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企业合同管理信息系统需求文档

一、引言

在当前复杂多变的商业环境中，合同作为企业经营活动的重要法律依据和经济纽带，其管理水平直接关系到企业的运营效率、法律风险控制乃至整体经济效益。传统的合同管理方式，依赖人工操作与纸质流转，往往伴随着流程繁琐、信息分散、检索困难、审批滞后、风险预警不足等问题，已难以满足现代化企业精细化管理的需求。

为系统性解决上述痛点，提升合同全生命周期管理的规范化、智能化水平，降低运营风险，提高工作效率，特立项开发本企业合同管理信息系统（以下简称“系统”）。本需求文档旨在清晰界定系统的建设目标、功能范围、性能要求及其他相关约束，为系统的设计、开发、测试和验收提供依据。

二、现状分析与痛点

当前，我司合同管理主要依赖于线下人工与简单电子表格相结合的方式，在实际操作中面临诸多挑战：

1.合同起草效率低下：缺乏统一规范的合同范本库，合同起草多依赖个人经验，重复劳动多，且易出现条款不规范、关键信息遗漏等问题。

2.审批流程不透明：合同审批多为线下流转，审批进度难以追踪，易出现卡顿、延误，且审批过程缺乏有效的留痕与追溯机制。

4.履约监控困难：合同签订后，履约过程中的关键节点（如付款、交付、验收等）缺乏有效的跟踪与预警机制，易导致违约风险或错失权益。

5.信息检索与统计不便：合同信息分散存储，缺乏统一的检索平台，难以快速准确地查询特定合同；合同数据的统计分析依赖人工汇总，耗时且易出错，无法为管理层提供及时有效的决策支持。

6.风险管控薄弱：对于合同中的关键风险点（如高风险条款、对方信用状况等）缺乏系统性的识别、评估与预警机制。

7.档案管理不规范：纸质合同归档占用空间大，检索困难，且易发生遗失、损坏，电子合同与纸质合同未能有效关联管理。

三、系统建设目标与原则

（一）建设目标

1.规范管理流程：梳理并固化合同管理各环节流程，实现从合同起草、审批、签订、履约、变更、终止到归档的全生命周期标准化管理。

2.提升工作效率：通过电子化、自动化手段，减少人工操作，缩短合同处理周期，提高合同管理整体工作效率。

3.强化风险控制：建立合同风险识别与预警机制，对合同范本、签订、履约等环节进行风险管控，降低企业经营风险。

4.实现数据赋能：整合合同数据资源，提供多维度的统计分析功能，为企业经营决策提供数据支持。

5.保障信息安全：建立完善的权限管理体系，确保合同信息的机密性、完整性和可用性。

（二）建设原则

1.实用性原则：紧密结合企业实际业务需求，功能设计力求简洁易用，确保系统能够真正解决实际问题。

2.先进性原则：采用成熟、先进的技术架构和开发方法，确保系统具备良好的扩展性和前瞻性。

3.可靠性原则：系统应稳定可靠，数据存储安全，确保7x24小时不间断运行（计划内维护除外）。

4.安全性原则：严格的身份认证、权限控制和操作日志，保障合同数据不泄露、不丢失、不被篡改。

5.易用性原则：界面设计友好直观，操作流程符合用户习惯，降低学习成本，提升用户体验。

6.可扩展性原则：系统架构应具备良好的可扩展性，能够适应企业未来业务发展和管理需求的变化，支持功能模块的灵活增减和升级。

7.集成性原则：在条件成熟时，考虑与企业现有OA系统、财务系统等进行数据对接与集成，实现信息共享与业务协同。

四、核心功能需求

（一）合同范本管理

1.范本库建设：支持建立企业级合同范本库，按合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同等）进行分类管理。

2.范本权限控制：对范本的查看、使用、编辑、发布等权限进行精细化控制，确保范本的严肃性与安全性。

4.范本调用：起草合同时可直接调用范本，提高起草效率和规范性。

（二）合同起草与编制

1.基于范本起草：用户可从范本库中选择合适的范本，快速生成合同初稿。

2.在线编辑：提供功能完善的在线编辑器，支持合同条款的增删改查，可插入表格、图片等元素。

3.关键信息提取：自动或手动提取合同关键信息（如合同编号、名称、甲方、乙方、金额、签订日期、有效期等），形成合同摘要。

4.合同编号自动生成：支持按预设规则自动生成合同编号，确保唯一性。

（三）合同审批管理

1.审批流程自定义：支持根据合同类型、金额、重要程度等条件，预设或动态配置不同的审批流程和审批节点。

2.审批任务推送：系统自动将审批任务推送给相关审批人，并通过消息提醒（如系统内消息、邮件等）。

4.审批进度可视化：直观展示合同当前所处的审批节点、已审批人、待审批人及审批时间。

5.审批意见追溯：完整记录各审批节点的审批意见及操作轨迹，便于追溯。

6.审批超时提醒：对超出预设审批时限的任务，系统自动向审批人发送超时提醒。

（四）合同签订管理

1.电子签