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机关单位公务接待流程与规范

机关单位公务接待工作规范与实操指引

——以规范高效、务实节俭为核心

公务接待是机关单位对外联络、服务保障的重要工作，直接关系单位形象与行政效能。为进一步规范接待行为，提升服务质量，确保接待工作既符合政策要求，又能务实高效完成任务，特结合实际工作情况，制定本规范与指引。

一、坚持原则，明确导向

公务接待必须以“服务工作、促进交流”为根本目的，严格遵循以下原则：

1.服务大局、服从中心：围绕单位核心工作需求，杜绝无实质内容的接待活动，确保接待行为与中心任务紧密结合。

2.从严控制、规范管理：严格执行接待审批制度，无公函或未经批准的接待一律不予安排，严禁超范围、超标准接待。

3.务实节俭、杜绝浪费：以满足基本需求为标准，不搞形式主义，不铺张浪费，优先选择经济实惠的接待方式，倡导“光盘行动”。

4.尊重习俗、热情周到：在合规前提下，兼顾接待对象的工作习惯与文化背景，体现人文关怀，避免因细节疏漏影响接待效果。

二、规范流程，精细操作

（一）事前准备：严把审批关，夯实基础

1.接待申请与审批

由承办部门根据公函或工作需要，填写《公务接待审批单》，注明接待对象、事由、人数、时间、地点及预估费用，按权限报单位分管领导或主要负责人审批。

涉及跨部门、跨层级的接待，需提前与相关单位沟通协调，明确职责分工，避免重复接待或责任不清。

2.制定接待方案

审批通过后，承办部门需制定详细接待方案，内容包括：日程安排（含抵离时间、活动内容、陪同人员）、场地布置（如会议室、考察点）、食宿交通、经费预算等。

方案需经分管领导审核，重点核查陪同人员级别是否对等、活动安排是否必要、经费是否符合标准。

3.沟通协调与联络

提前与接待对象联络员对接，确认行程细节（如饮食禁忌、特殊需求），避免因信息偏差导致安排失误。

如需安排车辆、住宿，优先选择单位内部资源或协议服务商，确保安全、便捷、经济。

（二）事中实施：注重细节，提升质效

1.迎送与引导

陪同人员应提前到达指定地点等候，主动介绍单位情况，引导至活动场所；送别时根据对方身份与行程，可安排简短送别仪式，避免形式化。

活动过程中，陪同人员需全程关注接待对象需求，及时协调解决突发问题（如调整行程、应对天气变化等）。

2.会见与会谈安排

会议室布置简洁实用，按需摆放席卡、资料、饮用水，控制室内温度与光线；涉密会议需严格执行保密规定，无关人员不得进入。

会谈前梳理核心议题，准备简明扼要的汇报材料，避免冗长表述；会议结束后及时整理纪要，明确后续对接事项。

3.餐饮与住宿安排

餐饮以本地家常菜为主，不提供高档菜肴、烟酒，陪餐人数严格控制（原则上不超过接待对象人数的二分之一），确需增加的需经单位主要负责人批准。

住宿优先选择经济型酒店，省部级及以上领导可按规定安排套间，其他人员安排标准间，不得超标准配备生活用品。

4.考察与调研活动

提前踩点考察路线，确保交通顺畅、安全措施到位；安排熟悉业务的人员讲解，避免照本宣科，注重互动交流。

（三）事后工作：及时收尾，规范归档

1.送别与总结

送别时确认接待对象返程安排，如需协助订票、送站，由承办部门专人负责；活动结束后2个工作日内，承办部门需梳理接待情况，总结经验教训。

2.费用结算与报销

凭审批单、接待方案、费用票据（如餐饮、住宿、交通发票）按财务制度报销，票据需注明接待对象、事由、日期，严禁虚报冒领。

报销金额不得超过预算，超支部分需书面说明原因，经单位主要负责人审批后方可报销。

3.资料归档

将接待方案、审批单、会议纪要、费用票据等材料整理成册，按年度归档保存，以备审计检查。

三、明确规范，严守纪律

1.严禁超范围接待：非公务活动（如私人宴请、同学聚会）不得使用公款接待；严禁将休假、探亲等活动纳入公务接待范围。

2.严控接待标准：不得在风景名胜区、高档酒店安排活动，不得组织高消费娱乐、健身活动，不得赠送礼品、礼金、有价证券。

3.强化监督问责：单位纪检监察部门定期检查接待制度执行情况，对超标准、超范围接待或违规报销的，依规追究相关人员责任。

四、加强管理，提升效能

1.定期培训：每年组织1-2次接待业务培训，内容包括礼仪规范、政策解读、应急处理等，提升工作人员专业素养。

2.动态评估：建立接待满意度反馈机制，通过问卷调查、座谈等方式收集接待对象意见，持续优化流程。

3.资源统筹：整合单位内部会议室、车辆、食堂等资源，与定点服务商签订长期协议，降低接待成本，提高资源利用率。

结语

公务接待是机关单位作风建设的“窗口”，需始终以“规范、高效、节俭”为准则，在细节中体现责任，在服务中展现形象。各部门应结合实际细化操作细则，杜绝“走过场