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企业采购申请及审批流程模板

一、模板适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（含中小型企业、集团化企业）内部采购活动的规范化管理，覆盖日常办公物资、生产设备、服务外包、工程材料等不同类型采购需求。通过标准化流程设计，可明确各部门职责分工、提升审批效率、强化预算控制，同时保证采购活动的合规性、透明度及可追溯性，有效降低采购成本，规避廉政风险。

二、采购申请全流程操作指南

（一）采购需求发起与申请单填写

发起主体：由采购需求部门（如行政部、生产部、市场部等）指定专人（如*专员）作为申请人，根据部门工作计划或实际需求发起采购申请。

填写要求：申请人需通过企业OA系统或线下《采购申请单》完整填写以下信息：

基础信息：申请单号（系统自动）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期。

采购物品信息：物品名称（需具体，如“A4打印纸”而非“办公用品”）、规格型号（如“80g白色500张/包”）、单位（包/台/套等）、数量（需预估合理用量）、预估单价（参考历史采购价或市场均价）、预估总价（数量×单价）。

需求说明：采购用途（如“日常办公消耗”“生产设备维修”）、技术参数（如设备功率、材料环保标准等，需附技术参数表作为附件）。

预算信息：对应预算科目（如“行政办公费”“制造费用”）、预算年度、预算金额（需符合部门年度预算）。

附件：如涉及大额采购或特殊物品，需附以下材料：

市场询价至少3家供应商的报价单（需加盖供应商公章或提供截图）；

技术部门出具的《技术需求确认函》（如采购生产设备）；

预算部门已审批的预算额度证明。

（二）部门负责人初审

审核主体：需求部门负责人（如*经理）。

审核内容：

采购需求的必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如修复旧设备而非新购）；

采购数量的合理性：是否超出实际需求，是否存在库存积压风险；

预算是否符合规定：预估总价是否在部门年度预算额度内，是否超预算（超预算需注明原因并附预算调整申请）。

审核结果：

通过：在OA系统或申请单上签字确认，流转至采购部；

不通过：注明驳回原因（如“需求不必要”“数量过多”），退回申请人修改后重新提交。

（三）采购部专业审核

审核主体：采购部负责人（如总监）及采购专员（如专员）。

审核内容：

采购合规性：是否符合企业《采购管理制度》，是否属于集中采购目录内物品（如属于，需通过企业集中采购平台执行）；

市场可行性：物品规格型号是否通用，是否存在唯一供应商（如存在，需附《单一来源采购说明》）；

价格合理性：对比历史采购价、市场均价及附件报价，判断预估单价是否合理，必要时重新组织询价；

交货周期：是否能满足需求部门的时间要求，如无法满足，需与申请人协商调整需求时间。

审核结果：

通过：签署审核意见，流转至财务部；

需补充材料：要求申请人补充供应商资质文件（如营业执照、3C认证等）、技术参数细化说明等；

不通过：说明原因（如“价格虚高”“供应商资质不全”），退回需求部门或申请人整改。

（四）财务部预算与资金审核

审核主体：财务部负责人（如经理）或预算会计（如会计）。

审核内容：

预算匹配度：采购金额是否在对应预算科目余额内，是否存在预算挪用情况；

资金安排：是否符合企业资金支付计划（如大额采购是否影响其他项目资金）；

成本合理性：结合采购部审核意见，判断总成本是否经济，是否存在更优采购方案（如分期采购、租赁替代等）。

审核结果：

通过：签署“同意采购”意见，流转至对应管理层审批；

预算不足：要求需求部门提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批后重新发起；

成本偏高：建议申请人或采购部优化采购方案（如降低规格、批量采购等）。

（五）管理层分级审批

根据采购金额及物品重要性，实行分级审批：

小额采购（如≤5000元）：由分管副总（如*副总）审批，重点审核需求紧迫性及预算合理性。

中额采购（如5000元-5万元）：除分管副总审批外，需报总经理（如*总）终审，重点关注采购效益及对企业整体运营的影响。

大额采购（如＞5万元）：需提交总经理办公会集体审议，必要时召开采购评审会（邀请技术、财务、审计部门参与），评审通过后由总经理签字批准。

审批要求：管理层需在2个工作日内完成审批，逾期未回复视为默认通过（企业需在制度中明确）。

（六）采购执行与结果反馈

采购实施：审批通过后，采购部根据采购类型执行：

标准物品：通过企业合格供应商库直接下单，签订《采购合同》；

定制物品：组织技术部门与供应商确认技术细节，签订定制合同；

紧急采购：需求部门填写《紧急采购申请单》（需部门负责人及总经理签字），采购部可先采购后补流程，但需在3个工作日内完善手续。

合同管理：采购专员负责起草合同，明确标的物规格、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款，经法务部门（如有）审核后，双方法定代表人或授权代表签字盖章。

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