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财务报销流程培训课件

第一章：财务报销概述报销的定义与重要性报销是指员工因公司业务需要而垫付的合理费用，通过规定的流程向公司申请返还的过程。良好的报销管理对于：保障公司财务运行的规范性和透明度控制成本，优化资源配置提高员工满意度和工作效率遵守财税法规，降低合规风险报销流程的基本框架一个标准的报销流程通常包括以下环节：预算审批与费用预授权费用发生与单据收集报销申请提交多级审批流程财务审核与付款处理账务记录与档案管理报销合规与公司政策简介

报销流程全景图员工发生费用，保存发票收据，填写报销申请，提交系统部门经理审核费用合理性，核对预算，确认业务真实性，审批通过财务审核核对单据合规性，检查费用分类，确认审批完整性财务付款执行资金支付，记录账务，存档单据，完成报销关键节点与责任人介绍员工责任：确保费用符合公司政策及时、完整提交合规单据准确填写报销信息跟踪报销审批进度管理层责任：审核费用合理性与必要性确认是否符合部门预算验证业务真实性财务部门责任：确保单据合规性与完整性核对费用分类与编码

第二章：报销前的准备工作1预算审批所有报销项目应在年度或项目预算范围内。超出预算的费用需提前申请特别审批，未经预算审批的费用可能无法获得报销。2费用预授权大额支出（通常超过1000元）需在费用发生前申请预授权。预授权流程可简化后续报销审批，提高效率。3采购卡使用公司采购卡（P卡）是首选支付方式，使用采购卡可减少员工垫资压力，简化报销流程，提高费用透明度。4单据准备了解并准备必要的原始单据，包括正规发票、收据、合同、付款凭证等，确保单据信息完整清晰。必备单据与资料准备清单费用类型必备单据补充资料一般采购增值税发票/普通发票采购申请、比价单差旅费用机票/车票、住宿发票出差审批单、行程单业务招待餐饮发票招待事由、客户信息培训费用培训费发票

采购卡（P卡）详解WellsOne采购卡介绍采购卡（P卡）是公司与银行合作发行的专用支付工具，用于员工在执行公务时支付各类符合政策的费用。采购卡使用可减少现金垫付，简化报销流程，提高费用管理透明度。采购卡使用范围办公用品采购差旅费用（机票、酒店、餐饮等）小额设备购置业务招待费会议培训费其他符合公司政策的费用采购卡使用限制严禁用于个人消费不得提取现金不得用于购买礼品卡/充值卡不得超过授权额度不得转借他人使用月度额度与使用限制采购卡通常设有月度消费限额，根据员工职级和业务需求有所不同。一般员工月度限额为5,000元，经理级10,000元，总监级20,000元，特殊岗位可申请临时提高额度。激活与安全使用注意事项

预算审批流程如何创建支出授权（SpendAuthorization）支出授权是指在费用发生前获得的正式审批，是大额支出报销的前提条件。创建支出授权的步骤如下：登录Workday系统，在费用模块选择创建支出授权填写支出目的、预计金额、费用分类、预算科目等信息附上相关说明文件（如活动方案、供应商报价单等）提交审批流程跟踪审批进度，直至获得最终批准预算检查与审批流程系统将自动检查部门预算余额，确认是否有足够资金支持该支出。审批流程通常包括：直接主管审批（确认业务必要性）部门负责人审批（确认符合部门计划）预算部门审核（确认预算合规性）财务总监/CFO审批（金额较大时需要）常见审批问题及处理方法预算不足：申请预算调整或提供特殊审批理由分类不明：明确费用性质和用途，选择正确科目文档不全：补充必要的支持文件审批延迟：通过系统提醒或直接联系相关审批人紧急支出：启动快速审批通道，事后补充完整文档最佳实践提示

第三章：报销单据要求合规发票增值税专用发票或普通发票必须包含：公司抬头、税号、金额大小写一致、税率正确、发票专用章清晰。发票信息应与实际业务相符，且在有效期内。手写收据某些特殊场合只能获得手写收据，必须包含：收款单位名称、盖章、日期、金额、用途说明。手写收据需附说明，并由部门负责人特别签字确认。电子凭证网购平台或在线支付的电子凭证，需确保显示：商品名称、单价、数量、总金额、支付方式、交易时间。打印后需经办人签字确认真实有效。手写收据的处理与翻译要求对于非中文的手写收据（如境外差旅获得的收据），需按以下要求处理：保留原始收据，并附上中文翻译说明翻译内容应包括：收据日期、收款方名称、金额及币种、费用性质注明当地消费习惯（如小费文化）及特殊情况需经办人签字确认翻译内容真实准确超过等值500元人民币的收据需部门负责人额外确认费用明细与付款凭证的区别与补充费用明细是费用构成的详细说明，如酒店账单明细、餐饮消费清单等，用于证明费用的合理性和真实性。付款凭证则是证明已实际支付的证据，如刷卡单、转账回执等，用于证明支付行为的发生。两者缺一不可，共同构成完整的报销凭证。

发票与收据示例合规发票样本展示合规发票的关键要素：公司正确的抬头与税号发票专用章