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企业文档分类及存档管理规范
一、适用范围与目标
本规范适用于企业内部各类纸质及电子文档的分类、归档、保管、查阅及销毁全流程管理，覆盖行政、业务、财务、人力资源、法务等各部门产生的文档。通过建立标准化的分类体系和管理流程，实现文档的有序存储、快速检索、安全保密及合规处置，提升企业运营效率，降低信息管理风险，保证文档资料的可追溯性与完整性。
二、核心管理框架
（一）文档分类原则
按业务属性分类：以文档产生的主要业务领域为一级分类，保证与部门职能高度契合。
按管理功能细分：在一级分类下，根据文档的具体管理功能（如审批、记录、协议等）设置二级分类。
按时间或特征细化：二级分类下可按年份、项目名称、文件类型等设置三级分类，形成清晰的层级结构。
（二）存档管理原则
集中管理原则：除特殊部门（如财务、法务）需独立保管外，文档统一由档案管理部门*集中存储，避免分散管理导致遗失。
分级负责原则：文档创建部门负责内容准确性审核，档案管理部门负责分类规范性及保管安全性监督。
安全保密原则：根据文档密级设置不同保管权限，涉密文档需加密存储并限制查阅范围。
三、分步骤操作说明
（一）第一步：文档创建与初步分类
责任主体：文档创建人（如部门员工、项目负责人*）。
操作内容：
文档创建时，需根据内容判断一级分类（如“行政类”“业务类”），再对应二级分类（如行政类下的“会议纪要”“制度文件”）。
填写《文档创建信息表》（见模板1），记录文档名称、分类信息、密级、创建人、创建日期等基础信息，保证分类与内容一致。
关键控制点：若文档涉及多部门协作，需由牵头部门*确定最终分类，避免重复或遗漏。
（二）第二步：部门内审核与编号
责任主体：部门负责人*、文档创建人。
操作内容：
部门负责人*审核文档分类准确性及内容完整性，审核通过后签字确认。
按企业统一编号规则为文档赋予唯一编号，格式为“部门代码-一级分类代码-年份-流水号”（如“HR-RL-2024-001”，代表人力资源部-人力资源类-2024年-第1号）。
关键控制点：编号需唯一，不得重复，电子文档需在文件名中体现编号，便于检索。
（三）第三步：档案管理员登记与分类归档
责任主体：档案管理员*、文档移交部门。
操作内容：
文档移交时，移交人需提交《文档归档登记表》（见模板2），档案管理员*核对文档编号、分类、密级等信息是否与登记表一致。
核对无误后，档案管理员*将文档存入指定档案柜（纸质）或加密文件夹（电子），并在登记表中记录归档日期、存放位置（如“A区-3层-5柜-2格”）。
电子文档需至企业档案管理系统，同步更新电子档案目录，保证纸质与电子文档一一对应。
关键控制点：涉密文档需单独存放，电子文档需进行病毒查杀后归档，防止数据损坏或泄露。
（四）第四步：定期整理与移交
责任主体：档案管理员、各部门文档联络员。
操作内容：
每季度末，各部门文档联络员汇总本季度新增文档，填写《季度文档移交清单》，与档案管理员共同核对后办理移交。
档案管理员*对移交文档进行二次分类，保证符合《企业文档分类目录》（见模板1），对分类错误的文档及时反馈部门更正。
关键控制点：跨年度文档需在次年1月完成整理归档，避免积压。
（五）第五步：查阅与借阅管理
责任主体：查阅人、档案管理员、部门负责人。
操作内容：
内部员工查阅文档需填写《文档借阅申请表》（见模板3），说明查阅事由、文档编号及所需查阅时间。
涉密文档需经部门负责人及分管领导审批，普通文档由部门负责人*审批即可。
档案管理员*审批通过后，登记借阅信息（借阅人、借阅日期、预计归还日期），纸质文档需签字领取，电子文档需授权临时访问权限。
借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请。
关键控制点：查阅涉密文档时，需有档案管理员*在场监督，严禁复制或拍照（经审批除外）。
（六）第六步：到期鉴定与销毁
责任主体：档案鉴定小组（由档案管理员、法务专员、部门负责人组成）、分管领导*。
操作内容：
档案管理员*每月梳理到期文档，根据《文档保管期限表》（见模板1备注栏）编制《到期文档鉴定清单》。
档案鉴定小组对到期文档进行价值鉴定：仍有保存价值的（如需审计、追溯的文档）办理续存手续；无保存价值的，填写《文档销毁审批表》（见模板4），经分管领导审批后实施销毁。
纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档进行彻底删除（低级格式化），并销毁备份介质。
销毁完成后，档案管理员*在《文档销毁审批表》中记录销毁方式、日期及监销人签字，存档备查。
关键控制点：销毁前需核对文档编号与清单一致，严禁私自销毁或丢弃涉密文档。
四、标准化工具模板
（一）模板1：企业文档分类目录表
说明：用于统一企业文档分类标准，各部门需按此目录设置分类，保证分类一致性。
一级分类
二级分类
三级分类
密级
保管期限
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