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办公室文秘工作流程规范范文

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范办公室文秘工作，明确工作标准，提高办事效率与质量，确保各项行政事务有序运转，依据单位相关管理制度及文秘工作实际需要，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于单位办公室全体文秘人员（含专职及兼职）的日常工作。

（三）工作原则

文秘工作应遵循以下原则：

1.服务至上：以服务领导决策、服务业务开展、服务全体员工为核心。

2.准确高效：确保信息传递、文件处理的准确性，力求工作时效。

3.保密严谨：严格遵守保密纪律，保守工作秘密。

4.细致周到：注重工作细节，考虑周全，避免疏漏。

5.团结协作：加强与各部门及同事间的沟通协作。

二、工作流程

（一）收文处理

1.签收登记：收到外来文件、信函、传真等，应仔细核对份数、文号、发文单位等信息，确认无误后在收文登记簿上逐项登记，包括收文日期、来文单位、文号、标题、份数、密级（如有）等。

2.拟办呈批：对收到的文件，根据其内容和性质，提出初步的处理意见，如“请某某领导阅示”、“请某某部门办理”等，并附上文件呈送相关领导批阅。

3.传阅督办：根据领导批示意见，及时将文件分发给相关部门或人员传阅、办理。对需要办理的文件，应跟踪了解办理进度，适时提醒承办部门或人员按时办结。

4.归档保管：文件办理完毕或传阅结束后，应及时收集齐全，按照单位档案管理规定进行整理、编号、归档保存。

（二）发文处理

1.拟稿核稿：根据领导指示或工作需要草拟文件。草拟完成后，应进行认真校对，确保内容准确、表述规范、格式正确。重要文件需按程序送相关领导或部门核稿。

2.审核签发：将拟稿文件按审批权限呈送相关领导审核、签发。领导签发后，方可进行后续处理。

3.编号排版：对签发后的文件进行统一编号，按照规范格式进行排版、印制。印制前需再次校对，确保无误。

4.用印分发：在印制好的文件指定位置加盖单位公章。根据文件发送范围和要求，及时、准确地进行分发，并做好发文登记。

5.存档备案：发文后，应将文件定稿、签发稿及印制件等整理存档。

（三）会议服务

1.会前准备：

*根据领导安排，确定会议主题、时间、地点、参会人员范围及议程。

*及时发出会议通知，明确相关要求。

*准备会议所需材料，如议程、汇报材料、背景资料等，并按需分发。

*预订会议室，准备好会议所需的设备（如投影仪、麦克风等），并确保其正常运行。安排好会场布置、茶水等后勤保障。

2.会中服务：

*提前到达会场，做好签到、引导工作。

*协助维持会场秩序，确保会议按议程进行。

*做好会议记录，准确记录会议要点、讨论情况及决定事项。

*根据需要，提供必要的临时服务，如传递文件、接听紧急电话等。

3.会后工作：

*及时整理会议记录，形成会议纪要，按程序报批后分发。

*协助清理会场，回收会议材料，整理会议设备。

*对会议决定事项进行跟踪，提醒相关部门或人员按时落实。

（四）信息传递与反馈

1.信息收集：主动关注上级单位指示、下级单位请示汇报、内外相关动态等各类信息，确保信息渠道畅通。

2.信息筛选与报送：对收集到的信息进行筛选、整理，将重要、紧急信息及时、准确地报送相关领导。报送时应简明扼要，突出重点。

3.信息反馈：对于领导批示或交办事项的办理情况，以及其他需要反馈的信息，应及时向上级或相关方反馈结果。

（五）印章管理

1.印章保管：严格按照单位规定保管各类印章，确保印章安全，防止遗失或滥用。

2.用印审批：使用印章须经相关领导批准，严格履行用印登记手续，注明用印事由、用印单位、用印日期及批准人等。

3.规范用印：在用印过程中，应确保印迹清晰、位置规范。严禁在空白纸张或未审批文件上加盖印章。

（六）档案管理

1.日常整理：对日常工作中形成的各类文件、资料，应及时进行分类、整理、编号，保持档案材料的系统性和完整性。

2.规范归档：按照单位档案管理规定和期限，将应归档的材料及时移交档案室或指定人员统一管理。

3.查阅利用：严格执行档案查阅制度，办理查阅手续。查阅档案时，应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取或损毁。

（七）领导交办事务

1.领会意图：接到领导交办事项后，应认真听取、准确领会领导意图和工作要求，必要时可适当询问确认。

2.及时办理：对领导交办的事项，应高度重视，迅速行动，积极协调资源，确保按时按质完成。

3.汇报结果：任务完成后，应及时向领导汇报办理结果。如遇困难或无法按时完成，应尽早向领导说明情况。

三、工作要求与标准

1.职业素养：具备良好的政治素质、职业道德和敬业精神，严守工作纪律和保密纪律。

2.业务能力：熟悉文秘业务