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ERP应用过程中的风险控制

很多企业在ERP上线后，就开始开香槟庆贺了。其实系统上

线不是既定收益实现的时候，它只是获得ERP投资收益过程

的开始。在这个过程中，由于ERP系统本身的技术特点，必

然存在一些未知的风险。

很多企业在ERP上线后，就开始开香槟庆贺了。其实系

统上线不是既定收益实现的时候，它只是获得ERP投资收益

过程的开始。优化的成本结构、对客户的快速响应以及更有

效率的业务流程是在系统使用过程中逐步实现，并最终反映

在我们的财务报表上的。在这个过程中，由于ERP系统本身

的技术特点，也存在一些未知的风险。

在ERP系统产生以前，企业内部的业务系统基本上是基

于业务职能部门建立，通常有销售、采购、库存管理和财务

系统。这些系统的开发和使用都是独立于其他业务部门的，

系统有些完全与其他业务部门的系统独立，有些通过接口与

其他系统进行数据交换。

ERP系统的设计是以业务流程为核心和关注点，通过业

务流程将各业务部门的功能整合起来。ERP系统优化了业务

流程和提高效率的同时，业务流程的改变也改变了整个业务

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的其他方面，比如说内部控制。传统的文档审计线索消失了，

对业务信息的访问的群体比以前更广了，任何主数据的改变

将对整个业务产生影响。

相对于传统内部控制系统而言，这些新问题的出现，使

得基于ERP系统的业务流程的控制体系需要得到相应的改

变。

单点失效风险的控制

在过去的企业业务处理系统环境中，某一系统出现故障

或数据丢失对其他业务系统的影响是比较有限的，因为各个

系统之间相对来说是独立的。在ERP系统环境中，如果碰到

类似的问题就不那么轻松了。笔者曾经在国内某实施ERP系

统相对全面和成功的企业中发现，该公司专门为ERP系统成

立了一个应急小组，任何系统出现细微的故障，都必须在24

小时内解决。这么做的原因很简单，任何一点的系统故障将

殃及整个集团的业务运作和管理。

在实施了ERP系统后，企业的运作管理就转变为网上实

时管理，任何系统的不正常将直接导致业务运行出现混乱。

举个例子，某食品分销商使用了ERP系统，内部效率提高几

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十倍。他们的产品代理商使用手持式输入系统作现场订单录

入，订单信息实时传入公司后台ERP系统。一次，订单录入

系统出现故障，代理商通过人工输入订单信息，由于缺乏经

验造成数据差错，这个信息被实时传送到后端ERP库存系

统。对于订单的差错，仓库人员由于对系统的陌生，没有及

时发现并采取措施，形成发货错误而导致相应的库存信息不

准确，接着影响到财务、生产等部门的统计和决策。

对于这类在ERP系统使用过程中最显著的风险，我们可

以采用何种方式加以化解呢？

由于这类风险是由ERP系统本身的特点造成的，是固有

的、不可能根本杜绝的。降低这类风险的关键是企业具有完

整和全面的业务连续性管理计划。所谓业务连续性管理计划

是指当系统出现问题后，能够有这样一套程序确保业务继续

运行，同时为系统的恢复获得时间。

企业的业务连续性管理计划对那些实施了ERP系统，或

者其业务对目前运行的系统依赖性非常强的企业非常重要，

必须对此要做全面认识和规划。ERP有四个特征可能会对业

务连续性规划产生影响，它们是：大型、集成数据库；功能

模块较多，涉及较多的企业业务流程；所有的模块都在物理

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上和逻辑上相互关联，需要同一时间对它们进行恢复处理；

ERP同时会影响到与企业直接有系统关联的供应商和其他

第三方的业务系统。

同时，对于ERP这样的实时业务系统还需要相应的在线

实时监控以确保在严重问题发生以前或对其他业务产生影

响前能够得到