公司钉钉报销系统使用教程及案例.docxVIP

公司钉钉报销系统使用教程及案例

一、引言：为什么选择钉钉报销系统？

在传统报销模式中，员工常常面临填写纸质单据繁琐、发票粘贴耗时、审批流程冗长、报销进度不透明等问题。为提升效率并规范财务管理流程，公司已全面启用钉钉报销系统。该系统整合了在线填单—智能审核—电子归档—快速打款全流程，不仅大幅缩短报销周期，还能通过数字化手段确保费用合规性。本文将从实际操作出发，并结合典型案例，帮助大家快速掌握系统使用方法，轻松应对各类费用报销场景。

二、系统核心功能与操作界面概览

在开始报销前，建议先熟悉钉钉报销系统的核心模块：

发起报销：位于钉钉工作台「财务应用」入口，支持差旅、办公、招待等多类型费用填报；

报销管理：可查看个人报销单状态（草稿/审批中/已通过/已驳回）、历史记录及打款进度；

发票管理：支持电子发票上传、OCR智能识别（自动提取金额、税额等信息）、发票合规性校验；

审批流程：根据费用类型和金额自动匹配审批链，实时显示当前审批人及处理进度。

提示：首次使用需确保钉钉已更新至最新版本，并完成「财务权限」授权（路径：钉钉设置—隐私与安全—应用权限—财务应用）。

三、报销全流程操作指南

（一）发起报销：三步完成单据填写

1.选择报销类型，明确费用归属

进入「发起报销」页面后，首先根据实际场景选择费用类型，如「差旅费」「日常办公费」「业务招待费」等。注意：不同费用类型对应不同的填写模板和审批要求（例如差旅费需填写行程信息，招待费需注明招待对象及事由）。

同时，需准确选择「费用归属部门」和「成本中心」（若涉及项目，需补充项目编号），避免因归属错误导致财务核算偏差。

2.填写费用明细，上传合规发票

金额填写：手动输入「报销总金额」，系统会自动关联「发票金额」进行校验（若发票金额与填写金额不一致，需在「备注」中说明原因）；

发票上传：电子发票可直接通过「相册上传」或「邮箱导入」（支持PDF、JPG格式），纸质发票需清晰拍摄发票抬头、税号、金额、开票日期等关键信息；

智能校验：系统会自动识别发票真伪、重复报销风险及合规性（如发票抬头是否与公司全称一致、是否为增值税专用发票等），若提示「发票异常」，需重新上传合规票据。

3.提交审批，跟踪进度

确认信息无误后，点击「提交」，系统将根据预设规则自动推送至直属领导审批。提交后可在「报销管理—我的报销」中查看实时进度，若审批人未及时处理，可通过「催办」功能提醒。

（二）审批与打款：透明化流程加速资金到账

财务审核：审批通过后，单据自动流转至财务部，财务人员将对发票合规性、费用标准（如差旅住宿上限）进行最终核验；

打款时间：财务审核通过后，系统将在1-3个工作日内完成对公账户打款，到账信息将通过钉钉消息通知。

四、典型案例：从场景化操作看报销规范

案例1：差旅费报销（含多行程、多发票场景）

场景：销售部员工王某因「北京-上海客户拜访」产生差旅费，包含高铁票（2张）、住宿费（1张）、市内交通费（3张）。

操作步骤：

1.选择「差旅费」类型，填写行程信息：

出发地：北京，目的地：上海，出发日期：X月X日，返回日期：X月X日；

事由：「拜访XX科技有限公司，洽谈年度合作方案」；

2.上传发票时，按「交通—住宿—其他」分类上传，并在「费用明细」中分别填写金额（如高铁票XXX元、住宿费XXX元、市内交通XXX元）；

3.提交后，审批链为「直属领导→销售总监→财务经理」，全程线上流转，无需线下签字。

合规要点：差旅住宿需提供与行程日期一致的酒店水单，高铁票需注明座位类型（二等座为标准），超标准费用需单独说明并经更高层级审批。

案例2：日常办公费报销（含电子发票批量上传）

场景：行政部李某为部门采购办公用品，获取5张电子发票（来自京东、得力等平台）。

操作步骤：

1.选择「日常办公费」类型，事由填写「Q3部门办公用品采购（含打印机墨盒、文件夹等）」；

2.电子发票通过「邮箱导入」功能批量上传（提前将发票发送至个人钉钉绑定邮箱，系统自动抓取）；

3.系统OCR识别后，自动填充发票金额、税额，核对无误后提交至行政主管审批。

合规要点：电子发票需确保清晰完整，避免截图或压缩导致信息模糊；同类费用建议合并报销，减少单据数量。

五、注意事项与常见问题解答

（一）发票上传常见问题

1.问题：提示「发票重复上传」？

解答：可能为同一发票已在其他报销单中使用，或误传历史发票，需核对发票代码和号码，确保唯一性。

2.问题：纸质发票拍照后无法识别？

解答：确保光线充足、发票平整，关键信息（如发票专用章、金额）无遮挡，建议使用「发票扫描」功能（需开启相机权限）。

（二）审批与打款延迟处理

若审批人超过3个工作日未处理，可联系行政部协助跟进；

打款延迟