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规范企业内部沟通群管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业内部沟通群（以下简称“内部群”）的建立、使用与管理，提升沟通效率，保障信息安全，维护良好的网络沟通秩序，营造积极健康的企业文化氛围，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及各部门、各项目组以企业名义或为工作目的建立的，用于内部信息交流、业务协作的各类即时通讯工具群组。公司全体员工在使用内部群进行沟通时，均须遵守本办法规定。

第三条基本原则

内部群管理遵循以下原则：

（一）统一规划，分级负责：公司层面统筹规划，各部门、项目组对所辖内部群的日常管理负直接责任。

（二）规范有序，注重实效：群的建立与使用应服务于工作需求，信息发布应准确、及时、相关，避免无关信息干扰。

（三）安全保密，防范风险：严格遵守公司保密规定，严禁泄露商业秘密、工作秘密及其他敏感信息。

（四）尊重个体，和谐沟通：倡导文明用语，尊重他人，营造积极、专业的沟通环境。

第二章群的创建与审批

第四条创建原则

内部群的创建应基于实际工作需要，遵循“必要、精简、高效”的原则，避免盲目建群、重复建群。临时性、阶段性工作结束后，相关群组应及时解散或归档。

第五条审批流程

（一）创建内部群需由发起部门或发起人向本部门负责人提出申请，明确群名称、群宗旨、主要成员、群主、预计存续时间等信息。

（二）部门负责人对申请进行审核，确认其必要性与合理性。对于涉及跨部门、人数较多或重要业务领域的群组，需报请公司相关分管领导审批。

（三）审批通过后方可创建群组。群创建后，应及时将群信息（如群名称、群主、群二维码等）在公司指定的信息平台进行备案。

第六条群名称规范

内部群名称应清晰直观，能够准确反映群的性质、用途或所属部门/项目。建议采用“部门/项目-用途”或“主题-范围”的命名格式，避免使用模糊、随意或易引起误解的名称。

第三章群的日常管理

第七条群主职责

每个内部群应明确一名群主，群主是该群的第一责任人，主要职责包括：

（一）负责群成员的邀请、审核与管理，确保群成员为本群工作所必需。

（二）引导群内讨论方向，确保交流聚焦于工作议题，及时制止与群宗旨无关的闲聊或不当言论。

（三）监督群内信息发布，对违反本办法及公司其他规定的信息，应及时提醒、制止或删除。

（四）定期检查群成员构成，清理长期不发言、已调离或不再相关的成员。

（五）在群内发生争议或突发事件时，及时介入协调处理，并向相关领导汇报。

（六）群组达到预期存续目的或不再需要时，负责组织群的解散或归档工作。

第八条群成员行为规范

群成员在参与群内交流时，应遵守以下规定：

（一）实名参与：建议使用真实姓名（或易于辨识的昵称+姓名），以便于身份识别和工作沟通。

（二）聚焦工作：发言应围绕群的既定主题和工作内容，减少与工作无关的信息发布。

（三）文明用语：语言表达应礼貌、专业、得体，禁止使用攻击性、侮辱性、诽谤性或其他不文明语言。

（四）信息真实：发布信息应真实、准确，未经证实的消息不得随意传播。

（五）遵守保密：严禁在群内发布、传播任何涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息、财务数据及其他未公开的敏感信息。

（六）知识产权：尊重他人知识产权，转载或引用他人作品应注明出处，不得侵犯他人合法权益。

（七）禁止内容：严禁发布与国家法律法规、社会公序良俗及公司规章制度相抵触的内容，包括但不限于：谣言、暴力、色情、赌博、广告推销、宗教迷信等信息。

（八）及时响应：对于群内涉及本人职责范围内的工作通知、@提醒等，应尽快查看并予以响应。

第九条群内信息发布规范

（一）官方信息：公司层面的重要通知、政策解读等，建议由指定部门或人员统一发布，确保信息的权威性和一致性。

（二）工作信息：鼓励发布与工作相关的进展、问题、经验分享等内容，促进信息共享与协作。

（三）文件管理：群内共享的重要文件，建议同时存档至公司统一的文档管理系统，以便长期查阅和版本控制。

（四）慎用@全体：除非发布极其重要且与群内所有成员相关的信息，否则不应随意使用@全体成员功能，以免造成信息骚扰。

第十条群的维护与清理

（一）群主应定期（如每季度或每半年）对群的活跃度、信息质量进行评估。

（二）对于长期（如连续三个月以上）无工作相关交流的“僵尸群”，群主应组织解散或通知相关成员后归档。

（三）因人员变动、项目调整等原因导致群组成员或功能发生重大变化的，群主应及时更新群信息或进行群重组。

第四章沟通工具的选择与管理

第十一条工具选择

公司鼓励或指定使用统一的、安全可靠的内部即时通讯工具。如确有特殊需求使用其他工具，应确保其符合公司信息安全标准，并报相关部门备案。

第十二条安全与保密

（一）所有群成员应提高信息安全意识，妥善保管个人账号密码，防止账号被盗用或