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纸张储存管理手册

一、纸张储存管理概述

纸张作为办公和记录的重要载体，其储存管理直接影响文档的保存质量、使用寿命及使用效率。本手册旨在规范纸张的储存流程、方法及注意事项，确保纸张在储存过程中不受损坏、丢失或污染，并实现资源的合理利用。

（一）纸张储存的重要性

1.保护文档质量：避免纸张受潮、霉变、虫蛀等损害，延长使用寿命。

2.提高使用效率：通过分类管理，方便查找和取用，减少浪费。

3.资源节约：合理储存可减少重复采购，降低成本。

（二）适用范围

本手册适用于公司所有纸质文档、档案、办公用品的储存管理，涵盖储存环境要求、分类方法、操作流程及定期检查等内容。

二、纸张储存环境要求

合适的储存环境是保证纸张质量的关键。

（一）温湿度控制

1.温度范围：建议保持在15℃–25℃，避免过高或过低导致纸张变形或脆化。

2.湿度范围：相对湿度宜控制在45%–60%，湿度过高易发霉，过低则易脆裂。

3.防潮措施：储存区域应远离水源，必要时使用除湿机或干燥剂。

（二）光照防护

1.避光储存：紫外线会加速纸张老化，应选择阴暗处或使用防光膜。

2.减少暴露：非必要不长时间翻阅，避免阳光直射。

（三）防尘与防虫

1.清洁环境：定期清理储存区域，减少灰尘积累。

2.驱虫措施：可使用无毒驱虫剂或密封储存防虫蛀。

三、纸张分类与储存方法

根据纸张类型和使用频率，采用分类分区储存，提高管理效率。

（一）分类标准

1.按用途分类

(1)办公用纸（如打印纸、信纸）

(2)归档文件（如合同、报告）

(3)特殊用纸（如胶版纸、铜版纸）

2.按使用频率分类

(1)常用量：存放于取用方便处，如前台或档案柜。

(2)低用量：集中存放于仓库或档案室。

（二）储存方法

1.竖式存放

(1)使用带分隔的档案盒，每盒重量不超过5公斤。

(2)纸张方向统一，避免乱堆叠导致变形。

2.横式存放

(1)适用于厚重纸张（如图纸、表格），需平放于托盘。

(2)保持间距，避免受压变形。

3.数字化优先

(1)优先扫描归档文件，减少纸质版存储量。

(2)电子版与纸质版同步管理，确保数据安全。

四、操作流程与注意事项

规范操作可减少人为损坏，延长纸张寿命。

（一）入库流程

1.检查质量：验收纸张时检查是否破损、受潮或污染。

2.登记记录：记录纸张类型、数量、入库日期等信息。

3.分类存放：按分类标准放入指定位置。

（二）取用流程

1.先取后用：避免频繁翻动同一批纸张。

2.轻拿轻放：避免弯折或撕裂。

3.及时归位：使用后立即放回原处，保持整洁。

（三）定期检查

1.检查频率：每季度检查一次储存环境及纸张状态。

2.发现问题：发现受潮、虫蛀等问题及时处理，如更换密封袋或调整位置。

3.记录存档：每次检查结果需记录并存档。

五、资源管理与维护

（一）用量统计

1.记录消耗：每月统计各部门纸张用量，分析使用习惯。

2.优化采购：根据用量调整采购量，避免囤积。

（二）废纸处理

1.分类回收：可回收纸张单独存放，定期交予回收机构。

2.再利用：破损纸张可用于草稿或手工制作，减少浪费。

六、附则

本手册由行政部负责解释和修订，各部门需严格遵守相关规定，确保纸张储存管理规范化。

三、纸张分类与储存方法（续）

（一）分类标准（续）

1.按用途分类（续）

(1)办公用纸

(1)打印纸：常用A4、A3规格，按80gsm、100gsm等克重细分。

(2)信纸/信封：牛皮纸信封、有纹信纸需单独存放，避免混淆。

(3)复写纸/描图纸：存放在干燥处，防粘连或变脆。

(2)归档文件

(1)合同类：使用无酸纸档案袋，标注合同编号及签订日期。

(2)报告类：按项目或年份编号，如“2023年Q1季度报告”。

(3)图纸类：硫酸纸或工程图纸需平放，避免卷曲。

(3)特殊用纸

(1)胶版纸：适用于印刷，存放在阴凉处防黄变。

(2)铜版纸：涂层纸易损，需用护纸膜包裹后存放。

2.按使用频率分类（续）

(1)常用量储存细节

(1)设置“常用纸抽屉”：在办公区配置带标签的抽屉，存放每日需用纸张（如便签纸、标签纸）。

(2)定期补充：行政部每周巡检常用量纸张，确保不过度消耗。

(2)低用量储存细节

(1)仓库分区：按部门或项目编号货架，如“财务部-2023合同档案区”。

(2)密封保存：长期不用的档案使用气相防霉袋密封，并存放在恒温库。

（二）储存方法（续）

1.竖式存放（续）

(1)档案盒选择

(1)尺寸匹配：A4文档盒可存放约50-80本20页厚的文件。

(2)材质要求：优先选用无酸纸或木纤维板材质，避免酸性物质腐蚀纸张。

(2)堆叠规范

(1)层数限制：每堆不超过5盒