公司文件档案管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文件档案的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条公司文件档案管理工作应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中管理，分散保管；

（三）依法治档，科学管理；

（四）确保安全，便于利用。

第二章文件档案的分类与归档

第四条文件档案分类：

（一）文书档案：包括公司行政、人事、财务、合同、会议记录、报告、通知等；

（二）科技档案：包括产品研发、生产、销售、技术改造等过程中的技术文件、图纸、标准、规范等；

（三）声像档案：包括公司活动、会议、培训、产品展示等过程中的照片、录音、录像等；

（四）电子档案：包括电子邮件、电子公文、电子报表、电子文件等。

第五条文件档案归档：

（一）文件档案的归档应按照文件档案的分类进行，归档时应注明文件档案的名称、文号、日期、页数、密级等信息；

（二）文件档案的归档应遵循“先立卷，后归档”的原则，确保文件档案的完整性和系统性；

（三）文件档案的归档应在文件形成后的规定时间内完成，特殊情况可适当延长。

第三章文件档案的保管与维护

第六条文件档案的保管：

（一）文件档案的保管应按照文件档案的密级和保管期限进行分类存放，确保文件档案的安全；

（二）文件档案的保管应定期进行清点，发现遗失、损坏等情况应及时报告并采取措施；

（三）文件档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，确保文件档案的实体安全。

第七条文件档案的维护：

（一）文件档案的维护应定期进行整理、分类、编号，确保文件档案的有序；

（二）文件档案的维护应定期进行数字化处理，提高文件档案的利用效率；

（三）文件档案的维护应定期进行备份，确保文件档案的电子安全。

第四章文件档案的利用与销毁

第八条文件档案的利用：

（一）文件档案的利用应遵循“合法、合理、及时、保密”的原则；

（二）文件档案的利用应按照文件档案的密级和保管期限进行审批；

（三）文件档案的利用应确保文件档案的完整性和安全性。

第九条文件档案的销毁：

（一）文件档案的销毁应按照文件档案的密级和保管期限进行审批；

（二）文件档案的销毁应采取安全、环保的方式，确保文件档案的彻底销毁；

（三）文件档案的销毁应做好销毁记录，并报上级主管部门备案。

第五章文件档案的管理职责

第十条公司档案管理部门负责公司文件档案的统一管理，具体职责如下：

（一）制定文件档案管理制度，并组织实施；

（二）负责文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；

（三）组织开展文件档案的鉴定、整理、数字化等工作；

（四）对文件档案管理工作进行监督检查。

第十一条公司各部门负责人负责本部门文件档案的管理工作，具体职责如下：

（一）按照文件档案管理制度，对本部门文件档案进行分类、整理、归档；

（二）确保本部门文件档案的安全、完整和有效利用；

（三）配合档案管理部门做好文件档案的鉴定、整理、数字化等工作。

第六章附则

第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。

（注：本制度仅为示例，具体内容需根据公司实际情况进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工。

第三条公司文件档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，分散使用；

（三）真实记录，规范整理；

（四）安全保密，高效利用。

第二章文件档案的分类与归档

第四条公司文件档案分为以下类别：

（一）文书档案：包括公司内部文件、会议记录、合同、协议、规章制度等；

（二）科技档案：包括技术文件、图纸、标准、规范、试验报告等；

（三）声像档案：包括照片、录音、录像、电子文件等；

（四）实物档案：包括公司标志、奖杯、奖牌、证书等。

第五条文件档案的归档范围：

（一）公司各部门、各项目产生的文件档案；

（二）公司领导、各部门负责人签署的文件；

（三）公司对外签订的合同、协议；

（四）公司内部规章制度、会议记录；

（五）公司重要活动、会议的记录、照片、录音、录像等；

（六）其他需要归档的文件档案。

第六条文件档案的归档程序：

（一）文件档案的收集：各部门、各项目按照归档范围及时收集文件档案；

（二）文件档案的整理：按照分类、编号、编目等要求对文件档案进行整理；

（三）文件档案的归档：将整理好的文件档案提交至公司档案室；

（四）档案室的审核：档案室对提交的文件档案进