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行政办公室文书写作规范模板

一、总则

（一）目的与意义

为进一步规范我单位行政办公室文书处理工作，提高文书质量和工作效率，确保信息传递的准确、及时、安全，特制定本规范模板。本规范旨在为办公室日常文书写作提供统一标准和操作指引，使各类文书在格式、内容、语言表达上达到规范化、标准化要求，从而更好地服务于单位整体工作开展。

（二）适用范围

本规范适用于单位行政办公室及各部门以单位名义制发的各类正式文书，包括但不限于通知、请示、报告、函件以及各类日常办公用笺等。非正式的便条、内部工作交流信息等可参照执行，但不作强制要求。

（三）基本原则

1.准确规范原则：文书内容必须真实可靠，数据准确无误，观点明确清晰，用词恰当规范，避免歧义。

2.简洁高效原则：行文力求简明扼要，突出重点，避免冗余和不必要的修饰，确保信息传递的效率。

3.庄重得体原则：文书作为单位对外和对内沟通的载体，应体现应有的严肃性和专业性，语言风格需庄重、客观、得体。

4.保密安全原则：涉及单位机密、敏感信息的文书，须严格遵守相关保密规定，控制传阅范围，确保信息安全。

二、通用格式规范

（一）页面设置

1.纸张规格：统一采用A4型纸张。

2.页边距：上、下、左、右页边距宜保持适当宽度，确保页面美观、阅读舒适。

3.页码：正式文件应编排页码，位置一般在页面底端居中或右下角。

（二）字体与字号

1.标题：通常采用二号或小二号方正小标宋简体（或宋体加粗），居中排布。

2.正文：一般采用三号仿宋_GB2312字体。

3.一级标题：可采用三号黑体，句末无标点。

4.二级标题：可采用三号楷体_GB2312（或楷体加粗），句末无标点。

5.三级及以下标题：可采用三号仿宋_GB2312加粗。

6.落款、日期及附注：一般采用三号仿宋_GB2312字体。

（三）行距与段落

1.行距：正文一般采用固定值行距，以确保页面清晰易读为宜。

2.段落：每段首行缩进两字符。段落之间若有必要，可适当增加空行以示区分。

（四）落款与日期

1.落款：应写明发文单位全称或规范简称，并加盖单位公章（若为正式文件）。

2.日期：用中文大写数字标注年、月、日，如“二〇二四年五月二十日”。日期应位于落款下方，居中或右对齐。

（五）编号与用印

1.发文字号：正式文件应有规范的发文字号，由单位代字、年份、顺序号组成，置于标题上方或左上方。

2.印章：正式对外行文或需明确责任的对内行文，必须加盖单位公章，印章应端正、清晰，盖于落款单位名称和日期之上，做到“骑年盖月”或“骑年压月”。

三、常用文书模板与写作要点

（一）通知

1.适用范围：用于发布规章制度、部署工作、告知事项、会议通知等。

2.主要结构：

*标题：一般为“关于XX的通知”。

*主送机关：明确通知的接收单位或人员范围。

*正文：包括发文缘由、具体事项、执行要求等。事项较多时可分点阐述，但需避免过度罗列。

*落款与日期。

3.写作要点：内容明确具体，要求清晰，语气肯定。会议通知需注明会议时间、地点、参会人员、会议主题及需准备事项。

（示例）

关于召开XX工作会议的通知

各相关部门：

为进一步推进XX工作的顺利开展，明确下阶段工作重点，经研究决定，召开XX工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：X月X日（星期X）上午X时

二、会议地点：XX会议室

三、参会人员：各部门负责人

四、会议内容：1.总结前期XX工作情况；2.部署下阶段XX工作任务。

五、其他事项：请参会人员提前准备相关工作材料。

特此通知。

（单位名称）（盖章）

二〇二四年X月X日

（二）请示

1.适用范围：用于向上级机关请求指示、批准事项。

2.主要结构：

*标题：一般为“关于XX的请示”。

*主送机关：通常为直接上级机关，且应单一主送。

*正文：包括请示缘由（为何请示，背景、依据）、请示事项（具体请求批准或指示的内容）、结束语（如“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”等）。

*落款与日期。

3.写作要点：一事一请，理由充分，事项明确，态度谦逊。

（三）报告

1.适用范围：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。

2.主要结构：

*标题：一般为“关于XX的报告”或“XX情况的报告”。

*主送机关。

*正文：包括工作开展情况、取得成效、存在问题、经验教训、下一步计划等。根据报告类型各有侧重。

*落款与日期。

3.写作要点：客观真实，重点突出，条理清晰。报告中不得夹带请示事项。

（四）函

1.适用范围：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

2.主要结构：

*标题：一般