五金厂采购部采购流程优化规章.doc

五金厂采购部采购流程优化规章

五金厂采购部流程规章

一、总则

（一）目的

本规章旨在规范五金厂采购部的采购流程，确保采购工作高效、有序进行，保障生产运营所需物资及时供应，提高采购质量，降低采购成本，同时维护公司利益，树立良好企业形象，实现经济效益与社会效益的统一。

（二）适用范围

本规章适用于五金厂采购部全体员工以及与采购业务相关的各部门和人员，同时涉及到的供应商也需遵循相关规定。

（三）遵循原则

1.公开透明原则：采购信息、采购流程和采购结果等应保持公开透明，接受公司内部监督，确保公平竞争。

2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公平公正的评判标准，杜绝不正当竞争行为。

3.质量优先原则：在满足生产需求的前提下，优先选择质量可靠的物资，确保产品质量符合公司标准和客户要求。

4.成本效益原则：通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利润最大化。

二、组织架构与职责

（一）采购部组织架构

采购部设采购经理一名，负责全面管理采购部工作；下设采购专员若干，负责具体采购项目的执行；同时配备采购助理，协助采购专员完成日常工作。

（二）各岗位职责

1.采购经理

-制定采购战略和计划，根据公司生产经营需求，确定采购目标和方向。

-管理采购团队，分配工作任务，监督采购人员的工作绩效，提供培训和指导。

-建立和维护与供应商的战略合作关系，拓展供应商资源，定期评估供应商表现。

-审核采购合同和订单，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。

-协调与其他部门的工作关系，解决采购过程中的重大问题和纠纷。

2.采购专员

-根据采购计划，负责具体物资的采购工作，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。

-收集供应商信息，建立和维护供应商档案，对供应商进行初步评估和筛选。

-起草采购合同和订单，提交采购经理审核，并跟踪订单执行情况，确保按时到货。

-处理采购过程中的质量问题、交货延迟等异常情况，与供应商协商解决方案。

-定期整理采购数据，分析采购成本和市场动态，为采购决策提供参考。

3.采购助理

-协助采购专员进行文件整理、资料归档等日常工作。

-负责采购信息的收集和传递，如接收供应商报价、订单确认等文件。

-跟进采购订单的执行进度，及时向采购专员反馈相关信息。

-协助处理采购过程中的简单事务，如安排样品检验、协调交货事宜等。

三、采购流程

（一）需求确认

1.各部门根据生产计划、库存情况和工作需求，填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息。

2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。采购部对需求进行汇总和分析，确认采购项目的必要性和合理性。

（二）供应商选择与评估

1.供应商开发

采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐等，收集供应商的基本信息，包括公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。

2.供应商评估

-采购部建立供应商评估小组，成员包括采购经理、质量控制人员和技术人员等。评估小组根据收集的供应商信息，对潜在供应商进行实地考察或问卷调查。

-评估内容主要包括供应商的资质信誉、生产能力、质量保证体系、价格竞争力、交货期、售后服务等方面。评估小组根据评估标准对供应商进行打分，形成《供应商评估报告》。

3.供应商选择

采购部根据评估结果，选择综合得分较高的供应商作为合格供应商，并将其列入《合格供应商名录》。对于关键物资的供应商，采购部应与供应商签订质量保证协议，明确双方的权利和义务。

（三）采购询价与谈判

1.采购询价

采购专员向《合格供应商名录》中的供应商发出《采购询价单》，详细说明所需物资的规格、数量、质量要求等信息，要求供应商在规定时间内提供报价。

2.比价与议价

采购专员对收到的供应商报价进行整理和分析，对比不同供应商的价格、交货期、质量等条款，选择性价比最高的供应商进行议价。在议价过程中，采购专员应充分了解市场行情，运用谈判技巧，争取最优惠的采购价格和条款。

（四）合同签订与执行

1.合同起草

采购专员根据询价和谈判结果，起草采购合同。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应使用公司统一的合同模板，确保合同条款符合法律法规和公司要求。

2.合同审核与审批

采购合同起草完成后，先由采购经理进行审核，重点审核合同条款的合理性、完整性和风险防范措施。审核通过后，提交至法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。最后