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新媒体技术在档案信息管理中的应用及研究

（北京市朝阳城市建设综合开发有限责任公司，北京100027）

无论是政府单位，还是社会企业，档案均是其发展过程中的重要参考，在传统档案管理工作中，一切依赖人工，不仅管理效率相对较低，且对档案信息的利用程度也不高，导致档案管理工作成效十分有限。随着社会科技的不断发展，档案管理已经开始朝着信息化的方向转变。档案管理工作的信息化发展，是计算机技术与档案管理的融合，更是新媒体技术在档案管理中的应用创新，既有利于提升档案管理工作效率、工作质量，还可以实现档案信息的共享，进而提升档案信息利用效率。目前，大部分档案管理工作均开始运用新媒体技术，但从实际情况来看，普遍存在着对新媒体技术应用不到位的问题。鉴于此，本文对新媒体技术在档案信息管理中的应用展开研究，具有重要的现实意义。

新媒体技术是指以现代化数字技术、网络技术等为依托，为用户提供所需信息服务的一种媒介手段。新媒体技术的类型主要包括6种，即图像与图形信息处理技术、声音信息处理技术、视频信息处理技术、流媒体技术、蓝关技术及虚拟现实技术[1]。由于新媒体技术是以互联网等为依托，因而新媒体技术也具有便捷性、互动性、及时性等特点，且新媒体技术兼具社会与经济的双重属性，也正是凭借这些特点，新媒体技术在信息传播上发挥出了重要作用。新媒体技术的出现与应用，改变了很多行业生态，档案信息管理也开始重视新媒体技术的应用，朝着数字化、智能化的方向发展。

传统的档案查询方式，不仅耗时耗力，准确度不高，而且档案资源难以实现共享，在一定程度上降低了档案的利用效率。而运用新媒体技术强大的索引查询功能，可以弥补传统查询方式的不足，由人工查询纸质档案转变成查询电子档案，不仅能够短时间内快速查询到需要的档案，且查询的准确度更高[2]。此外，利用新媒体技术的互动性，还可以实现档案信息资源的共享与传播，极大地提升了档案信息的利用效率。

传统的档案管理工作，均是人工收录、人工检索，这种管理方式效率较低，且需要消耗大量人力、物力与时间成本。运用新媒体技术后，电子化档案的录入与查询均更加高效、快速[3]，且利用新媒体技术还可以实现档案信息的自动化展示与传递。所以，新媒体技术的应用，显著提升了档案管理工作效率。

在传统的档案管理工作中，宣传范围以内部刊物为主，故而影响效果相对有限，社会影响力也相对薄弱。而在新媒体技术应用后，利用互联网及微博、抖音、小红书等各种新媒体平台，可实现多渠道多途径的档案工作宣传，显著扩大了档案工作的影响范围[4]。同时，也在很大程度上提升了档案宣传信息的时效性，让更多普通群众了解档案工作，支持档案工作，进而提高档案宣传信息的影响力，营造良好的社会舆论氛围。

档案管理是一项比较复杂的工作，内容繁杂，耗时耗力，且涉及面广。在传统的档案管理工作中，进行储存时，由于传统档案管理系统的复制性，经常会出现信息难以录入的情况，有时还会出现信息录入量太少等现象，影响了档案管理工作质量[5]。而新媒体技术降低了档案信息的录入难度，可以实现精准、高效的档案信息录入与查询。而且，由于是数字化档案管理系统，读写更加方便，即便是大容量信息，也能够快速录入到资料库，提升了录入速度，也增加了信息存储能力。

进入互联网时代后，大部分档案管理机构均在积极地推进档案数字化改革，着手构建网站或者在线档案场馆，促进档案信息数字化发展，也为档案信息的使用与传播提供了更加方便、高效的平台，用户只需要简单检索，便能够准确找到自己所需要的档案信息[6]。但是，从实际情况来看，档案信息的数字化程度还存在一定不足。其一，档案机构网站制作水平不高，在页面布局的美观性、人性化方面有所欠缺，而且页面上呈现的内容比较宽泛，信息更新存在滞后性，导致检索的准确性不高，服务器反应慢，难以为用户提供优良的体验；其二，档案信息管理系统不够完善，导致档案信息的检索方式相对单一，无法满足用户自主检索需求，在一定程度上影响了电子档案的使用效率；其三，宣传力度不足，宣传方法不合理，导致公众对网站不够了解，网站访问量比较低。

一方面，单位领导层对新媒体技术在档案管理中的重要性认识不清，对新媒体技术在档案管理中的应用，未能提供充足的资金或者制度上的保障。近年来，我国档案从业者的科学文化水平有所提升，但在专业性上依然有所欠缺，尤其是很多年长的工作人员，在对新媒体技术的理解与应用上，存在一定困难，无法跟上时代发展速度，导致很多新媒体技术引进后被搁置，变成“面子工程”，难以真正发挥出新媒体技术的应用价值[7]。另一方面，由于思想层面的落后，新媒体技术的应用停留在表面，未能深入实际发挥作用。而且，在互联网时代，科学技术的进步非常快，同样档案管理中应用的新媒体技术也需要不定期进行更新、维护，然而大部分工作人员均未能做到对新媒体技术的定期维护、更新，进一步