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办公自动化设备使用规范

一、前言

办公自动化设备是现代办公环境不可或缺的组成部分，其高效、安全、规范的使用，直接关系到工作效率的提升、信息资产的安全以及办公成本的优化控制。为确保各类办公自动化设备得到妥善管理与合理利用，延长设备使用寿命，保障信息处理安全，营造有序的办公环境，特制定本规范。本规范适用于所有使用办公自动化设备的员工，并作为日常操作的基本遵循。

二、通用行为准则

（一）安全第一原则

所有操作均以安全为首要前提。使用前应检查设备及周边环境，确保无明显安全隐患，如电源线破损、插座松动、设备过热等。严禁在设备运行时进行带电插拔、拆卸或进行非授权的维修操作。

（二）规范操作要求

严格按照设备操作规程或使用说明进行操作。不熟悉的设备，应先向相关负责人或有经验的同事咨询，切勿盲目尝试。操作过程中如遇异常声音、气味或显示，应立即停止使用，并及时上报处理。

（三）爱护与节约意识

应像爱护个人财物一样爱护公共办公设备。做到轻开轻关、平稳放置。在打印、复印时，优先考虑双面使用，按需索取，减少不必要的纸张浪费。离开工作岗位或设备长时间不使用时，应及时关闭电源，节约能源。

（四）信息安全与保密

严格遵守公司信息安全管理规定。不得利用办公设备处理、存储、传输涉密或敏感信息，除非设备经过特定的安全认证。打印、复印后的涉密文件应立即取走并妥善保管，废弃涉密文件需按规定销毁。禁止私自将外部存储介质接入办公电脑，确需使用应进行病毒查杀。

（五）故障报告与维护

设备发生故障时，使用者应立即停止操作，保护好现场，并及时向部门负责人或IT支持人员报告。严禁私自拆卸、维修设备或随意更换零部件。日常应配合专业人员进行设备的定期维护保养工作。

三、主要设备使用细则

（一）计算机设备

1.开机与关机：应严格按照正常程序启动和关闭计算机。开机前确认电源连接正常，关机前确保所有应用程序已关闭并保存好工作成果，避免强制断电导致数据丢失或系统损坏。

2.硬件保护：保持机身清洁，避免液体、食物残渣进入。笔记本电脑应轻拿轻放，防止摔落或剧烈震动。外接设备（如鼠标、键盘、U盘）连接时动作应轻柔，避免损坏接口。

3.软件管理：严禁私自安装、卸载未经授权的软件或更改系统设置。工作所需软件应向IT部门申请安装。及时安装系统补丁和杀毒软件更新，定期进行病毒扫描。

4.数据管理：重要工作文件应定期备份，可存储于指定的网络驱动器或个人移动硬盘。不在桌面或系统盘存放大量个人文件或与工作无关的文件。

（二）打印与复印设备

1.使用前检查：开机前检查纸张是否充足、放置是否正确，耗材（如墨盒、硒鼓）余量是否充足。

2.规范操作：根据打印需求选择合适的纸张类型和打印设置（如单面/双面、黑白/彩色、份数）。复印时注意原稿放置方向，调整好缩放比例。

3.耗材更换：当设备提示耗材不足时，应及时通知相关负责人更换，更换时需按照说明进行，避免污染。

4.故障处理：如遇卡纸，应按照设备提示或操作指南小心取出卡纸，避免撕裂纸张或损坏内部部件。无法自行解决时，及时寻求帮助。

5.使用后注意：打印或复印完成后，应及时取走文件，防止信息泄露或文件丢失。长时间不使用时，建议关闭设备电源。

（三）扫描设备

1.原稿准备：确保扫描原稿平整、清洁，无订书钉、回形针等硬物。对于成册文档，建议使用平板扫描方式，避免损坏原稿或扫描仪。

2.参数设置：根据需要选择合适的扫描分辨率、文件格式（如PDF、JPG）和色彩模式。

3.文件命名与保存：扫描后的文件应及时命名并保存到指定位置，便于后续查找和管理。涉及敏感信息的扫描件，应采取加密或其他安全措施。

（四）投影及会议设备

1.环境要求：使用投影仪时，应尽量关闭强光或拉上窗帘，以保证投影效果。保持会议设备周边环境整洁。

2.连接与调试：连接笔记本电脑或其他信号源时，确保接口匹配、连接稳固。开机后耐心等待设备启动，并根据需要调整焦距、画面大小和位置。

3.音量控制：使用麦克风或音响系统时，注意控制音量，避免过大影响他人或造成啸叫。

4.使用后处理：会议结束后，应依次关闭投影、音响等设备电源，断开信号连接，整理好线缆，将遥控器等物品放回指定位置。

四、附则

1.本规范未尽事宜，参照公司其他相关管理制度执行。

2.各部门应加强对本规范的宣传与培训，确保每位员工理解并遵守。

3.对于违反本规范造成设备损坏或信息安全事件的，将视情节轻重追究相关人员责任。

4.本规范自发布之日起施行，并根据实际情况适时修订。

希望全体员工自觉遵守本规范，共同维护良好的办公秩序，提升办公效率，保障公司资产安全。