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企事业单位档案管理制度体系

一、档案管理制度体系的核心理念与基本原则

档案管理制度体系的构建，首先需要确立清晰的核心理念与遵循的基本原则，这是制度设计的灵魂与方向。

核心理念应围绕“以法治档、安全第一、服务优先、科学管理、持续改进”展开。“以法治档”强调依据国家相关法律法规，确保档案管理活动的合法性与合规性；“安全第一”将档案实体与信息安全置于首位，防范各类风险；“服务优先”明确档案工作的最终目的是满足单位各项工作对档案信息的需求，服务于单位中心工作；“科学管理”要求运用先进的管理理论、技术方法和标准规范，提升管理效能；“持续改进”则意味着制度体系应是动态发展的，需根据实际情况和外部环境变化不断优化完善。

基本原则是核心理念的具体体现，包括：

*统一领导、分级管理原则：明确单位档案工作的领导责任和管理体制，确保档案工作在统一规范下有序开展，同时根据单位规模和内部机构设置，实行分级负责。

*完整准确、系统规范原则：档案的形成、收集、整理、保管等各环节都应保证档案材料的完整、内容的准确、整理的系统和管理的规范。

*安全保密、依法利用原则：严格执行国家保密法律法规，确保涉密档案和敏感信息的安全；同时，在遵守规定的前提下，积极为单位和社会提供合法利用。

*统筹规划、资源共享原则：结合单位发展战略，对档案工作进行长远规划；推动档案信息资源的整合与共享，最大限度发挥档案的价值。

二、档案管理制度体系的框架构成

一个健全的档案管理制度体系，应覆盖档案管理的全过程、各环节，并明确组织保障和责任追究机制。其基本框架可由以下主要制度构成：

（一）档案管理总则性制度

这是档案管理制度体系的“母法”，规定档案工作的基本方针、组织领导、管理体制、职责分工、基本原则以及档案工作的经费保障等宏观性、指导性内容。它为其他专项制度的制定提供依据和遵循。

（二）档案专项管理制度

针对档案管理的具体环节和不同类型档案，制定专项管理制度，确保每个环节都有章可循。主要包括：

1.档案收集与归档制度：明确各部门、各岗位在日常工作中形成的各类文件材料的归档范围、归档时间、归档要求（如载体形式、份数、质量等）、归档程序和责任主体。特别要关注电子文件的归档管理，明确其元数据采集、格式规范、存储要求等。

2.档案整理与鉴定制度：规定档案整理的原则、方法和步骤，包括分类、编号、排列、编目、装订等具体要求。明确档案价值鉴定的标准、方法和程序，确定档案的保管期限（永久、定期），以及到期档案的鉴定销毁程序。

3.档案保管与保护制度：对档案库房的温湿度控制、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施作出具体规定。明确档案装具的选用标准，以及档案日常维护、修复、复制、数字化等保护工作的要求和流程。

4.档案利用与服务制度：规范档案利用的方式、范围、权限和审批程序。明确查（借）阅档案的手续、要求和注意事项，以及档案复制件的管理。鼓励开发档案信息资源，开展档案编研工作，为单位决策和各项工作提供服务。

5.档案统计与移交制度：建立健全档案统计工作，明确统计的范围、指标、方法和报送要求。规定档案在单位内部部门之间、以及向档案馆或其他接收单位移交的范围、期限、程序和要求。

6.档案保密制度：依据国家保密法律法规，结合单位实际，对涉密档案的产生、流转、保管、利用、销毁等环节制定严格的保密管理措施，明确涉密人员的职责和纪律。

7.电子档案管理制度：针对电子档案的特殊性，制定涵盖电子文件从形成、办理、归档到长期保管、利用、销毁全过程的管理制度。包括电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性保障措施，以及电子档案管理系统的功能要求和操作规范。

8.特殊载体档案管理制度：对于照片、录音、录像、实物等特殊载体档案，应根据其载体特性，制定专门的收集、整理、保管、利用和保护制度。

（三）档案管理责任与考核制度

明确各部门负责人和档案员的档案工作职责，将档案工作纳入相关部门和人员的岗位责任制，并建立档案工作考核评价机制，对在档案工作中表现突出的单位和个人给予表彰奖励，对失职失责造成档案损失的进行责任追究。

（四）档案人员管理制度

包括档案管理人员的配备标准、任职资格、岗位职责、业务培训、考核奖惩等内容，确保档案管理人员具备相应的专业素质和能力。

三、档案管理制度体系的制定与实施要点

构建档案管理制度体系并非一蹴而就，需要科学规划、周密组织和持续推进。

制度实施阶段，是确保制度落地见效的关键。应做好以下工作：一是加强宣传培训，使全体员工了解档案管理制度的内容和要求，增强档案意识和执行制度的自觉性。二是健全组织保障，明确档案管理的牵头部门和负责人，配备合格的档案管理人员，确保档案工作有人抓、有人管。三是完善基础设施，根据档案管理需要，配备符合标准的