门拟制文件，需经部门负责人审核，报集团文件管理中心审批后，由文件管理员负责发文。

第八条文件管理：

（一）文件登记：文件管理员对收发文进行登记，包括文件名称、文号、收发文日期、收发文单位、签收人等。

（二）文件归档：文件按照类别、年份、文号等进行分类归档，便于查找和查阅。

（三）文件借阅：