典当公司绝当物品拍卖记录办法.doc

典当公司绝当物品拍卖记录办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范典当公司绝当物品的拍卖记录工作，确保拍卖活动的透明、公正、合法，保护公司、客户及相关利益方的权益，同时维护典当行业的良好秩序，提升公司的社会效益和企业形象。

2.适用范围

本办法适用于典当公司全体涉及绝当物品拍卖记录工作的员工，以及参与绝当物品拍卖的客户。

3.设计理念与企业文化体现

秉持公司“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化，以诚信为基石，在拍卖记录过程中保证信息真实准确；凭借专业的态度和能力，记录每一个关键环节；鼓励创新记录方式和手段，提高工作效率和质量；追求与客户、合作伙伴共赢，通过规范的拍卖记录为各方提供可靠的交易依据。

4.遵循原则

-真实性原则：拍卖记录必须如实反映绝当物品拍卖的全过程，包括物品信息、拍卖流程、成交情况等，确保记录内容真实可靠。

-完整性原则：涵盖绝当物品从确定拍卖到拍卖结束后所有相关信息，不遗漏任何重要环节和细节。

-及时性原则：在拍卖活动的各个关键节点及时进行记录，保证记录的时效性，以便为后续工作提供准确的数据支持。

二、组织架构与职责划分

1.拍卖记录管理小组

-组成：由公司行政主管担任组长，成员包括典当业务部门代表、拍卖部门代表、财务部门代表和信息技术部门代表。该小组采用扁平化管理模式，各成员直接对组长负责，减少沟通层级，提高工作效率。

-职责：全面负责绝当物品拍卖记录的管理工作，制定和完善拍卖记录相关制度和流程，协调各部门之间在拍卖记录工作中的配合，对拍卖记录工作进行监督和指导。

2.典当业务部门

-职责：提供绝当物品的原始典当资料，包括典当合同、物品鉴定报告、当户信息等，确保资料的完整性和准确性；协助拍卖部门核实绝当物品的相关信息，为拍卖记录提供基础数据。

3.拍卖部门

-职责：负责绝当物品拍卖活动的组织和实施，在拍卖过程中详细记录拍卖的各个环节，包括拍卖公告发布、竞买人登记、拍卖竞价过程、成交结果等信息；整理和汇总拍卖记录资料，及时提交给相关部门。

4.财务部门

-职责：记录绝当物品拍卖的资金流向，包括拍卖保证金的收取和退还、拍卖成交款的收付等；对拍卖涉及的税费进行核算和记录；与拍卖部门核对拍卖收入和成本，确保财务数据与拍卖记录一致。

5.信息技术部门

-职责：搭建和维护拍卖记录信息管理系统，确保系统的稳定运行和数据安全；为其他部门提供技术支持，保障拍卖记录工作的信息化操作顺利进行；协助进行数据备份和恢复，防止数据丢失。

三、管理流程

1.拍卖前记录

-典当业务部门：在确定绝当物品进入拍卖程序后，典当业务部门应在24小时内将绝当物品的详细典当资料整理成册，提交给拍卖部门。资料应包括典当合同编号、当户姓名、联系方式、物品名称、规格型号、鉴定评估报告、典当金额、典当期限等信息。

-拍卖部门：收到典当业务部门提交的资料后，对绝当物品进行再次核实和确认。同时，开始准备拍卖记录相关文件，包括拍卖公告模板、竞买人登记表、拍卖成交确认书模板等。拍卖公告应在公司网站、相关媒体平台以及指定场所发布，公告内容应包含绝当物品的基本信息、拍卖时间、地点、竞买人资格要求等。

-信息技术部门：将典当业务部门提供的绝当物品信息录入拍卖记录信息管理系统，建立拍卖项目档案，为后续记录工作提供基础数据支持。

2.拍卖过程记录

-竞买人登记：在拍卖现场设置专门的登记区域，安排工作人员负责竞买人登记工作。竞买人需填写竞买人登记表，提供有效身份证明文件、联系方式等信息，并缴纳拍卖保证金。工作人员应认真核对竞买人信息，确保登记信息准确无误，并将登记信息实时录入拍卖记录信息管理系统。

-拍卖竞价：拍卖师应按照既定的拍卖程序主持拍卖活动，详细记录每次竞价的价格、竞买人编号等信息。在拍卖过程中，如有特殊情况（如竞买人提出异议、拍卖程序调整等），拍卖师应及时记录相关情况，并向拍卖记录管理小组报告。

-成交记录：当拍卖成交后，拍卖师应立即宣布成交结果，并与买受人签订拍卖成交确认书。成交确认书应包含拍卖项目编号、绝当物品信息、成交价格、买受人姓名、联系方式等内容。拍卖部门工作人员将成交信息及时录入系统，同时更新绝当物品的状态为“已成交”。

3.拍卖后记录

-财务结算：财务部门根据拍卖成交确认书和相关规定，办理拍卖保证金的退还和成交款的收付手续。在完成每一笔资金结算后，财务人员应在拍卖记录信息管理系统中记录资金流向和结算情况，确保财务数据与拍卖记录一致。

-物品交付：拍卖部门负责与买受人办理绝当物品的交付手续，记录物品交付的时间、地点、方式等信息。同时，将物品交付情况反馈给