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XX省公证档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公证档案的规范化管理和科学利用，根据《中华人民共和国公证法》、司法部和国家档案局制定的《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》、《XX省实施办法》，结合XX省公证工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于XX省公证机构的公证档案管理工作。

第三条本办法所称的公证档案是指公证机构从事公证业务活动而直接形成的文字、图表、声像及物品等各种形式的历史记录。

第四条公证机构应当贯彻执行国家有关档案、保密的规定和制度，并接受同级和上级司法行政机关、档案行政管理机关以及公证协会的指导和监督。司法行政机关应当对公证机构档案管理情况定期检查，并将检查情况纳入公证机构年度考核范围。

第五条公证机构在制度、经费等方面应确保公证档案工作顺利开展，配备专职或兼职档案管理人员。

第六条公证档案管理人员的职责是：

（一）收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利用工作；

（二）指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档；

（三）进行档案鉴定；

（四）接受司法行政机关和档案行政管理部门的业务指导和监督，定期汇报档案工作情况；

（五）收集与公证档案业务有关的资料；

（六）完成职责范围内的其他工作和领导交办的其他任务。第二章立卷和归档

第七条公证机构办理公证，应当填写公证登记簿，建立分类登记制度。

登记事项包括：公证书编号、公证事项类别、当事人姓名（名称）、代理人（代表人）姓名、受理日期、承办人、审批人（签发人）、结案方式、办结日期等

公证登记簿按年度建档，应当永久保存。

公证机构其他工作人员协助立卷的，应由承办公证员审查签名或盖章确认。

第九条公证案卷的排列顺序应为：

1.卷宗封面；

2.卷内目录；

3.公证书正文；

4.公证书签发稿；

5.公证书译文；

6.公证申请表；

7.当事人的身份证明；

8.当事人提供的有关证明材料；

9.当事人申请证明的文书材料原件，如遗嘱、合同、委托书等；

10.受理通知单、告知书；

11.接待当事人的询问笔录；

12.公证处审查、调查所取得的证明材料；

13.其他有关材料；

14.公证员承办公证事项的报批表；

15.公证书发送回证；

16.公证费收据或减免收费的申请与领导审批意见；

17.备考表；

18.附件袋（证物袋）；

19.卷底。

第十条公证机构在作出不予办理公证、终止公证的决定后，由承办公证员负责将相关材料在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档。

案卷材料，应按照公证活动的时间先后顺序排列。公证人员对终止公证事项原因的记录，或当事人申请撤回的书面材料，排在全部文书材料之后。

第十一条任何人不得将公证档案有关材料据为己有或无正当理由到期不予归档。

第十二条案卷封面可打印或书写，卷内目录要按卷内文件材料的排列顺序逐项填写清楚。

第十三条公证复查、公证协会投诉处理、以及涉及该公证事项的民事诉讼结果等需要说明的情况应在备考表内记载。公证质量检查的情况也可以记载在备考表中。

第十四条卷宗一卷编一个流水号，卷内材料要使用阿拉伯数字逐页编页号。卷内材料两面都有字的，应在正面的右上角和背面左上角编页号。第十五条档案装订前要进一步整理，对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面，档案中内容相同的文书材料一般只存一份，重复的文书材料应剔除，但有领导批示的除外。

第十六条立卷材料统一使用a4规格的办公用纸，只能用碳素墨水和蓝黑墨水书写。第十七条材料装订部位过窄或有字迹的，要用纸张加衬边粘贴，粘贴处均应盖骑缝章。纸面过大的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。材料上的金属物要全部剔除干净。

第十八条随卷归档的录音带、录像带、光盘等声像档案，应在每盘磁带、光盘等存储介质上注明当事人的姓名、内容、公-45-篇二：XX省公证处一览表XX省公证处一览表

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