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对外签订合同未取得法人授权整改措施

整改背景

在企业运营过程中，发现存在对外签订合同未取得法人授权的情况。这一问题严重违反了公司的合同管理制度和相关法律法规要求，可能给公司带来巨大的法律风险和经济损失。为了有效解决这一问题，规范合同签订流程，保障公司的合法权益，特制定本整改措施。

问题原因分析

（一）制度执行不力

公司虽然制定了完善的合同管理制度，明确规定对外签订合同必须取得法人授权，但在实际执行过程中，部分员工对制度的重视程度不够，存在侥幸心理，没有严格按照制度要求执行。例如，一些业务人员为了追求业务效率，在未获得法人授权的情况下擅自签订合同，认为事后可以补办手续，从而导致问题的发生。

（二）授权流程不清晰

公司的法人授权流程不够清晰明确，导致员工在申请授权时存在困惑。例如，授权申请的表格设计不合理，要求填写的信息过于复杂，使得员工在填写过程中容易出现错误；授权审批的环节过多，审批时间过长，影响了业务的正常开展，导致部分员工为了不耽误业务而绕过授权流程。

（三）员工法律意识淡薄

部分员工对法律法规和公司合同管理制度的学习不够深入，缺乏必要的法律意识和风险意识。他们没有充分认识到未取得法人授权签订合同的法律后果，认为只要合同能够顺利履行就不会有问题，从而忽视了授权的重要性。

（四）监督机制不完善

公司对合同签订过程的监督机制不够完善，缺乏有效的事前、事中监督。在合同签订前，没有对合同签订人员的授权情况进行严格审查；在合同签订过程中，没有对合同的内容和签订程序进行实时监督；在合同签订后，没有对合同的履行情况进行跟踪检查，导致问题不能及时发现和解决。

整改目标

通过本次整改，确保公司对外签订的所有合同均取得法人授权，规范合同签订流程，提高员工的法律意识和风险意识，建立健全合同管理的长效机制，有效防范法律风险和经济损失。

整改措施

（一）加强制度宣传与培训

1.组织专题培训：人力资源部门与法务部门联合组织合同管理制度和法律法规的专题培训，要求全体员工参加。培训内容包括公司合同管理制度的具体要求、法人授权的重要性、未取得法人授权签订合同的法律后果等。通过培训，使员工充分认识到规范合同签订的重要性，提高员工的法律意识和风险意识。

2.制作宣传资料：法务部门制作合同管理制度和法人授权相关的宣传资料，如手册、海报等，在公司内部显著位置张贴和发放。宣传资料要简洁明了，重点突出，便于员工学习和理解。

3.定期开展案例分析：法务部门定期收集未取得法人授权签订合同的典型案例，组织员工进行案例分析。通过案例分析，让员工直观地了解问题的严重性和危害性，从中吸取教训，避免类似问题的再次发生。

（二）优化授权流程

1.简化授权申请表格：法务部门对法人授权申请表格进行重新设计，简化表格内容，只要求填写必要的信息，如合同名称、合同金额、对方当事人等。同时，在表格中增加授权申请说明，对填写要求和注意事项进行详细解释，方便员工填写。

2.明确授权审批环节和时限：重新梳理法人授权审批流程，明确各审批环节的职责和权限，减少不必要的审批环节。同时，规定每个审批环节的最长时限，确保授权审批工作能够在规定的时间内完成。例如，业务部门负责人审批时限为1个工作日，法务部门审核时限为2个工作日，法人审批时限为3个工作日。

3.建立授权快速通道：对于一些紧急业务合同，建立授权快速通道。在确保风险可控的前提下，允许业务人员通过电话、邮件等方式先行向法人申请授权，待事后再补齐相关手续。同时，对快速通道的使用条件和操作流程进行明确规定，防止滥用。

（三）加强合同签订前的审查

1.设立合同审查岗位：在法务部门设立专门的合同审查岗位，负责对所有拟签订的合同进行审查。合同审查人员要具备丰富的法律知识和合同管理经验，严格按照公司合同管理制度和法律法规的要求进行审查。

2.制定合同审查清单：法务部门制定详细的合同审查清单，明确合同审查的内容和标准。审查清单要包括合同主体资格、合同条款合法性、授权情况等方面。合同审查人员在审查合同时，要按照审查清单进行逐一核对，确保合同的合法性和有效性。

3.加强对合同签订人员的资格审查：人力资源部门和法务部门联合对合同签订人员的资格进行审查，确保其具备相应的业务能力和法律知识。对于不符合要求的人员，要进行培训或调整岗位。同时，建立合同签订人员档案，记录其合同签订情况和授权情况，便于管理和监督。

（四）强化合同签订过程的监督

1.建立合同签订监督小组：由法务部门、审计部门和相关业务部门组成合同签订监督小组，负责对合同签订过程进行实时监督。监督小组要定期对合同签订情况进行检查，发现问题及时纠正。

2.运用信息化手段进行监督：引入合同管理软件，实现合同签订过程的信息化管理。通过合同管理软件，对合同的起草、审批、签