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机关单位档案管理与信息安全规范

一、引言

机关单位档案作为党和国家重要的历史记录，承载着机关单位履行职能、开展工作的原始凭证和智慧结晶，其管理水平与信息安全状况直接关系到单位的高效运转、历史传承乃至国家信息安全。在信息化浪潮席卷各行各业的今天，传统档案管理模式正面临前所未有的挑战，电子档案的普及、网络环境的复杂性，使得信息安全风险日益凸显。因此，构建一套系统完备、科学规范、安全可控的档案管理与信息安全体系，不仅是机关单位提升治理能力现代化的内在要求，更是维护数据真实性、完整性、可用性和保密性的关键举措。本规范旨在结合当前机关单位档案管理的实际需求与信息安全的严峻形势，提供一套具有指导意义和实操价值的行为准则。

二、基本原则

（一）统一领导，分级负责

档案管理与信息安全工作应在单位统一领导下进行，明确主管领导、牵头部门及相关业务部门的职责分工，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局。各部门应指定专人负责本部门档案的形成、收集、整理和初步审核，并严格遵守信息安全相关规定。

（二）真实准确，完整规范

档案材料的形成与收集必须确保其真实性和准确性，杜绝虚假信息。档案整理应遵循统一的标准和规范，做到内容完整、手续齐全、格式规范、字迹清晰，确保档案的历史凭证作用。电子档案的元数据应齐全，其内容信息与相应的纸质档案或原生电子文件保持一致。

（三）安全第一，预防为主

始终将信息安全置于档案管理工作的首位，树立“预防为主、防治结合”的理念。建立健全安全管理制度，落实安全防护技术措施，定期开展安全风险评估与隐患排查，提高应对突发事件的能力，确保档案实体与信息内容的绝对安全。

（四）依法管理，便民利用

档案管理活动必须遵守国家有关法律法规，严格执行档案保密规定。在确保安全的前提下，应积极创造条件，优化利用流程，为单位工作查考、决策参考、公众服务等提供便捷、高效的档案利用服务，实现档案价值的最大化。

三、档案管理规范

（一）档案的形成与收集

各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属于应归档范围。工作人员应在办理完毕后及时整理，确保材料齐全，并在规定时限内向单位档案管理部门移交。电子文件的形成应符合相关格式标准，确保其长期可读性。

（二）档案的整理与鉴定

档案管理部门或专人应按照档案分类方案和保管期限表，对接收的档案材料进行系统整理，包括分类、排序、编号、编目、装订等环节。定期对已到期档案进行价值鉴定，准确划分保管期限，提出销毁或继续保存的意见，鉴定结果须经单位领导审批。

（三）档案的保管与保护

档案保管场所应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。纸质档案应使用符合国家标准的档案用品。电子档案应存储在安全可靠的载体上，并进行异地备份和定期检测，防止数据丢失或损坏。

（四）档案的利用与开发

档案利用应严格履行借阅登记手续，明确借阅范围、期限和要求。查阅秘密级以上档案须经单位分管领导批准。利用档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用，通过编研资料、专题汇编等形式，为单位工作提供有价值的参考。

（五）档案的移交与销毁

对于需要向同级国家档案馆移交的档案，应按照规定的期限和要求办理移交手续。经鉴定确无保存价值的档案，应按照严格的销毁程序进行，由两人以上负责监销，并在指定地点进行，确保不发生泄密事件，销毁清册应永久保存。

四、档案信息化建设与管理

（一）基础设施建设

机关单位应根据档案信息化发展需要，配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备及安全防护设备，构建安全稳定的档案管理网络环境。有条件的单位可建立独立的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。

（二）档案数字化规范

纸质档案数字化应遵循相关国家标准和行业标准，确保扫描图像清晰、色彩真实、格式统一、命名规范。数字化过程中应进行全程质量监控，并对数字化成果进行验收。元数据的采集应完整、准确，确保电子档案的真实性和可追溯性。

（三）数字档案管理

数字档案应实行集中统一管理，明确管理责任。档案管理信息系统应具备完善的权限管理、日志审计、数据备份与恢复等功能。严格控制数字档案的访问权限，不同级别用户授予不同操作权限。定期对数字档案进行迁移和格式转换，确保其长期可读取。

五、信息安全保障

（一）制度保障

建立健全档案信息安全管理制度，包括但不限于：信息安全保密制度、计算机及网络安全管理制度、电子档案管理办法、应急处置预案等。明确各岗位的信息安全职责，将信息安全责任落实到人。

（二）人员管理

加强对档案管理人员和使用人员的信息安全意识教育和技能培训，使其熟悉信息安全法律法规和单位内部管理制度，掌握基本的安全防