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外贸企业采购员采购合同签订制度

一、总则

1.目的：为规范本外贸企业采购员采购合同签订行为，保障企业合法权益，确保采购工作的顺利进行，提高采购效率和质量，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本外贸企业全体采购员以及涉及采购合同签订的相关人员，同时适用于与本企业签订采购合同的所有客户。

3.企业文化体现：本制度秉持企业“诚信、创新、共赢”的企业文化理念。在合同签订过程中，要求采购员始终坚守诚信原则，如实向客户介绍企业情况和采购需求；鼓励创新采购模式和合同条款，以更好地适应市场变化；追求与客户达成共赢局面，通过公平合理的合同条款，实现双方利益的最大化。

4.教育理念融入：注重对采购员的教育培养，在制度执行过程中，倡导持续学习和提升专业能力的教育理念。定期组织采购员参加合同签订相关培训，使其了解最新的法律法规、市场动态和谈判技巧，不断提高业务水平。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责制定采购计划，根据企业生产和销售需求，确定采购项目和数量。

-寻找合格供应商，进行供应商评估和选择，建立供应商数据库。

-组织采购合同的谈判、起草和签订工作，并跟进合同的执行情况。

2.法务部门

-负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，确保合同条款符合法律法规要求。

-为采购合同的签订和执行提供法律咨询和支持，处理合同纠纷等法律事务。

3.财务部门

-参与采购合同的评审，对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、价格条款等。

-负责采购资金的安排和支付，监督合同执行过程中的财务状况。

4.质量控制部门

-在采购合同签订前，提供采购产品的质量标准和技术要求，协助采购部门与供应商进行沟通。

-参与合同执行过程中的质量检验和验收工作，确保采购产品符合质量要求。

三、管理流程

1.采购需求提出

-企业各部门根据生产、销售计划和实际工作需要，填写采购需求申请表，详细说明采购项目、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。

-采购需求申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。

2.供应商选择

-采购部门根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，或通过市场调研、招标、推荐等方式寻找新的供应商。

-对潜在供应商进行实地考察或资质审查，评估其生产能力、质量控制、价格水平、信誉等方面的情况。

-组织相关部门对供应商进行综合评估，形成供应商评估报告，确定合格供应商名单。

3.合同谈判

-采购部门与选定的供应商就采购合同的条款进行谈判，包括价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。

-谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的底线和需求，同时坚守企业的利益原则，争取达成双方都能接受的合同条款。

-法务部门、财务部门等相关人员可根据需要参与合同谈判，提供专业意见和支持。

4.合同起草与审核

-采购部门根据谈判结果，起草采购合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，符合法律法规和企业利益。

-合同起草完成后，提交给法务部门进行合法性审核，法务部门应重点审查合同的主体资格、条款的合法性、违约责任等内容。

-财务部门对合同的财务条款进行审核，确保付款方式、价格条款等符合企业财务制度和预算安排。

-质量控制部门对合同中的质量标准和检验条款进行审核，确保采购产品能够满足企业的质量要求。

-采购部门根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，形成最终的合同草案。

5.合同签订与备案

-合同草案经企业法定代表人或其授权代表签字盖章后，与供应商签订正式采购合同。

-采购部门将签订好的采购合同副本分别送法务部门、财务部门、质量控制部门等相关部门备案，以便各部门按照职责分工跟进合同的执行情况。

四、权利与义务

1.采购员的权利与义务

-权利：有权要求相关部门提供准确、完整的采购需求信息；在采购合同谈判过程中，有权根据市场情况和企业利益提出合理的合同条款；有权获取供应商的真实信息，以便做出准确的采购决策。

-义务：严格遵守本制度和企业的其他相关规定，依法依规签订采购合同；认真履行采购合同谈判、起草、签订和执行等职责，确保采购工作的顺利进行；保守企业的商业秘密和采购信息，不得向供应商或其他无关人员泄露。

2.供应商的权利与义务

-权利：有权要求采购方提供准确、完整的采购需求和技术要求等信息；在合同签订和执行过程中，有权要求采购方按照合同约定履行义务；对采购方提出的不合理要求，有权拒绝并提出合理的解决方案。

-义务：按照合同约定的质量标准、数量、交货期等要求