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拍卖公司供应商选择管理细则

一、总则

1.目的

为规范本拍卖公司供应商的选择流程，确保选择到优质、可靠且符合公司经营理念和业务需求的供应商，提高公司运营效益，保障拍卖业务的顺利开展，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于拍卖公司在采购各类商品、服务等相关活动中对供应商的选择管理，涉及公司全体员工在相关采购环节的操作，同时为与供应商合作过程中的顾客权益提供保障。

3.企业文化与经营理念融入

本公司秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化，在供应商选择过程中，注重寻找秉持相同价值观的合作伙伴。强调诚信经营，要求供应商提供真实准确的产品信息和服务承诺；鼓励创新，期望供应商能为公司带来新颖的产品或服务模式；追求共赢，确保与供应商建立长期稳定的合作关系，共同发展。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-负责制定供应商选择计划，明确采购需求和目标。

-收集、整理供应商信息，建立供应商信息库。

-组织实施供应商的初步筛选和实地考察等工作。

-负责与供应商进行商务谈判，拟定合作条款。

2.质量检验部门

-对潜在供应商提供的样品或服务进行质量检测和评估。

-参与实地考察，从质量管控角度对供应商进行审核。

-在合作过程中，定期对供应商提供的商品或服务进行抽检，确保质量符合要求。

3.财务部门

-对供应商的财务状况进行分析和评估，包括资金实力、财务稳定性等。

-参与商务谈判，审核合作中的财务条款，确保公司利益。

-监控供应商的付款情况，维护公司资金安全。

4.使用部门（需求部门）

-提出准确详细的采购需求，协助采购部门明确供应商选择标准。

-参与供应商的评估和选择过程，从实际使用角度提供意见。

-在合作过程中，反馈供应商商品或服务的使用情况。

5.高层管理团队

-对重大供应商选择决策进行审批。

-制定供应商选择的战略方向和原则。

三、管理流程

1.需求提出与分析

-使用部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等信息。

-采购部门对需求进行汇总分析，结合市场情况，确定供应商选择的大致范围和重点关注因素。

2.供应商信息收集

-通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。

-要求供应商填写《供应商基本信息表》，内容涵盖公司概况、经营范围、生产能力、质量体系、财务状况等方面。

3.初步筛选

-采购部门根据收集的信息，对照预先制定的筛选标准，对供应商进行初步筛选。筛选标准包括但不限于企业资质、行业口碑、生产能力、价格水平等。

-将初步筛选合格的供应商列入《潜在供应商名单》，提交给质量检验部门、财务部门等相关部门进行进一步评估。

4.实地考察（如有需要）

-对于重要或合作金额较大的供应商，采购部门组织质量检验部门、财务部门等相关人员组成考察小组进行实地考察。

-考察内容包括供应商的生产场地、设备状况、质量管理体系、员工素质、环保措施等方面。

-考察小组撰写《实地考察报告》，对供应商的实际情况进行客观评价。

5.样品评估（如有需要）

-要求潜在供应商提供样品，质量检验部门按照相关标准进行严格检测和评估。

-填写《样品评估报告》，对样品的质量、性能等方面进行详细说明，确定是否符合公司要求。

6.综合评估

-采购部门组织相关部门根据实地考察报告、样品评估报告、财务分析报告等，对潜在供应商进行综合评估。

-制定《供应商评估打分表》，从质量、价格、交货期、服务、创新能力等多个维度对供应商进行打分评价。

7.商务谈判

-采购部门与综合评估排名靠前的供应商进行商务谈判，就采购价格、交货方式、付款条件、售后服务等合作条款进行协商。

-记录谈判内容，形成《商务谈判纪要》。

8.审批与确定

-采购部门将《供应商评估报告》《商务谈判纪要》等相关资料提交给高层管理团队进行审批。

-经审批通过后，确定最终合作供应商，签订合作协议。

四、权利与义务

1.公司权利

-有权要求供应商提供真实、准确、完整的企业信息和产品、服务资料。

-对供应商提供的商品或服务进行检验、抽检，如发现质量问题，有权要求供应商采取整改措施或退换货。

-在供应商违反合作协议约定时，有权按照协议条款追究其责任。

2.公司义务

-按照合作协议约定，按时、足额向供应商支付货款或服务费用。

-向供应商提供必要的采购需求信息和合