汽车销售公司办公用品管理规定​.doc

汽车销售公司办公用品管理规定?

一、总则

本公司以“诚信服务，品质至上，创新共赢，追求卓越”为企业文化和经营理念。在此理念下，为加强公司办公用品管理，规范办公用品的采购、使用和保管，提高办公用品的使用效率，降低运营成本，特制定本规定。本规定适用于汽车销售公司全体员工。公司秉持扁平化管理模式，旨在减少管理层次，提高信息传递效率和决策速度，让每位员工都能更直接地参与到公司管理和运营中。同时，在办公用品管理中，注重人文关怀，充分考虑员工实际需求，保障员工正常办公的用品需求。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门：作为办公用品管理的核心部门，负责办公用品的整体规划、采购、发放、盘点等工作。行政部门要根据公司的实际需求和预算，制定合理的办公用品采购计划，并选择优质供应商进行采购。同时，建立完善的办公用品发放登记制度，确保办公用品准确发放到员工手中。

2.财务部门：负责办公用品采购预算的审核和费用的报销。财务部门要严格审核办公用品采购的预算申请，确保采购费用合理合规。在报销环节，认真审核相关发票和凭证，杜绝不合理的费用报销。

3.各业务部门：负责提出本部门办公用品的需求计划，并合理使用和妥善保管所领用的办公用品。各业务部门要根据工作实际情况，准确预估办公用品的需求数量和种类，及时向行政部门提交需求计划。同时，教育本部门员工爱护办公用品，避免浪费和损坏。

三、管理流程

1.需求提报：各部门每月末根据工作需要，填写《办公用品需求申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交给行政部门。对于临时性需求，可填写《临时办公用品需求申请表》及时提交。

2.预算审核：行政部门汇总各部门需求后，结合公司办公用品库存情况，编制《办公用品采购预算表》，提交财务部门审核。财务部门根据公司整体预算和费用标准，对采购预算进行审核，确保采购金额在预算范围内。

3.采购执行：行政部门根据审核通过的预算，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，要严格遵循公司的采购流程，签订采购合同，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。对于常用办公用品，可建立长期合作的供应商，以获得更优惠的价格和更好的服务。

4.入库管理：办公用品到货后，行政部门负责验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面。验收合格后，填写《办公用品入库单》，将办公用品入库存储。对于验收不合格的办公用品，要及时与供应商沟通，办理退换货手续。

5.发放管理：员工根据工作需要，填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字批准后，到行政部门领取办公用品。行政部门按照规定的发放标准和审批流程，为员工发放办公用品，并做好发放记录。对于一些价值较高或限量使用的办公用品，要严格控制发放数量和使用期限。

6.盘点管理：行政部门定期对办公用品库存进行盘点，一般每季度进行一次全面盘点。盘点结束后，编制《办公用品盘点表》，如实反映库存数量、使用情况等信息。如发现账实不符，要及时查明原因，并进行相应的账务调整。

四、权利与义务

1.员工权利：员工有权根据工作需要，按照规定申请领取所需的办公用品。对于行政部门提供的办公用品，员工有权要求其符合质量标准和正常使用要求。同时，员工有权对办公用品管理提出合理的意见和建议。

2.员工义务：员工有义务爱护办公用品，节约使用，避免浪费和故意损坏。离职时，应将所领用的尚未使用完的办公用品归还行政部门。员工不得将办公用品私自带出公司或挪作他用。

3.行政部门权利：行政部门有权对各部门办公用品的使用情况进行监督检查。对于不合理使用办公用品的行为，行政部门有权提出整改意见，并要求相关部门进行整改。

4.行政部门义务：行政部门有义务及时满足员工合理的办公用品需求，提供优质的采购和发放服务。同时，要定期对办公用品管理情况进行总结和分析，不断优化管理流程和方法。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制：行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的使用是否合理、是否存在浪费现象、是否妥善保管等。财务部门要对办公用品采购费用进行监控，确保费用支出符合预算和相关规定。同时，鼓励员工对浪费和违规使用办公用品的行为进行举报，公司将对举报属实的员工给予奖励。

2.奖励机制：对于在办公用品节约使用方面表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。例如，对通过合理规划和使用办公用品，有效降低部门办公用品费用的部门，给予一定的物质奖励；对提出创新性节约办公用品建议并被公司采纳的个人，给予奖励。

3.惩罚机制：对于浪费办公用品或违规使用办公用品的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。如对故意损坏办公用品的员工，要求其照价赔偿；对未经批准私自将办公用品带出公司的员工，给予警告处分，并追回所带出的办公用品；情节严重的，将根据公司相关规定进行进一步的纪律处分。

六、附