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采购管理流程及合同履行通用工具模板

一、适用范围与应用场景

本模板旨在为企业构建标准化、采购管理体系，覆盖从需求提报到合同履行的全流程管控，适用于各类企业的采购部门，尤其适合对流程合规性、风险控制及效率提升有明确要求的制造业、零售业、服务业企业。具体应用场景包括：

日常生产物料采购：如原材料、零部件、包装材料等直接用于生产的物资采购；

办公用品采购：如办公设备、耗材、服务等间接性支出采购；

服务类项目采购：如IT运维、咨询服务、工程外包等服务型合作；

固定资产采购：如生产设备、运输工具等长期资产购置。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与审批

目标：保证采购需求真实、必要且符合公司战略，从源头控制无效采购。

操作步骤：

需求提报

业务部门根据生产经营或工作需要，填写《采购需求申请表》，明确需求名称、规格型号、数量、预算金额、期望交货期、用途说明等关键信息，并附技术参数图纸、质量标准等附件（如有）。

示例：生产部因新增生产线需采购“精密检测仪”，需提供设备技术规格书、检测精度要求及安装环境说明。

需求部门初审

需求部门负责人（如*经理）对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门年度工作计划；

是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等）；

预算是否在部门可控额度内。

审核通过后签字确认，若不通过需退回需求部门并说明理由。

跨部门复核

采购部门收到需求后，1个工作日内完成复核，重点核查：

需求描述是否清晰完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；

预算是否符合市场行情（可通过历史采购数据、第三方询价初步判断）；

是否存在紧急需求（标注“特急”的需求需优先处理，说明原因并抄送分管领导）。

最终审批

根据采购金额及公司授权制度，逐级提交审批：

金额≤5万元：采购经理*经理审批；

5万元＜金额≤20万元：采购总监*总监审批；

金额＞20万元：总经理*总审批。

审批通过后，采购部门正式启动供应商选择流程；审批不通过，由采购部门反馈需求部门调整后重新提报。

（二）供应商选择与评估

目标：通过规范化的筛选流程，选择资质合格、性价比高、服务可靠的供应商，保证采购质量与供应稳定性。

操作步骤：

供应商寻源

采购部门根据采购需求类型，通过以下渠道寻源：

公开招标：金额＞10万元的采购项目，需在指定招标平台发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商参与；

询价比价：5万元＜金额≤10万元，向3家以上供应商发出询价单，要求提供报价单、产品样本及资质证明；

单一来源：独家代理产品、紧急采购等特殊情形，需填写《单一来源采购审批表》，说明理由并经总经理审批后实施。

资质初审

供应商需提供以下基础资料（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备制造许可证等，根据采购需求确定）；

近三年类似项目业绩合同（至少2份）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托代理人签约）。

采购部门对资料真实性进行核查，剔除资质不全或存在不良记录的供应商。

现场考察（如需）

对金额较大（＞20万元）或关键物料的供应商，组织由采购、技术、质量组成的考察小组，实地考察：

生产规模、设备状况、产能匹配度；

质量管控流程（如原材料检验、过程控制、成品检测）；

仓储物流能力及售后服务体系。

填写《供应商现场考察记录表》，形成考察结论作为评估依据。

综合评估与确定

成立供应商评估小组（采购、技术、质量、财务负责人），采用量化打分法（总分100分），从以下维度评分：

价格（30分）：满足需求的前提下，报价最低者得满分，其他按比例折算；

质量（25分）：根据样品测试报告、过往质量合格率、质量体系认证情况评分；

交期（20分）：承诺交货期是否满足需求，是否有延迟风险及应对措施；

服务（15分）：售后响应速度、技术支持能力、投诉处理机制；

资质（10分）：行业资质、企业信誉、财务状况（通过征信报告核查）。

按得分高低排序，得分最高者为候选供应商，若得分差距＜5分，需组织二次评审。

确定供应商后，由采购部门发出《中标通知书》或《合作意向函》。

（三）合同签订与审批

目标：通过规范的合同条款明确双方权利义务，防范法律风险，保障采购双方合法权益。

操作步骤：

合同起草

采购部门根据采购需求及供应商谈判结果，使用《采购合同模板》起草合同，核心条款包括：

标的物信息：名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）；

质量标准：明确执行国家标准、行业标准或双方约定的技术参数，附检测方法及验收标准；

交付条款：交货地点、时间、运输方式、运费承担方；

验收条款：验收流程（初验、终验）、验收期限、质量问题处理方式；

付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、比