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公司车辆费用报销流程规范

一、总则

为进一步加强公司车辆费用管理，规范报销行为，确保费用支出的真实性、合规性与合理性，控制运营成本，提高资金使用效益，特制定本规范。本规范旨在明确公司车辆费用的报销范围、标准、凭证要求、审批流程及相关责任，适用于公司全体员工因公务使用公司车辆或私人车辆（符合公司规定情形）所产生的相关费用报销事宜。

本规范所指公司车辆，包括公司自有车辆、租赁车辆以及其他由公司承担费用的公务用车。所有车辆费用的报销，均须遵循“真实性、合规性、效益性、及时性”的原则。

二、费用报销范围与标准

（一）报销范围

公司车辆在公务活动中非人为因素或不可抗拒因素所发生且符合本规范规定的费用，可申请报销,主要包括：

*燃油费：指车辆在公务行驶过程中所耗用汽油/柴油的费用支出。

*路桥通行费：指车辆因公行驶高速公路、桥梁、隧道等所支付的通行费用。

*停车费：指车辆在公务活动地点（如客户单位、办事机构等指定场所临时停放所产生的费用。

*车辆保养及维修费:指为保障车辆正常行驶和安全,按规定进行定期保养以及因车辆自然磨损或意外损坏进行维修所发生的合理费用。

*车辆保险费:指公司为自有车辆或租赁车辆购买机动车交通事故责任强制保险及商业保险所产生费用。

*其他经公司批准列支车辆相关费用:指上述未列明但确属公务需要且经公司管理层事先批准同意报销其他特殊车辆费用。

（二）费用报销标准

各项费用报销须严格遵守公司规定标准,具体如下：

*燃油费：根据不同车型及实际公务行驶里程,参照公司最新发布的《车辆费用报销标准细则》执行。提倡节约用油,长途行驶鼓励选择经济路线。

**路桥通行费/停车费:凭合规有效票据实报实销,但需与公务行程单记录相符,非公务行程相关费用不予报销*车辆保养及维修费:保养项目及周期参照车辆使用手册执行费用标准参照公司与定点维修单位协议价或市场公允价格执行单次维修费用达到一定金额需事先履行比价或审批程序(具体金额及流程参照公司《采购管理办法》中相关规定)*车辆保险费:由行政部(或指定车辆管理部门)统一采购办理,按年度据实报销,选择保险方案时应综合考虑保障范围及成本效益**其他特殊费用:需提供充分理由及事先批准证明,按批准金额报销。

*三**、报销凭证要求**报销人须提供真实、合法、完整、有效的原始凭证,作为费用报销依据。主要凭证包括但不限于：***发票**:国家税务部门监制正规发票(增值税专用发票或普通发票),发票抬头须为公司全称及正确纳税人识别号开票日期应在费用发生所属期内,内容应清晰注明费用项目(如汽油、通行费、停车费等)、数量、单价、金额等信息,并加盖开票单位发票专用章。***辅助凭证**:*燃油费:需提供加油记录小票(若电子发票则无需)加油前应确保车辆里程表读数记录准确。*路桥通行费/停车费:应提供与公务行程相对应通行费发票、停车费发票(或电子支付凭证截图并附说明)**车辆保养及维修费**:需提供维修保养单位开具正式发票、维修项目清单、结算单等。涉及保险理赔维修,还需提供保险公司定损单、理赔协议书复印件等。**车辆保险费**:需提供保险公司开具保险发票保单(或保单摘要)复印件。**公务出行证明**:如《车辆使用申请单》《公务用车行程记录表》等(若公司实行车辆统一调度管理),用以证明费用发生公务相关性**其他证明材料:**根据费用性质及审批要求,需额外提供其他相关证明文件(如事先审批单比价单、特殊情况说明报告)**所有原始凭证应保持整洁、完整不得涂改、刮擦、挖补发票如有丢失,应提供原开票单位出具加盖公章存根联复印件或相关证明,并经部门负责人及财务负责人签字确认后方可作为报销依据,但原则上不鼓励发票丢失后报销。**四、报销审批流程**车辆费用报销应严格按照以下规定流程逐级审批：***（一）经办人整理与填报**报销人(经办人)在费用发生后,应及时(一般不超过一个报销周期)收集、整理所有合规原始凭证,并对其真实性、合法性负责。按要求填写公司统一格式《费用报销单》,详细列明费用发生日期、事由、项目、金额、附件张数等信息,并在报销单指定位置签字确认。若为公务用车,需在报销单或附件中注明乘车人、起止地点、公务事由等信息。***（二）部门负责人审核**经办人将填写完整《费用报销单》及附件凭证提交至本部门负责人进行审核。部门负责人需对费用发生真实性、必要性、合规性及报销金额准确性进行严格审查,确认无误后在报销单相应位置签字审批。对于大额或特殊车辆费用,部门负责人应重点核实。***（三）财务部门审核**经部门负责人审批通过报销单据,由经办人提交至公司财务部门。财务人员主要审核以下内容:报销凭证是否真实