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酒类采购管理流程及制度手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司（或单位，下同）酒类采购行为，加强采购过程管理，确保采购的酒类产品质量可靠、价格合理、供应及时，有效控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有部门及员工因公务接待、商务活动、内部福利等所需酒类的采购、验收、入库、发放及相关管理活动。

1.3基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.质量优先原则：在保证产品质量符合国家标准及公司要求的前提下，追求性价比最优。

3.效益原则：通过科学管理和规范流程，降低采购成本，提高资金使用效益。

4.公开、公平、公正原则：采购过程应透明化，对符合条件的供应商一视同仁。

5.权责明确原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保责任落实到人。

第二章采购管理流程

2.1需求提报与审批

1.需求提报：各部门根据实际业务需要，填写《酒类采购申请表》，详细注明所需酒品种类、规格、数量、预估单价、预计使用时间及用途等信息，并由部门负责人签字确认。

2.审批流程：

*采购申请单按公司既定的审批权限逐级报批。

*金额较大或特殊品类的采购，需报请公司分管领导或主要负责人审批。

*未经审批或审批不全的采购申请，不得进入后续采购环节。

2.2供应商选择与管理

1.供应商资质审查：采购部门负责对潜在供应商进行资质审查，包括但不限于营业执照、食品经营许可证、酒类流通备案登记证明（如适用）、品牌授权代理证明等，并对供应商的信誉、生产能力、供货能力、质量保障体系及售后服务等进行综合评估。

2.建立合格供应商名录：对审查合格的供应商，纳入公司《合格酒类供应商名录》进行动态管理。

3.供应商询价与比价：根据采购需求，向至少三家及以上合格供应商发出询价，获取报价单，进行价格、质量、服务等方面的比较。对于长期合作或大额采购，可考虑采用招标方式。

4.供应商确定：综合评估各供应商的报价及综合实力，确定最优供应商，并保留相关询价、比价记录。

2.3采购执行

1.合同签订：对于达到一定金额或长期合作的采购，应与选定的供应商签订书面采购合同，明确产品名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、交货地点、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任等条款。合同需按公司规定进行审批。

2.订单下达：采购合同签订后或零星小额采购确认后，向供应商下达正式采购订单。

2.4验收与入库

1.到货验收：供应商送货至指定地点后，由采购部门会同仓库管理部门（或使用部门代表）共同对货物进行验收。验收内容包括：

*外包装是否完好无损，有无破损、渗漏。

*产品名称、规格、型号、批次、生产日期、保质期等是否与订单及合同要求一致。

*产品标签、标识是否清晰、规范，是否符合食品安全标准。

*数量是否准确。

*对于瓶装酒，需检查瓶盖是否完好，有无开启痕迹，瓶身有无裂纹等。

2.质量抽检：必要时，可对酒类产品进行抽样送检，确保其质量安全。

3.入库登记：验收合格后，仓库管理员凭验收合格单办理入库手续，登记《酒类库存台账》，详细记录入库信息。不合格产品应拒绝接收，并及时通知供应商进行处理（退换货等）。

2.5付款结算

1.发票审核：供应商提供合法有效的增值税发票及相关结算凭证，由采购部门进行初步审核，确认与合同、订单、验收单内容一致。

2.付款申请：采购部门根据审核无误的发票及相关凭证，填写《付款申请单》，按公司财务审批流程报批。

3.财务付款：财务部根据审批通过的付款申请及相关凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。

第三章采购管理制度

3.1组织与职责

1.采购部门：

*负责本手册的组织实施与解释。

*负责酒类采购的具体执行，包括供应商的寻找、评估、选择与管理。

*负责采购合同的拟定、洽谈与管理。

*负责采购订单的下达、到货跟踪及协调处理采购过程中的问题。

*负责组织酒类产品的验收工作。

2.需求部门：

*负责根据实际需要，准确、及时提报采购需求。

*参与所提报需求酒类的验收工作（如适用）。

3.仓库管理部门：

*负责酒类产品的入库验收、存储保管、出库登记及库存盘点。

*确保库存酒类的安全、完好，防止损坏、变质、丢失。

4.财务部门：

*负责采购资金的审核与支付。

*负责对采购活动的财务监督。

5.法务部门（如适用）：

*负责对采购合同的法律合规性进行审核。

6.公司管理层：

*负责审批权限范围内的采购申请及合同