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培训公司行政部文件归档规定

一、总则

本公司以“专业、创新、共赢”为企业文化核心，致力于为客户提供高质量的培训服务。行政部文件归档工作作为公司管理的重要组成部分，旨在通过规范化、科学化的管理，确保公司文件资料的完整性、准确性和安全性，为公司的运营决策、业务拓展以及历史资料留存提供有力支持。遵循扁平化管理理念，减少层级限制，提高文件归档工作的效率与信息传递的及时性。同时，兼顾社会效益，通过妥善管理文件资料，树立公司良好形象，促进培训行业的健康发展。

二、适用范围

本规定适用于培训公司行政部及全体员工。所有与公司业务活动相关的文件资料，无论是内部产生还是外部接收，均需按照本规定进行归档管理。对于涉及客户的文件资料，在遵循保密原则的基础上，同样纳入归档范围，以保障客户信息安全和服务质量的追溯。

三、组织架构与职责分工

1.行政部主管

-全面负责行政部文件归档工作的规划、指导与监督。

-制定和完善文件归档管理制度，并确保制度的有效执行。

-协调与其他部门在文件归档工作中的关系，解决跨部门问题。

2.档案管理员

-具体负责文件资料的收集、整理、分类、编号、装订、存储等日常归档工作。

-对归档文件进行质量检查，确保文件内容完整、格式规范、标识清晰。

-维护档案管理系统，及时录入文件信息，建立电子档案索引，方便文件的检索与查询。

3.各部门员工

-负责本部门文件资料的初步整理和移交工作，确保移交的文件资料真实、完整、有效。

-按照规定的时间和要求，向行政部档案管理员提供需要归档的文件。

四、管理内容与流程

1.文件收集

-日常收集：行政部档案管理员定期到各部门收集一般性文件，包括但不限于通知、报告、会议纪要等。各部门应指定专人负责整理本部门文件，及时移交档案管理员。

-专项收集：对于重大项目、重要活动产生的文件资料，由项目负责人或活动组织者在项目结束或活动完成后，按照规定的清单进行整理汇总，统一移交行政部。

-外部文件收集：公司收到的外部文件，如政府部门文件、合作伙伴来函等，由行政部前台人员进行签收登记，及时转交档案管理员进行归档处理。

2.文件整理

-分类：档案管理员根据文件的性质、来源、时间等因素进行分类。一般分为行政管理类、业务培训类、财务审计类、人事管理类、客户资料类等大类，每个大类下再细分若干小类。

-编号：对已分类的文件进行编号，编号应遵循唯一性和系统性原则，便于识别和管理。编号规则由行政部统一制定。

-装订：对于纸张较多、需要长期保存的文件，进行装订成册，确保文件的整齐和牢固。

3.文件存储

-纸质档案存储：将装订好的纸质档案存放在专门的档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。

-电子档案存储：将电子文件存储在公司专门的服务器或存储设备中，按照与纸质档案相对应的分类和编号进行命名和存储。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。

4.文件检索与利用

-检索方式：建立纸质档案和电子档案检索目录，员工可通过档案编号、文件名称、关键词等方式进行检索。档案管理员应提供必要的检索指导和帮助。

-借阅流程：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和行政部主管审批后，到档案管理员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。

-归还要求：借阅人应妥善保管借阅的档案，不得涂改、损坏、丢失。归还时，档案管理员应进行检查，确认无误后办理归还手续。

五、权利与义务

1.员工权利

-有权按照规定的流程和方式查阅、借阅与工作相关的档案资料，以满足工作需要。

-对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的改进和完善。

2.员工义务

-严格遵守公司文件归档管理制度，积极配合行政部完成文件的收集、整理和移交工作。

-妥善保管个人使用的公司文件资料，不得擅自销毁、转让或泄露文件内容。

-在借阅档案后，按照规定的期限和要求归还，确保档案的完整性和安全性。

3.行政部权利

-有权要求各部门和员工按照规定提供需要归档的文件资料，并对文件资料的质量进行检查和指导。

-对违反文件归档管理制度的行为进行纠正和处理。

4.行政部义务

-为员工查阅、借阅档案提供便利条件，及时处理员工的档案查询和借阅申请。

-定期对档案进行整理、盘点和维护，确保档案的质量和安全。

六、监督与考核机制

1.内部监督

-行政部主管定期对档案管理工作进行检查，包括档案的收集