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公司印章管理流程及责任书模板

在现代企业治理结构中，印章作为公司对外行使权利、承担义务的重要凭证和象征，其管理的规范性直接关系到公司的运营安全与合法权益。为确保公司印章使用的严肃性、安全性和合规性，防范潜在风险，特制定本印章管理流程及配套的责任书模板，以期为企业实践提供具有操作性的指引。

一、公司印章管理流程

（一）总则

1.管理宗旨：本流程旨在规范公司各类印章的刻制、保管、使用、交接、销毁等环节，明确各相关部门及人员的职责，保障公司印章使用的安全与高效。

2.适用范围：本流程适用于公司及所属各部门、分支机构所有正式印章的管理，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章及其他专项业务印章。

3.管理部门：公司综合管理部（或行政部，下同）为印章管理的归口部门，负责统筹印章的刻制、登记、保管、监督等管理工作。其他相关部门（如财务部）协助做好特定专业印章的日常使用管理。

（二）印章的刻制

1.申请与审批：因业务发展或工作需要新增印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格及保管部门/人等，经部门负责人审核、综合管理部复核后，报请公司分管领导或法定代表人审批。

2.刻制：经批准后，由综合管理部统一到公安机关指定的、具备合法资质的刻制单位办理刻制手续。严禁任何部门或个人私自刻制公司印章。

3.登记备案与启用：新印章刻制完成后，综合管理部负责对印章的印模进行登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管人等信息，并留存印模样本。启用前，应发布正式启用通知。

（三）印章的保管

1.专人保管：各类印章应指定责任心强、工作严谨的专人负责保管。原则上，公司公章、法定代表人章应由不同人员分开保管。财务专用章、发票专用章等应由财务部指定专人保管。

2.保管要求：印章保管人应将印章存放在保险柜或带锁的专用抽屉等安全设施内。下班或离开工作岗位前，必须将印章锁好，确保万无一失。严禁将印章随意放置或交予他人代管。

3.保管人职责：保管人须熟悉印章管理规定，严格按照审批权限和用印流程办理用印手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝。同时，应妥善维护印章，确保印章清晰、完好。

（四）印章的使用

1.申请与审批：使用印章前，用印人须填写《用印申请单》，注明用印事由、文件名称、份数、拟用印类别及用印日期等，并附上需用印的文件原件或复印件。《用印申请单》须经部门负责人审核，按审批权限逐级报批。涉及重大合同、对外担保、投融资等重大事项的用印，须报请公司法定代表人或其授权的高级管理人员审批。

2.核对与用印：印章保管人在接到审批通过的《用印申请单》及相关文件后，应对文件内容与审批事项的一致性、文件内容的合规性、完整性进行仔细核对。确认无误后，方可按规定用印。用印时应确保印迹清晰、端正，位置恰当（如落款处、骑缝处等）。

3.登记与存档：每次用印后，印章保管人应在《印章使用登记簿》中详细记录用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、份数、审批人及印章类别等信息，并由用印人签字确认。《用印申请单》及用印文件的复印件（或电子扫描件）应妥善存档，保存期限参照公司档案管理规定执行。

4.严禁事项：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。严禁携带印章外出使用，确因特殊情况需外出用印的，须提出书面申请，经公司分管领导或法定代表人批准后，由两人以上共同携带，并确保印章在可控范围内使用，用后立即归还。

（五）印章的交接、遗失、损毁与缴销

1.交接：印章保管人因工作调动、离职、休假等原因需移交印章时，须填写《印章交接登记表》，由综合管理部负责人监交，在监交人在场的情况下，办理交接手续，核对印模，明确交接双方的责任。交接完毕后，《印章交接登记表》应存档备查。

2.遗失与损毁：印章如发生遗失、被盗或严重损毁等情况，保管人应立即向综合管理部及公司领导报告，并采取必要的补救措施（如报警、登报声明作废等）。综合管理部应协助查明原因，并按规定追究相关人员责任。

3.缴销：因机构变动、名称变更、印章磨损或停用等原因不再使用的印章，应由保管部门及时向综合管理部提出缴销申请，经批准后，将原印章交回综合管理部。综合管理部负责对缴销印章进行登记、封存或按规定程序销毁，并做好记录。

（六）监督与责任追究

公司综合管理部及审计监察部门（如设有）有权对公司印章管理和使用情况进行定期或不定期检查。对严格遵守印章管理规定、认真履行职责的人员予以表扬；对违反本流程规定，造成印章滥用、遗失、被盗或因用印不当给公司造成损失的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。

二、公司印章管理责任书模板

公司印章管理责任书

甲方（公司