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备忘录撰写规则

一、备忘录概述

备忘录是一种正式的书面沟通工具，用于在组织内部传递信息、提出建议、记录事项或协调工作。其特点包括简洁明了、结构清晰、针对性强，适用于日常工作沟通和事务记录。

二、备忘录的基本结构

（一）备忘录核心要素

1.发件人：填写发送备忘录的人员姓名或部门名称。

2.收件人：填写接收备忘录的人员姓名或部门名称。

3.日期：记录备忘录创建的日期，格式为年-月-日。

4.主题：用简短的语言概括备忘录的主要内容，建议不超过一句话。

（二）备忘录正文格式

1.称呼：顶格书写收件人姓名或职位，后加冒号，如“尊敬的XX：”。

2.正文内容：

-分段清晰，每段围绕一个要点展开。

-使用要点式或分步骤描述，避免冗长段落。

-关键信息可加粗或编号，便于阅读。

（三）结尾部分

1.结束语：常用“特此备忘”“顺祝商祺”等，根据内容选择。

2.签名：发件人姓名或部门名称，可附联系方式（可选）。

三、撰写要点与注意事项

（一）内容撰写要求

1.明确目的：在动笔前确定备忘录的核心目标，如信息传递、问题解决或建议提交。

2.简洁准确：避免使用模糊或歧义的表述，确保信息无歧义。

3.逻辑清晰：按时间顺序、重要性或步骤组织内容，便于收件人理解。

（二）语言规范

1.使用专业术语时，确保定义明确或上下文清晰。

2.避免口语化表达，如“大概”“差不多”等。

3.如需引用数据或示例，需注明来源或说明合理性（示例：如“根据上周统计，完成率约为85%”）。

（三）格式与排版

1.字体：建议使用标准易读字体，如宋体、黑体，字号不小于小四号。

2.段间距：单倍行距或1.5倍行距，确保不拥挤。

3.页边距：上下左右各2.54厘米，保持页面整洁。

四、常见错误及避免方法

（一）常见问题

1.主题模糊：如“工作事项”代替具体主题，导致收件人忽略。

2.信息缺失：未包含必要的背景说明或数据支撑。

3.排版混乱：段落不分条目，或编号不连续。

（二）改进建议

1.主题明确：如“关于XX项目进度更新的备忘录”。

2.补充背景：在正文开头简述事由，如“为跟进XX任务，现将相关事项说明如下”。

3.统一编号：如使用“(1)(2)(3)”或“第一步第二步第三步”等。

五、示例模板

备忘录

发件人：张三（市场部）

收件人：李四（销售部）

日期：2023-10-27

主题：关于XX活动宣传物料更新的建议

尊敬的李四：

近期XX活动宣传物料需更新，现将需调整事项说明如下：

（一）需调整内容

1.主视觉海报需加入新合作伙伴LOGO（见附件）。

2.宣传册数据更新：

(1)页面3“客户案例”补充2023年新增数据。

(2)页面5“产品优势”增加对比图表。

（二）完成时限

请于下周五前反馈修改版本，以便及时印刷。

顺祝商祺！

张三（市场部）

一、备忘录概述

备忘录是一种在组织内部用于正式沟通的书面文件，旨在清晰、高效地传递信息、记录决策、提出建议或协调工作。它通常比电子邮件更正式，适用于需要留存记录或涉及较多细节的事务。备忘录的核心价值在于其结构化特点，能够帮助沟通双方快速把握要点，减少误解。撰写备忘录时，应确保内容的专业性、准确性和条理性，以实现最佳沟通效果。

二、备忘录的基本结构

（一）备忘录核心要素

1.发件人：填写发送备忘录的人员姓名或部门名称。发件人信息应清晰完整，以便收件人了解信息的来源。例如，如果是个人发送，应写全名；如果是部门发送，应写部门全称。发件人还可以选择性地附上职位、联系方式等补充信息。

2.收件人：填写接收备忘录的人员姓名或部门名称。收件人信息同样应准确无误，确保备忘录能够送达目标受众。在多个收件人时，应使用逗号分隔每个收件人的姓名或部门名称。

3.日期：记录备忘录创建的日期，格式为年-月-日。日期的准确性很重要，因为它关系到备忘录事项的时效性。建议使用电子日历工具录入日期，以避免手写错误。

4.主题：用简短的语言概括备忘录的主要内容，建议不超过一句话。主题应具有高度概括性，能够让收件人一眼看出备忘录的核心议题，例如“关于XX项目预算调整的备忘录”或“XX活动后工作总结备忘录”。主题的撰写应避免使用模糊或过于专业的术语，确保所有收件人均能理解。

（二）备忘录正文格式

1.称呼：顶格书写收件人姓名或职位，后加冒号。称呼应体现对收件人的尊重，例如“尊敬的XX经理：”或“亲爱的XX同事：”。如果收件人是多个人员或部门，可以使用统称，如“各位同事：”或“相关部门负责人：”。

2.正文内容：

-分段清晰，每段围绕一个要点展开。在撰写正文时，应将每个独立的议题或事项分段阐述，每段的开头可以使用主题句，明确该段的主要内容。

-使用