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纸张使用与管理规定

一、总则

纸张作为办公和日常生活中的重要物资，其合理使用与管理对于节约资源、降低成本、提高工作效率具有重要意义。为规范纸张使用行为，减少浪费，特制定本规定。

二、纸张使用原则

（一）节约优先

1.采用双面打印、多页合并打印等方式减少纸张消耗。

2.优先使用电子文档进行内部流转和存档，减少不必要的纸质文件印发。

3.根据实际需求合理订购纸张，避免过度囤积。

（二）按需使用

1.打印前确认内容无误，避免因错误重复打印造成浪费。

2.优先使用标准尺寸纸张，非必要不使用特殊规格纸张。

3.临时性文件优先使用废纸或打印草稿纸。

三、纸张管理流程

（一）采购管理

1.由行政部根据各部门需求制定年度纸张采购计划，报管理层审批。

2.采购纸张需选择质量合格、符合环保标准的供应商，并注明克重、规格等具体要求。

3.采购数量需根据实际使用量计算，预留10%备用量，避免短缺。

（二）领用管理

1.各部门设立领用登记本，记录纸张领用情况，包括领用人、日期、数量等信息。

2.领用纸张需填写申请单，经部门主管签字后方可发放。

3.废纸回收需定期清理，由行政部统一处理或销毁。

（三）使用规范

1.打印设置：默认双面打印，单面打印需经部门主管批准。

2.文件复印：非重要文件优先使用复印纸，重要文件需经审批后使用新纸。

3.废纸利用：将可回收废纸分类堆放，行政部定期安排回收。

四、监督与考核

（一）监督机制

1.行政部定期检查各部门纸张使用情况，对浪费行为进行通报。

2.设立节约奖励机制，对提出合理化建议或显著减少纸张使用的部门给予表彰。

（二）考核标准

1.各部门纸张使用量纳入年度考核指标，超额使用需说明原因并制定改进措施。

2.行政部根据各部门使用情况调整采购计划，确保资源合理分配。

五、附则

本规定自发布之日起执行，各部门需组织员工学习并遵守。行政部负责解释本规定，并根据实际情况进行调整。

一、总则

纸张作为办公和日常生活中的重要物资，其合理使用与管理对于节约资源、降低成本、提高工作效率具有重要意义。为规范纸张使用行为，减少浪费，特制定本规定。

本规定的目的是通过明确纸张使用的原则、流程和监督机制，引导全员形成节约意识，建立科学、高效的纸张管理体系。各部门及全体员工应严格遵守本规定，共同推进纸张的节约与可持续利用。

二、纸张使用原则

（一）节约优先

1.采用双面打印、多页合并打印等方式减少纸张消耗。

-具体操作：在打印机或复印机设置中，默认选择双面打印模式。如需单面打印，需在打印前取消双面打印选项，并确认必要性。

-适用场景：内部文件、会议资料、非正式通知等可双面打印的内容，优先选择双面打印。

2.优先使用电子文档进行内部流转和存档，减少不必要的纸质文件印发。

-具体操作：会议纪要、内部通知、工作计划等可使用电子版形式传达，通过邮件、企业内部通讯工具或共享平台分发。存档时优先采用电子存档方式，如云存储、电子文件夹等。

-注意事项：重要文件需经领导审批后可印刷纸质版，并控制印刷数量。

3.根据实际需求合理订购纸张，避免过度囤积。

-具体操作：行政部每年末根据各部门上一年度纸张使用量及本年度工作计划，制定采购计划。各部门需提供详细的使用需求，包括常用规格、克重、数量等。

-预警机制：当库存纸张低于阈值（如1吨）时，行政部需及时启动采购流程，确保供应稳定。

（二）按需使用

1.打印前确认内容无误，避免因错误重复打印造成浪费。

-具体操作：在发送打印任务前，仔细校对文件内容、格式、页数等信息。可先进行预览或打印测试页，确认无误后再批量打印。

-修订建议：建立打印前检查清单，如“内容是否完整”“格式是否正确”“页数是否准确”等，提高核对效率。

2.优先使用标准尺寸纸张，非必要不使用特殊规格纸张。

-具体操作：日常办公中统一使用A4尺寸纸张，除非特殊情况（如制作宣传册、图纸绘制），经行政部批准后方可使用其他规格纸张。

-替代方案：可使用可重复利用的文件夹、文件袋等替代特殊纸张进行文件整理。

3.临时性文件优先使用废纸或打印草稿纸。

-具体操作：会议记录、草稿修订、内部沟通便签等临时性文件，优先使用行政部提供的废纸或草稿纸。新纸仅用于正式文件、重要报告等场合。

-废纸处理：废纸需分类堆放，行政部定期安排回收或再利用。

三、纸张管理流程

（一）采购管理

1.由行政部根据各部门需求制定年度纸张采购计划，报管理层审批。

-具体操作：行政部于每年11月收集各部门上一年度纸张使用数据及本年度需求，编制采购计划，包括纸张规格、数量、预算等。计划需附上各部门签字确认的需求汇总表，提交管理层审批。

-审批流程：管理层在5个工作日内完成审批，逾期需与行政部沟通调整。

2.采购纸张需选择