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管理制度编写规范

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为了统一管理文件、制度的编写格式，特制定本规定。

2适用范围

各部门对手册、程序文件、三阶管理制度（技术图纸标准、检验卡片、工艺卡片等除外）的编制。

3具体内容

3.1页面设置

质量手册、程序文件页边距上、下、右、左全部为2cm，纸型为A4，

三级管理制度页边距左为2cm，上、下、右全部为1.8cm

3.2字体及段落设置：

3.2.1文本

除特殊要求外，其他字号全部为小四号字。

3.2.3输入

3.2.4段落设置：

3.3文件标题：

3.3.1公司标识和公司名称字号为三号字，公司标识由中英文组合而成，字体加阴影，例如：皇明Himin

编制公司文件时，公司名称统一为“皇明洁能控股”或“山东温屏节能玻璃”

3.3.3正文的标题为小三号字，本行居中。

3.4版次说明及文件编号：

质量手册、程序文件建立封面在封面上描述。见附件1。

三级管理制度：

a)标题下行为：文件制定或修订的年月日、版次和文件编号标识，其字号为5号字，且数字全部为阿拉伯数字,并有下划线。

例1：新建版文件

2006年1月1日制定文件编号：

2006年1月1日第1次修订文件编号：

b)第2、3、4……页（含附件）第一行右上角为“文件编号：”字体为五号字。

3.5页脚设置：

质量手册、程序文件无页脚。

三级管理制度第一行为下划线，第二行内容为：“共页第页”和“年月日实施”字号为五号字。例如：

第PAGE2页共NUMPAGES8页年月日实施

注：“文件编号：”“年月日实施”不用填，由图书档案中心发行时填写。

3.6文件签批栏要求：

每个文件的签批栏为小四号字，在正文尾页底端，即附件（流程图、表格等）前页底端，格式如下：

审核/会签：

3.7正文内容编写要求：

3.7

a)第一顺序号为123……；

b)第二顺序号为1.11.21.3……；

c)第三顺序号为1.1.11.1.2……；

d)第四顺序号为a)b)c)……；

e)第五顺序号为①②③……；

f)顺序号后无标点符号，用一个半角空格隔开。

g)第一、二、三顺序号一律无缩进，第四、五……顺序号向右缩进一个半角空格。

第一顺序号和标题字体加粗后加冒号，内容另起一行。例如：“1目的：”。

3.7.3文件修订时原则上使用原文件名称和编号，若文件有以上变化时，须在

适用范围的内容后加注，例如：“注：本规定代替原2008.5.13版S-0535《制度、流程

编写规则》”。

3.7.4

3.7.5

3.7.6三级管理制度文件的倒数第二条款须为服务承诺项，即制定部门的

三级管理制度文件的最末条款应写明本文件的编写部门，例如：“4本规定由×××负责起草/编制/修订。”。

3.7.8文件内容中避免出现人名，涉及某个人的，用岗位或职务代替，例如：应是“重要文件由总经理批准”，避免出现“重要文件由×

3.8文件附件的要求：

3.8.1涉及多部门接口

3.8

准备：过程：决策判断：

结束：存档：

结束：

存档：

示例见附件1：流程图举例（制度评审下发流程图）

3.8

示例见附件2：表单举例（文件评审记录及签到表）

3.8

a)页面第一行右上角为“文件编号：”字体为五号字。

b)第二行为“附件1/2/3/…：”，靠左顶格，小四号字

c)页次底端格式为：

第页共页年月日实施

4三、四阶文件编码流水号说明

4.1行政管理

文件类别

编号范围

文件类别

编号范围

行政——综合管理

0101—0199

行政——资讯管理

0401—0499

行政——车辆管理

1—0299

行政——档案管理

0501—0599

行政——财务管理

0301—0399

行政——后勤管理

0601—0699

行政——审计管理

0701—0799

行政——教育、训练管理

1101—