扫描仪扫描投资公司文件制度.doc

扫描仪扫描投资公司文件制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范投资公司扫描仪的使用与管理，确保文件扫描工作高效、准确、安全地进行，保护公司信息资产，提高工作效率，为公司的日常运营和业务发展提供有力支持。同时，遵循公司的企业文化，注重人文关怀，营造良好的工作氛围，在满足业务需求的同时保障员工合法权益，促进公司的社会效益提升。

2.依据

依据国家相关法律法规以及投资公司的整体管理规定、设计理念，结合公司实际工作流程和对文件管理的要求制定本制度。秉持扁平化管理理念，减少不必要的层级，使制度的执行更加直接有效。

3.目标

实现扫描仪资源的合理配置与有效利用，保证扫描文件的质量和安全性，优化文件扫描流程，提升公司整体运营效率，加强对文件信息的保护，契合公司绩效考核要求，将扫描仪使用管理与员工绩效挂钩，激励员工正确使用和维护设备。

二、适用范围

本制度适用于投资公司全体员工。同时，对于涉及客户文件扫描需求的情况，应在遵循本制度的基础上，充分保护客户隐私和商业机密，为客户提供优质、安全的服务。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-负责扫描仪设备的统一采购、选型和配置，根据公司业务需求和预算，选择性能合适的扫描仪设备，确保设备符合公司安全生产要求，具备必要的安全防护措施。

-制定和完善扫描仪使用管理制度，监督制度的执行情况，定期对制度进行评估和修订，以适应公司发展和技术变化。

-安排专人负责扫描仪的日常维护和保养工作，建立设备维护档案，记录设备的维修、保养情况，保障设备的正常运行，体现公司对设备管理的重视，为员工创造良好的工作条件。

-协调各部门之间的扫描仪使用需求，合理安排设备的使用时间和地点，确保资源的有效利用，减少设备闲置时间。

2.各业务部门

-负责本部门文件扫描任务的具体执行，按照制度要求正确使用扫描仪设备，确保扫描文件的质量和准确性，及时、完整地完成文件扫描工作，满足业务开展的需要。

-配合行政部门做好扫描仪的维护和管理工作，发现设备故障及时报告，积极参与设备的保养工作，共同维护设备的正常运行。

-对本部门扫描文件的信息安全负责，严格遵守公司的信息保密规定，防止文件信息泄露，保护公司和客户的利益。

3.信息技术部门

-为扫描仪设备提供技术支持，包括设备的安装、调试、软件升级等工作，确保设备与公司信息系统的兼容性和稳定性，保障文件扫描工作的顺利进行。

-协助行政部门制定扫描仪使用的操作规范和技术标准，指导员工正确使用设备和相关软件，提高扫描工作效率和质量。

-负责扫描文件的存储和备份管理，建立安全可靠的存储系统，确保文件数据的完整性和可恢复性，防止数据丢失或损坏，保障公司信息资产的安全。

四、管理内容与流程

1.扫描仪的申购与采购

-各部门根据工作需要，填写《扫描仪申购申请表》，详细说明申购原因、使用需求、预计使用频率等信息，提交给行政部门。

-行政部门对申购申请进行审核，结合公司整体业务需求、预算情况以及现有设备资源，确定是否批准申购。如批准，根据公司采购流程，选择合适的供应商进行采购，在采购过程中注重设备的性价比和售后服务，确保采购的设备符合公司要求。

-新设备到货后，行政部门会同信息技术部门进行验收，检查设备的型号、规格、数量、质量等是否与采购合同一致，同时进行设备的安装和调试工作，确保设备能够正常投入使用。

2.扫描仪的使用

-员工在使用扫描仪前，需参加由行政部门或信息技术部门组织的操作培训，熟悉设备的操作方法、功能特点以及相关软件的使用技巧，确保能够正确、熟练地使用设备，提高扫描工作效率和质量。

-使用时，应提前检查设备是否正常运行，如发现设备故障或异常情况，应立即停止使用，并及时向行政部门报告，不得擅自拆卸或维修设备，以免造成更大的损坏。

-根据文件的类型、大小和扫描需求，合理设置扫描参数，如分辨率、色彩模式、文件格式等，确保扫描文件的清晰度和可读性。扫描完成后，应及时检查扫描文件的质量，如有问题需重新扫描。

-扫描文件应按照公司规定的命名规则和存储路径进行保存，确保文件的命名规范、易于查找和管理。同时，应根据文件的重要性和保密性，设置相应的访问权限，防止文件信息泄露。

3.扫描仪的维护与保养

-行政部门安排专人负责扫描仪的日常维护和保养工作，制定详细的维护计划，定期对设备进行清洁、校准和检查，确保设备的性能稳定、运行正常。

-日常维护工作包括设备表面的清洁、扫描玻璃的擦拭、送纸通道的清理等，以防止灰尘、杂物等影响设备的正常运行。定期校准设备，确保扫描图像的准确性和清晰度。

-在设备出现故障