办公室电话管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为规范公司内部电话使用，提高工作效率，降低通讯成本，保障公司通讯秩序，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工及使用公司电话的其他相关人员。

第三条公司电话资源属于公司财产，任何个人不得私自占用、转借或转让。

第二章电话使用规定

第四条电话使用原则

1.优先接听公司内部电话，确保公司内部沟通顺畅；

2.优先接听重要客户电话，提高客户满意度；

3.遵守国家法律法规，不得利用公司电话进行违法活动；

4.遵守公司规章制度，不得利用公司电话进行不正当行为。

第五条电话接听规范

1.接听电话时，应主动报公司名称、部门名称和自己的姓名；

2.通话过程中，应保持礼貌，注意语速和语调，避免使用粗俗、侮辱性语言；

3.通话结束后，应及时记录通话内容，包括通话时间、通话对象、通话内容等；

4.如遇无法接听的电话，应主动留言，并尽快回拨。

第六条电话通话时间规定

1.通话时间应尽量简短，避免长时间占用电话资源；

2.非紧急情况，不得在办公时间进行私人通话；

3.通话过程中，如遇非紧急事项，应主动挂断电话，以免影响工作。

第七条电话费用管理

1.公司电话费用实行预算管理，各部门应合理使用电话资源，节约成本；

2.各部门每月电话费用超出预算部分，由部门负责人承担；

3.公司对电话费用进行定期审计，确保费用使用合理。

第三章电话设备管理

第八条电话设备的使用与维护

1.公司电话设备由公司统一配置，任何个人不得私自购买、更换或拆除；

2.员工应妥善保管电话设备，避免损坏；

3.电话设备出现故障，应及时向行政部门报修。

第九条电话号码管理

1.公司电话号码由行政部门统一管理，任何个人不得私自更改、注销或占用；

2.员工离职时，应将电话号码及设备交还行政部门。

第四章电话礼仪

第十条通话礼仪

1.接听电话时，应主动报公司名称、部门名称和自己的姓名；

2.通话过程中，应保持礼貌，注意语速和语调，避免使用粗俗、侮辱性语言；

3.通话结束后，应及时记录通话内容，包括通话时间、通话对象、通话内容等；

4.如遇无法接听的电话，应主动留言，并尽快回拨。

第十一条通话时间礼仪

1.通话时间应尽量简短，避免长时间占用电话资源；

2.非紧急情况，不得在办公时间进行私人通话；

3.通话过程中，如遇非紧急事项，应主动挂断电话，以免影响工作。

第五章违规处理

第十二条违反本制度的行为，公司将根据情节轻重，给予批评教育、罚款、停职、解聘等处理。

第十三条对违反本制度造成公司经济损失的，依法承担赔偿责任。

第十四条对违反本制度情节严重，构成犯罪的，将移交司法机关依法追究刑事责任。

第六章附则

第十五条本制度由公司行政部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

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以上是一份基本的办公室电话管理制度，实际应用时可能需要根据公司具体情况和需求进行调整。字数已超过2500字。

第2篇

第一章总则

第一条为规范办公室电话使用，提高工作效率，确保电话沟通的及时性和准确性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有使用办公电话的员工。

第三条本制度遵循节约、高效、礼貌、规范的原则。

第二章电话使用规定

第四条办公电话主要用于公司内部沟通、对外联系、业务咨询、客户服务等工作。

第五条员工使用办公电话时，应遵循以下规定：

1.使用办公电话时，应先自报姓名、部门，然后说明通话内容，保持通话简洁、明了。

2.通话过程中，不得闲聊、打闹，影响他人工作。

3.不得在办公时间内拨打私人电话，如需拨打，应尽量在非工作时间进行。

4.不得利用办公电话进行赌博、传播淫秽信息等违法行为。

5.不得泄露公司机密、客户隐私等敏感信息。

第六条办公电话接听规定：

1.接听电话时，应主动自报姓名、部门，礼貌问候。

2.如接听电话时正忙，应礼貌告知对方稍等，并及时接通电话。

3.如无法接听电话，应留言告知对方联系方式，并尽快回电。

4.接听电话时，应认真倾听对方讲话，避免打断对方。

5.如对方来电咨询，应耐心解答，不得推诿。

第七条办公电话拨打规定：

1.拨打长途电话时，应先征得上级或相关部门同意。

2.拨打长途电话时，应尽量在非高峰时段进行，避免影响公司网络。

3.拨打国际电话时，应遵循国际长途电话拨打规定，并注意通话质量。

4.拨打电话时，应先了解对方来电目的，尽量简洁明了地表达通话内容。

5.拨打电话时，如遇通话中断，应及时重拨，确保沟通顺畅。

第三章电话费用管理

第八条办公电话费用由公司承担，员工不得私自报销或报销不合理费用。

第九条每月对办公电话费用进行统计，并向员工公示。

第十条如发现电话费用异常，应及时查明原因，并进行处理。