传媒公司策划方案优化记录办法.doc

传媒公司策划方案优化记录办法

一、总则

（一）目的

本办法旨在规范传媒公司策划方案的优化记录工作，确保策划方案在不断迭代过程中，所有关键信息、修改思路、优化效果等均有清晰记录。通过完整、准确的记录，提升团队协作效率，为后续项目提供参考依据，同时有助于评估策划方案的执行效果，保障公司策划业务的高质量发展，更好地满足客户需求，实现公司的社会效益与经济效益相统一。

（二）适用范围

本办法适用于传媒公司全体参与策划方案制定与优化工作的员工，以及与策划方案相关的客户沟通环节。

（三）公司企业文化与设计理念体现

公司秉持创新、协作、专业、共赢的企业文化。在策划方案优化记录中，鼓励员工积极记录创新思路和独特设计理念的产生与发展过程。强调团队成员间的协作，记录跨部门沟通、共同优化方案的过程，以展现公司扁平化管理模式下高效的信息流通与协作机制。所有记录需体现专业精神，确保记录内容准确、规范，为实现与客户的共赢奠定基础。

二、组织架构与职责划分

（一）策划团队

1.策划经理

-负责统筹策划方案的优化记录工作，确保记录工作按照本办法的要求执行。

-对策划方案的整体优化方向进行把控，在记录中明确方案优化的战略目标。

-审核策划方案优化记录的关键节点内容，确保记录的完整性和准确性。

2.策划专员

-具体执行策划方案的优化工作，并及时、详细地记录每一次优化的具体内容，包括修改的具体条款、页面、创意等。

-记录自身在优化过程中的思考过程、遇到的问题及解决方案，为后续复盘提供详细素材。

-协助策划经理进行记录的整理和初步审核工作。

（二）客户沟通团队

1.客户主管

-负责与客户沟通策划方案的优化需求，将客户的反馈准确传达给策划团队，并记录客户反馈的原始信息。

-在与策划团队沟通优化方案时，记录双方的讨论要点、达成的共识以及未解决的分歧，确保信息在传递过程中无遗漏。

-审核涉及客户沟通部分的优化记录，保证记录符合客户需求和公司与客户的合作约定。

2.客户专员

-协助客户主管开展与客户的日常沟通工作，及时记录客户提出的各类意见和建议，并按照要求整理成规范的反馈记录。

-跟进策划方案优化过程中与客户的沟通环节，记录每次沟通的时间、方式、参与人员等信息，确保沟通记录的完整性。

（三）审核团队

由公司内部的资深策划人员、创意总监、相关部门负责人组成审核团队。

1.负责对策划方案优化记录进行定期审核，检查记录是否符合公司的管理要求和行业规范。

2.对优化记录中的关键内容进行评估，如优化效果是否达到预期、优化思路是否合理等，并提出审核意见。

3.审核团队的意见将作为绩效考核的重要参考依据，以确保策划方案优化记录工作的质量。

三、管理流程

（一）优化记录的启动

1.当策划方案在执行过程中出现需要优化的情况时，无论是来自客户反馈、市场变化还是内部评估，策划经理应及时启动优化记录工作。

2.策划经理组织策划团队、客户沟通团队召开优化启动会议，明确优化的目标、范围和时间节点，并在会议记录中详细记录相关信息。会议记录将作为优化记录的重要组成部分。

（二）优化过程记录

1.策划团队记录

-策划专员在进行方案优化操作时，需按照时间顺序详细记录每一项优化内容。记录应包括优化的具体位置（如策划书的章节、页面编号等）、修改前的内容、修改后的内容以及修改原因。

-对于涉及创意、设计理念等方面的优化，策划专员要记录创意的来源、设计思路的演变过程，以及与团队成员的讨论情况。

-在优化过程中，如遇到技术难题或与其他部门的协作问题，策划专员应记录问题的描述、解决问题的沟通协调过程以及最终解决方案。

2.客户沟通团队记录

-客户专员在与客户沟通优化需求时，要记录客户提出需求的时间、方式（电话、邮件、面谈等）、客户的具体要求以及客户对优化的期望效果。

-客户主管在组织策划团队与客户沟通优化方案时，记录沟通会议的时间、地点、参与人员、会议讨论的主要内容、客户对优化方案的反馈意见以及双方达成的共识。

-客户沟通团队要及时将客户反馈信息传递给策划团队，并记录信息传递的时间、方式以及策划团队的接收确认情况。

（三）优化记录的整理与汇总

1.在策划方案优化工作完成后，策划专员负责将自己记录的优化内容进行整理，形成初步的优化记录文档。文档应结构清晰，内容完整，按照优化的时间顺序或重要程度进行排序。

2.客户沟通团队将与客户沟通的相关记录进行整理，形成客户反馈记录文档。该文档应包括客户提出的所有需求、反馈意见以及沟通的全过程记录。

3.策划经理负责将策划团队和客户沟通团队整理的记录进行汇总，形成完