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装饰公司客户档案保密制度

一、总则

1.目的

本制度旨在加强装饰公司客户档案的保密管理，确保客户信息的安全性、完整性和保密性，维护公司及客户的合法权益，提升公司信誉，保障公司业务的正常开展。

2.适用范围

本制度适用于装饰公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、临时员工及实习人员等。同时，涉及与公司有合作关系的外部机构和个人在接触客户档案时，也应遵守本制度相关规定。

3.保密原则

遵循“严格保密、最小化知悉范围、全程管控”的原则。公司全体员工有责任和义务对客户档案信息严格保密，在工作中仅将信息传递给因工作需要而必须知悉的人员，并对档案信息的整个流转过程进行有效管控。

4.企业文化体现

本制度贯彻公司“诚信为本、客户至上”的企业文化。保护客户档案信息安全是对客户信任的回馈，也是公司诚信经营的重要体现，全体员工应将保密意识融入日常工作行为中，践行公司文化理念。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-总经理：全面负责公司客户档案保密工作的决策与指导，确保保密工作与公司整体战略目标相一致，对重大保密事项进行审批。

-副总经理：协助总经理开展客户档案保密工作，监督各部门保密制度的执行情况，协调解决保密工作中的重大问题。

2.行政部门

-作为公司客户档案保密工作的归口管理部门，负责制定、修订和完善客户档案保密制度，并推动制度在公司内的宣贯与执行。

-组织开展保密培训与教育活动，提高员工的保密意识和技能。

-对公司各部门客户档案保密工作进行日常监督检查，及时发现和纠正违规行为。

-负责处理涉及客户档案保密的投诉、举报及违规事件的调查与处理，并向管理层汇报处理结果。

3.业务部门

-各业务部门负责人为本部门客户档案保密工作的第一责任人，负责组织本部门员工学习并遵守公司客户档案保密制度，确保部门内保密工作的有效落实。

-在业务开展过程中，严格把控客户档案信息的使用范围，确保信息仅用于与业务相关的合法目的。

-对本部门保管的客户档案进行妥善管理，做好档案的存储、借阅、传递等环节的登记与审核工作。

4.档案管理部门

-负责建立和维护公司客户档案管理系统，确保档案信息的存储安全，具备完善的数据备份和恢复机制。

-严格执行客户档案的借阅、查阅、归还等流程，对档案的使用情况进行详细记录，防止档案信息的非法获取或泄露。

-对即将过期或不再需要保存的客户档案，按照规定的程序进行销毁处理，确保档案信息不被泄露。

三、管理流程

1.客户档案的收集与整理

-业务人员在与客户开展业务过程中，应合法、合规地收集客户档案信息，确保信息来源可靠、内容真实完整。收集的信息包括但不限于客户基本资料（姓名、联系方式、身份证号码等）、装修需求、设计方案、预算信息等。

-业务人员将收集到的客户档案信息及时移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的信息进行分类整理，按照统一的标准进行编号、编目，建立电子和纸质档案索引，以便于查询和管理。

2.客户档案的存储

-电子档案应存储在公司专门的服务器或加密存储设备中，设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。服务器应配备完善的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和非法入侵。

-纸质档案应存放在专门的档案库房或文件柜中，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施。对纸质档案应定期进行盘点和检查，确保档案的完整性和可读性。

3.客户档案的借阅与使用

-员工因工作需要借阅客户档案时，需填写《客户档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅档案名称及数量、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后，提交档案管理部门。

-档案管理部门对借阅申请进行审核，确认无误后，按照规定的流程为借阅人办理借阅手续，提供相应的档案。借阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出规定区域。

-借阅人在使用客户档案过程中，应严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播、篡改档案信息。如需摘录或引用档案中的部分内容，必须经过档案管理部门的同意，并在规定的范围内使用。

-借阅结束后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门对归还的档案进行清点和检查，确认档案无损坏、丢失及信息未被泄露后，办理归还手续。

4.客户档案的传递与共享

-公司内部部门之间因工作需要传递客户档案信息时，应采用安全可靠的方式进行，如加密邮件、内部办公系统等，并做好传递记录，包括传递时间、传递人、接收人等信息。

-与外部合作伙伴（如供应商、设计团队等）共享客户档案信息时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保合作伙伴遵守公司的