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文件编号：A-DCC-001编制日期：2011-7-28

公司文件管理制度

版本：A修改状态：00

1.0目的

为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保相关部门及场所使用的文件均为

有效受控版本，特制定本制度。

2.0适用范围

2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）；

2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；

2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；

2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。

3.0职责

3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、

作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录

清单》；

3.2总经办文控中心负责部门公文（包括公告后通知）统一编号，发放、回收、

销毁、归档等工作由起草部门负责：

3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合

同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；

3.4部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定；

3.5总经理或授权部门负责人批准发布；

3.6部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；

3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责,

4.0定义

4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时

使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；

4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、

统一方法和统一行动的目的；

4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而

制定的，对项工作制定的操作程序和规范化规定；

4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）

或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要

表达的信息；

4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的类形式的

公文、制度等文件，均属于保密文件：

4.6非保密文件：属相对性概念。公司内部，以类文件形式公开发布的公文、制

度及相关表格等，均属于非保密文件。相对于外部，公司内所有非保密文件均

为保密文件。

5.0文件格式及标准

5.1公文（包括公告和通知）

5.1.1标题：二号微软雅黑，加粗；

5.1.2司标：文件右上角；

5.1.3文件号：文件编号及发文日期，黑体五号，靠右对齐；

5.1.4文件编码原则：

x-xxxx-xxx

I-►流水号（3位数字）

►自然年如（2011）

►职能代码（见附件1,表1）

编号中英文及数字采用五号Calibri字体。