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采购对账操作指引

目的

规范对账工作流程，提高工作效率。

涉及部门

财务部、采购部、物控部、仓库、生产外协组、整单外发组、品质部

定义

采购对账是指特创财务对账人员与按期间对账的各类供应商（物料供应商，外协供应商，设备配件辅料供应商）核对月度往来应付款项的工作。

对账期间

特创公司对账期间为上月26日至本月25日，对账日期计算以特创ERP系统入库日期为准。如：供应商25日发货，特创ERP系统25日以后入库的物料，将纳入后一个对账期间。

对账单收集时间

供应商发送对账单的时间：所有按期间对账的供应商应在每月的26日至30日将对账单（excel格式电子档和打印并盖章的对账单）通过邮件和传真发送给特创财务部对应的财务对账人员。如供应商不能在对账单收集期间将对账单发给特创财务对账人员，则该对账期间内应核对往来明细合并到后一对账期间并将该供应商应付款项在正常的付款期间内顺延。

特创财务对账时间

当月26日至次月5日，核对好后在12日前将对账单回传给供应商。供应商等特创财务通知才能开发票。

财务对账所需的资料及格式要求

物料供应商、设备配件辅料供应商对账所需资料及要求

7.1.1所需单据：采购订单、供应商送货单、特创收料单，供应商对账单，

7.1.2单据要求

7.1.2.1采购订单，送货单和收料单上的供应商名称，物料名称，规格型号，数量，单价金额必须相互一致，且不得涂改，财务不接受有涂改的单据对账。采购订单必须有采购部采购主管以上人员审核并经供应商盖章确认，对于采购订单单价财务人员有异议的，采购部应提供询价比价凭证，对于采购部不能提供询价比价凭证的，财务应将此订单交给总经理审批。

7.1.2.2供应商应在送货单上盖有供应商名称的公章或送货章并注明特创采购订单号。

7.1.2.3仓库收物料人员应在送货单上签字并盖收货章确认物料入库。

7.1.2.4物控（收料单制单人）要在收料单上录入完整的供应商送货单号，并以送货单日期作为收料日期输出收料单，仓库收料人员应在收料单上签字确认物料入账。

7.1.2.5供应商对账单应包括采购订单号，送货日期，送货单号，

供应商及时对账的责任由外协收货人负责。

8.供应商索赔

因物料品质等原因索赔扣款的，品质部应将经供应商确认回传的索赔单给到财务部对账扣款。对于供应商没有及时回传索赔单的，品质部应邮件通知财务对账人员暂停供应商对账和付款。