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瑜伽馆库存预警管理规定

一、总则

（一）目的

为加强瑜伽馆库存管理，确保各类物资的合理储备，避免因库存短缺或积压对瑜伽馆运营造成不利影响，特制定本规定。通过科学的库存预警机制，保障瑜伽馆教学、服务等各项工作的顺利开展，实现资源的优化配置，提高经济效益。

（二）适用范围

本规定适用于瑜伽馆内所有涉及库存管理的部门和员工，涵盖瑜伽用品、教学设备、办公用品、清洁用品等各类库存物资。同时，对于为瑜伽馆提供物资供应的供应商也具有一定的参考和沟通协调作用。

（三）企业文化与经营理念融入

本规定以瑜伽馆“身心和谐、品质至上”的企业文化为指引，秉持“为客户提供优质瑜伽体验”的经营理念。在库存管理中注重物资质量与供应的稳定性，以满足客户在瑜伽学习和练习过程中的需求，同时确保库存管理工作高效、有序，符合瑜伽馆追求平衡与和谐的价值观。

二、库存管理组织与职责

（一）扁平化管理架构

瑜伽馆采用扁平化管理模式，库存管理工作由行政主管统一协调。行政主管直接与采购人员、仓库管理人员以及各物资使用部门进行沟通与协作，减少中间层级，提高信息传递和决策效率。

（二）各部门职责

1.行政主管

负责制定和完善库存预警管理制度，审核库存预警指标和处理方案，协调各部门之间在库存管理方面的工作，对库存管理工作进行监督和考核，确保库存管理目标与瑜伽馆整体经营目标相一致。

2.采购人员

根据库存预警信息及时进行采购计划的调整，寻找合适的供应商，保证物资的及时供应和质量，控制采购成本，与供应商保持良好的合作关系，跟进采购订单的执行情况。

3.仓库管理人员

负责库存物资的日常保管、出入库登记和盘点工作，准确记录库存数量和状态，及时向行政主管和采购人员反馈库存信息，确保库存物资的安全存储，防止物资损坏、丢失等情况发生。

4.各物资使用部门

合理预估本部门对各类物资的需求，及时向行政主管反馈需求变化情况，配合仓库管理人员做好物资的领用和使用管理，提供物资使用过程中的反馈信息，协助优化库存结构。

三、库存预警指标设定

（一）安全库存

1.根据历史数据、教学计划、客户流量等因素，综合确定各类物资的安全库存水平。例如，对于常用的瑜伽垫，参考过往每个月的平均使用量和损耗量，结合教学课程的安排，设定一个最低的安全库存数量，以保证在正常情况下不会出现缺货现象。

2.安全库存的设定需考虑到供应商的交货周期、市场供应的稳定性等因素。对于交货周期较长或市场供应不稳定的物资，适当提高安全库存标准。

（二）补货点

1.补货点是指库存数量下降到需要进行补货的临界值。补货点的设定以安全库存为基础，同时考虑采购周期和物资的使用频率。计算公式为：补货点=安全库存+（采购周期×平均日使用量）。

2.定期对补货点进行评估和调整，根据实际运营情况和市场变化，及时修正补货点指标，确保库存管理的科学性和合理性。

（三）最大库存

1.为避免库存积压，设定各类物资的最大库存。最大库存的设定要综合考虑仓库存储空间、资金占用、物资保质期等因素。例如，对于有保质期要求的瑜伽饮品，根据其保质期和销售情况，确定一个合理的最大库存数量，防止因积压导致过期损失。

2.当库存接近最大库存时，及时采取措施控制采购量或加快物资的消耗，如通过促销活动等方式提高物资的销售量。

四、库存信息管理

（一）库存台账建立

1.仓库管理人员负责建立详细的库存台账，对每一种库存物资进行单独记录。库存台账应包括物资名称、规格型号、入库日期、入库数量、出库日期、出库数量、库存余额、供应商等信息。

2.库存台账要及时更新，确保数据的准确性和及时性。每天下班前，仓库管理人员需对当天的出入库情况进行核对和记录，保证库存信息与实际库存相符。

（二）信息化系统应用

1.引入适合瑜伽馆的库存管理信息化系统，实现库存信息的实时共享和动态管理。采购人员、行政主管等相关人员可以通过系统随时查询库存状态，获取库存预警信息。

2.利用信息化系统对库存数据进行分析，生成各类报表，如库存日报表、月报表、库存周转率报表等，为库存管理决策提供数据支持。

（三）信息沟通与共享

1.建立定期的库存信息沟通会议制度，由行政主管主持，采购人员、仓库管理人员和各物资使用部门代表参加。会议上通报库存情况、库存预警信息以及库存管理中存在的问题，共同商讨解决方案。

2.日常工作中，各部门之间要保持信息畅通，及时反馈库存相关信息。例如，物资使用部门发现某种物资的使用量有较大变化时，应及时告知行政主管和仓库管理人员，以便调整库存预警指标。

五、库存预警处理流程

（一）预警触发

1.仓库管理人员在日常盘点或通过信息化系统监控库存时，当发现库存数量达到或低于补货点、接近或超过最大库存时，触发库存预警。

2.预警信息以系统提示、邮件、短信等