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员工离职通知函及供应商处理流程

一、员工离职通知函：清晰、及时、专业

员工离职通知函是公司向供应商正式告知相关员工离职信息，并介绍后续对接安排的重要文件。其核心目的是确保供应商了解情况，顺利完成对接人的过渡，避免因人员变动造成合作中断或信息混乱。

（一）通知函的核心要素

一份规范的员工离职通知函应包含以下关键信息：

1.抬头与称谓：明确接收函件的供应商名称及相关负责人（如已知）。

2.发文主体：以公司名义发出，通常由人力资源部或该离职员工所属部门负责人署名，以体现权威性。

3.通知事由：清晰说明本函的目的是告知特定员工的离职事宜。

4.离职员工信息：包括该员工的姓名、原任职部门及职位。

5.离职生效日期：明确该员工在公司的最后工作日期。

6.交接安排：这是通知函的核心内容。需清晰列出新任对接人的姓名、职位、联系方式（办公电话、邮箱等），并说明其将全面负责原离职员工与供应商的各项对接工作。

7.感谢与展望：对离职员工在职期间与供应商的合作表示感谢，并表达公司将继续与供应商保持良好合作关系的意愿。

8.公司落款与日期：加盖公司公章（如为正式纸质函件或扫描件），并注明发函日期。

（二）通知函的准备与发出

1.内部信息确认：在发出通知函前，务必确保公司内部已完成离职员工的工作交接计划制定、继任者的确定及相关授权等事宜。新任对接人应已充分了解相关业务情况。

2.信息准确性核查：仔细核对离职员工信息、新任对接人信息、联系方式等，确保准确无误，避免给供应商造成困扰。

3.发出时机：通常建议在员工离职信息内部确认后，且新任对接人已准备就绪的情况下，于离职员工最后工作日前的合理时间（如一周左右）发出，以便供应商有足够时间进行内部调整和适应。

4.发出方式：优先采用正式的公司邮箱发送，并可根据需要附上加盖公章的扫描件。对于重要的供应商，如有必要，可寄送纸质函件或在后续电话沟通中提及。确保供应商相关负责人能够及时查收并阅读。

二、供应商处理流程：系统、周全、闭环

员工离职涉及供应商的处理，远不止发出一纸通知函那么简单，而是一个需要周密计划和执行的系统流程。

（一）流程目标

确保员工离职后，与供应商的合作关系不受负面影响，业务沟通顺畅，信息安全得到保障，历史合作数据得以妥善交接和保存。

（二）具体流程步骤

1.离职信息内部评估与启动（员工提出离职/公司决定后）：

*部门负责人牵头：由离职员工所在部门负责人主导，人力资源部配合，评估该员工离职对现有供应商合作的潜在影响范围和程度。

*成立交接小组（如必要）：对于涉及核心供应商或大量供应商资源的关键岗位员工离职，可考虑成立临时交接小组，确保交接质量。

2.供应商信息梳理与交接准备（离职前）：

*离职员工自查：要求离职员工梳理其负责的所有供应商清单，包括但不限于供应商基本信息、合同台账、当前合作状态、未结事项、重要沟通记录、关键联系人及联系方式、特殊合作约定等。

*编制交接清单：将上述信息整理成结构化的《供应商关系交接清单》，明确每项内容的交接状态（已完成、待完成、注意事项等）。

*资料归档：确保所有与供应商相关的电子文档、纸质文件、系统权限等均已整理完毕，并按公司规定存放于指定位置。

3.内部交接与培训（离职前）：

*一对一交接：离职员工与新任对接人进行详细的、多轮次的一对一交接，逐项讲解《供应商关系交接清单》内容，解答疑问。

*核心事项重点说明：对于敏感信息、复杂项目、潜在风险点等，需重点强调和说明。

*模拟对接（可选）：在离职员工在职期间，可安排新任对接人参与一次与重要供应商的实际沟通（如会议、电话），进行观摩和辅助。

*交接确认：交接完成后，由离职员工、新任对接人、部门负责人共同在《供应商关系交接清单》上签字确认，确保责任清晰。

4.供应商通知与关系过渡（离职前及离职初期）：

*发出正式通知函：按照前述“员工离职通知函”的要求，及时向相关供应商发出通知。

*新任对接人主动联系：通知函发出后，新任对接人应主动通过电话或邮件与供应商相关负责人联系，自我介绍，确认对方已收到通知函，并表达后续良好合作的意愿。

*陪同拜访/共同参会：在离职后的一段时间内（如两周内），若有重要供应商会议或拜访，可安排离职员工（若已办理完毕离职手续，需公司内部协调）与新任对接人共同参与，进行最后的当面交接和介绍。

5.离职后供应商关系维护与监控（离职后）：

*新任对接人持续跟进：新任对接人需主动、积极地接手所有供应商相关工作，确保业务的连续性。

*定期沟通与反馈：部门负责人应在员工离职后的1-2个月内，与新任对接人沟通，了解其与供应商对接的顺畅程度，是否存在问题，并提供必要的支持